Welche Unterlagen braucht der Auftraggeber vom Nachunternehmer?

Eine gesetzliche Pflichtliste gibt es nicht. Jede Unterlage senkt das Risiko einer bestimmten Haftung oder eines Bußgelds. Am Bau sind das vor allem die Freistellungsbescheinigung, die Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen und des Unfallversicherungsträgers oder eine Präqualifikation, die Gewerbeanmeldung und gegebenenfalls die Eintragung in die Handwerksrolle.

Eine Entlastung knüpft das Gesetz nur bei der Freistellungsbescheinigung sowie bei Präqualifikation und Unbedenklichkeitsbescheinigungen an die Vorlage. Viele Auftraggeber verlangen außerdem eine Mindestlohnerklärung, Nachweise zur SOKA-BAU und eine Bestätigung der Betriebshaftpflicht. Welche Unterlage welches Risiko betrifft, zeigt die Liste:

  • Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG. Legt der Nachunternehmer eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung vor, muss der Auftraggeber die Bauabzugsteuer von 15 Prozent nicht einbehalten (§ 48 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 Satz 1 EStG). Ohne Bescheinigung entfällt der Abzug nur unterhalb der Freigrenze von in der Regel 5.000 Euro im Kalenderjahr. Wusste der Auftraggeber oder wusste er grob fahrlässig nicht, dass die Bescheinigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde, schützt sie ihn nicht (§ 48a Abs. 3 Satz 3 EStG).
  • Präqualifikation oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Ein Unternehmer des Baugewerbes haftet wie ein selbstschuldnerischer Bürge für die Sozialversicherungsbeiträge seines Nachunternehmers, wenn der geschätzte Gesamtwert aller für das Bauwerk beauftragten Bauleistungen 275.000 Euro erreicht (§ 28e Abs. 3a und 3d SGB IV). Für die Unfallversicherung gilt das entsprechend (§ 150 Abs. 3 SGB VII). Eine Präqualifikation oder lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen schließen ein Verschulden aus (§ 28e Abs. 3b Satz 2 und Abs. 3f SGB IV).
  • Nachweise der SOKA-BAU. Für die Sozialkassenbeiträge haftet der Auftraggeber nach § 14 Satz 1 AEntG wie ein Bürge. Eine Entlastung sieht das Gesetz nicht vor. Die SOKA-BAU erklärt aber, dass Auftraggeber von dieser Haftung befreit sind, wenn der Nachunternehmer präqualifiziert ist oder wenn der Auftraggeber mit Vollmacht des Nachunternehmers eine Enthaftungsbescheinigung bei der SOKA-BAU anfordert.
  • Gewerbeanmeldung und Handwerksrolle. Sie senken das Risiko eines Bußgelds nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG.
  • Mindestlohnerklärung. Sie belegt, was der Nachunternehmer zugesichert hat. Von der Haftung für das Mindestentgelt befreit sie nicht.
  • Betriebshaftpflicht. Sie betrifft Schäden, die der Nachunternehmer verursacht. Für die Haftung für Beiträge hat sie keine Bedeutung.

Wann müssen die Unterlagen des Nachunternehmers vorliegen?

Vor der Beauftragung und erneut vor jeder Zahlung. Die Freistellungsbescheinigung muss im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig sein (§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG). Die Unbedenklichkeitsbescheinigungen müssen den gesamten Zeitraum des Auftrags lückenlos abdecken (§ 28e Abs. 3f SGB IV). Eine Bescheinigung, die bei Auftragsbeginn galt, kann am Zahltag abgelaufen sein.

Für die Aufwandsschätzung zählt deshalb nicht allein die Zahl der Nachunternehmer, sondern die Zahl der Zahlungen an sie. Vier Nachunternehmer mit je acht Abschlägen im Jahr ergeben 32 Prüfzeitpunkte allein für die Freistellungsbescheinigung. Wie man diese Termine im Betrieb hält, zeigt der Beitrag Nachunternehmer verwalten: Liste oder System?.

Die Bauabzugsteuer ist im Überblick Bauabzugssteuer: Was Auftraggeber am Bau wissen müssen erklärt, die Bescheinigungen der Sozialversicherung im Überblick Unbedenklichkeitsbescheinigung am Bau: BG BAU, Kasse, SOKA.

Welche Haftung bleibt trotz vollständiger Unterlagen?

Vor allem die Haftung für das Mindestentgelt. Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, haftet nach § 14 Satz 1 AEntG wie ein Bürge ohne Einrede der Vorausklage für das Mindestentgelt der Beschäftigten seines Nachunternehmers. § 13 MiLoG erklärt das für den gesetzlichen Mindestlohn für entsprechend anwendbar. Einen Entlastungsweg nennt das Gesetz nicht.

Die Haftung erfasst auch weitere Nachunternehmer in der Kette und ist nach § 14 Satz 2 AEntG auf das Nettoentgelt begrenzt. Eine Wertgrenze nennt der Wortlaut nicht. Nach dem Bundesarbeitsgericht trifft sie nicht den reinen Bauherrn, wohl aber den Generalunternehmer (Urteil vom 16. Oktober 2019, 5 AZR 241/18). Wie die Haftungen am Bau nebeneinanderstehen, erklärt der Beitrag Freistellungsbescheinigung reicht nicht: 3 Haftungen am Bau. Auch die Haftung für die Vergütung von Beschäftigten ohne Arbeitserlaubnis deckt keine der genannten Unterlagen ab, dazu unten mehr.

Was bringt eine Mindestlohnerklärung des Nachunternehmers?

Eine Mindestlohnerklärung belegt, was der Nachunternehmer zugesichert hat, nicht, was er seinen Beschäftigten tatsächlich zahlt. Von der Bürgenhaftung nach § 14 AEntG befreit sie nicht. Sie kann ein Anhaltspunkt dafür sein, dass der Auftraggeber von Verstößen nichts wusste. Darauf kommt es beim Bußgeld nach § 21 Abs. 2 MiLoG an.

Nach § 21 Abs. 2 MiLoG handelt ordnungswidrig, wer als Unternehmer Werk- oder Dienstleistungen in erheblichem Umfang ausführen lässt und weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass der beauftragte Unternehmer bei der Erfüllung dieses Auftrags den Mindestlohn nach § 20 MiLoG nicht oder nicht rechtzeitig zahlt oder einen Nachunternehmer einsetzt, der das tut. Fahrlässige Unkenntnis schließt eine Erklärung allein nicht aus. Eine bestimmte Prüfung schreibt das Gesetz nicht vor. Ob fahrlässige Unkenntnis vorliegt, beurteilen im Einzelfall die Zollverwaltung und im Streit das Gericht.

Die Geldbuße reicht nach § 21 Abs. 3 MiLoG bis 500.000 Euro, bei fahrlässiger Unkenntnis nach § 17 Abs. 2 OWiG bis 250.000 Euro. Um den wirtschaftlichen Vorteil abzuschöpfen, kann das Höchstmaß überschritten werden (§ 17 Abs. 4 OWiG).

Was gilt für Gewerbeanmeldung und Handwerksrolle?

Der Auftraggeber handelt nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG ordnungswidrig, wenn er Werkleistungen in erheblichem Umfang ausführen lässt und weiß oder fahrlässig nicht weiß, dass der Nachunternehmer vorsätzlich ohne Gewerbeanzeige nach § 14 GewO oder als zulassungspflichtiges Handwerk ohne Eintragung in die Handwerksrolle arbeitet. Die Geldbuße reicht bis 50.000 Euro (§ 8 Abs. 5 SchwarzArbG), bei Fahrlässigkeit bis 25.000 Euro.

Ob ein Nachunternehmer in die Handwerksrolle gehört, hängt nach § 1 Abs. 1 und 2 HwO davon ab, ob er selbstständig und handwerksmäßig ein stehendes Gewerbe betreibt, das ein Gewerbe der Anlage A vollständig umfasst oder für dieses wesentliche Tätigkeiten einschließt. Keine wesentlichen Tätigkeiten sind insbesondere solche, die in bis zu drei Monaten erlernt werden können (§ 1 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 HwO). Elektrotechniker, Installateur und Heizungsbauer sowie Maurer und Betonbauer stehen in Anlage A.

Wird gegen den Auftraggeber eine Geldbuße nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SchwarzArbG von wenigstens 2.500 Euro festgesetzt, sollen öffentliche Auftraggeber ihn bis zu drei Jahre von Wettbewerben um Liefer-, Bau- und Dienstleistungsaufträge ausschließen (§ 21 Abs. 1 Satz 1 SchwarzArbG). Das gilt auch für Geldbußen wegen fehlender Mitwirkung bei einer Prüfung nach § 8 Abs. 2 Nr. 3 SchwarzArbG.

Welche Unterlagen darf der Zoll beim Auftraggeber sehen?

Vor allem die Unterlagen, aus denen die Vergütung der beauftragten Leistungen hervorgeht, also etwa Rechnungen der Nachunternehmer und Zahlungsbelege (§ 4 Abs. 3 Satz 1 SchwarzArbG). Als Prüfbeteiligter muss der Auftraggeber außerdem das Betreten seiner Geschäftsräume dulden und Unterlagen vorlegen, aus denen sich Umfang, Art oder Dauer von Beschäftigungen oder Tätigkeiten ergeben können (§ 3 Abs. 1, § 4 Abs. 1 Satz 1 SchwarzArbG).

Er muss die Prüfung dulden, mitwirken und die erheblichen Auskünfte erteilen (§ 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SchwarzArbG). Auskünfte, die ihn oder einen Angehörigen der Gefahr der Verfolgung wegen einer Straftat oder Ordnungswidrigkeit aussetzen würden, kann er verweigern (§ 5 Abs. 1 Satz 2 SchwarzArbG). Wer vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitwirkt, handelt nach § 8 Abs. 2 Nr. 3 Buchst. a SchwarzArbG ordnungswidrig. Die Geldbuße reicht nach Abs. 5 bis 30.000 Euro, bei Fahrlässigkeit bis 15.000 Euro. Was die Finanzkontrolle Schwarzarbeit konkret einsehen darf, zeigt der Beitrag FKS-Prüfung Bau: Was der Zoll beim Auftraggeber sehen darf.

Was gilt bei Nachunternehmern aus dem Ausland?

Hinzu kommen Pflichten nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz. Soweit Arbeitsbedingungen gelten, deren Einhaltung der Zoll kontrolliert, meldet der ausländische Arbeitgeber jeden Einsatz vor Beginn schriftlich in deutscher Sprache bei der Zollverwaltung an (§ 18 Abs. 1 AEntG). Die erforderlichen Unterlagen hält er im Inland in deutscher Sprache bereit, auf Verlangen auch auf der Baustelle (§ 19 Abs. 2 AEntG).

Die Freistellungsbescheinigung setzt einen inländischen Empfangsbevollmächtigten voraus (§ 48b Abs. 1 Satz 1 EStG). Beschäftigt ein Nachunternehmer Ausländer ohne die erforderliche Berechtigung zur Erwerbstätigkeit, haftet der Auftraggeber nach § 98a Abs. 3 AufenthG wie ein Bürge für deren vereinbarte Vergütung. Das betrifft vor allem Staatsangehörige von Staaten außerhalb von EU, EWR und Schweiz. Für Arbeitgeber weiter unten in der Kette haftet der Generalunternehmer nach § 98a Abs. 4 AufenthG nur, wenn ihm der Verstoß bekannt war. Die Haftung entfällt, wenn er nachweist, dass er auf Grund sorgfältiger Prüfung von einer erlaubten Beschäftigung ausgehen konnte (§ 98a Abs. 5 AufenthG). Welche Unterlagen das sind, sagt das Gesetz nicht. Mehr dazu im Beitrag Nachunternehmer aus dem EU-Ausland: Pflichten vor dem Start.

Wie prüft der Auftraggeber die Unterlagen vom Nachunternehmer?

In fünf Schritten: die Liste der Unterlagen im Vertrag festlegen, vor der Beauftragung vollständig einholen, Aussteller und Firma abgleichen, die Gültigkeit vor jeder Zahlung prüfen und Folgebescheinigungen rechtzeitig anfordern. Jede Prüfung wird mit Datum abgelegt.

  1. Liste vereinbaren. Halten Sie im Nachunternehmervertrag fest, welche Unterlagen bis wann vorliegen müssen und dass Folgebescheinigungen unaufgefordert kommen.
  2. Vor der Beauftragung einholen. Freistellungsbescheinigung, Präqualifikation oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Gewerbeanmeldung und gegebenenfalls Handwerksrolle.
  3. Aussteller und Firma abgleichen. Name und Anschrift auf jeder Unterlage müssen zum Unternehmen passen, das die Rechnung stellt. Die Freistellungsbescheinigung lässt sich beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen, die Bescheinigung der BG BAU über ihren QR-Code.
  4. Vor jeder Zahlung prüfen. Gilt die Freistellungsbescheinigung am Zahltag, und schließt die Reihe der Unbedenklichkeitsbescheinigungen an?
  5. Ablegen und nachfordern. Legen Sie jede Prüfung mit Datum ab und fordern Sie neue Bescheinigungen an, bevor die alten auslaufen.

Wie hilft BeKlaro bei den Unterlagen vom Nachunternehmer?

BeKlaro sammelt die Nachweise jedes Nachunternehmers, liest das Enddatum aus dem Beleg und zeigt vor jeder Zahlungsfreigabe, welche Unterlage fehlt oder abläuft. Steuer und Haftung führt das System in zwei getrennten Ampeln. Für eine Prüfung durch den Zoll erstellt BeKlaro eine Prüfmappe als PDF für alle Nachunternehmer des Betriebs.

Rechnungen, Verträge und Zahlungsbelege führt BeKlaro nicht. Ob die Beschäftigten eines Nachunternehmers arbeiten dürfen, ob sie den Mindestlohn tatsächlich erhalten und ob eine Tätigkeit zulassungspflichtig ist, prüft BeKlaro nicht. BeKlaro ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Welche Beiträge vertiefen die Unterlagen vom Nachunternehmer?

Jeder der folgenden Beiträge behandelt eine Frage aus der Praxis im Detail, mit Fundstellen und Rechenbeispielen.

Nachweise und Prüfzeitpunkte

Mindestlohn, Gewerbe und Zoll

Besondere Fälle