Wer muss was beweisen? Welche Belege vom Zahltag den Auftraggeber bei Bauabzugsteuer und Bürgenhaftung entlasten

22. Oktober 2026 Entscheidungshilfe 18 Min. Lesezeit zuletzt aktualisiert 22. Oktober 2026

Kurz gesagt

Die Beweislast bei den Enthaftungen ist die Frage, wer im Haftungsverfahren zeigen muss, dass der Auftraggeber eines Nachunternehmers am Zahltag ordnungsgemäß geprüft hat; § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV legt den Nachweis ausdrücklich dem Unternehmer auf, § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG nennt keinen Nachweis.

Bei einer Abschlagszahlung über 20.000 Euro netto im Reverse-Charge-Verfahren hängen 3.570 Euro Haftung daran, ob der Betrieb Jahre später zeigen kann, was ihm am Zahltag vorlag und was er wusste; die Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, hier 23.800 Euro. Geschuldet ist ein Abzug nur ohne gültige Freistellungsbescheinigung und oberhalb von 5.000 Euro im Kalenderjahr, bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen des Auftraggebers nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG oberhalb von 15.000 Euro (§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG). Wird eine schon am Zahltag gültige Bescheinigung nachgereicht, soll die Inanspruchnahme nach Rn. 73 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 unterbleiben. Hat der Auftraggeber die Gültigkeit am Zahltag im EIBE-Portal abgefragt, liegt nach Rn. 72 in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor. Bescheinigungen sind nach Rn. 46 und § 147 Abs. 3 AO sechs Jahre aufzubewahren, länger, solange die Festsetzungsfrist offen ist. BeKlaro zeigt, wann welcher Beleg einging; Abfrage und Ausdruck bleiben beim Betrieb.

Oktober 2027, ein Schreiben vom Finanzamt des Fliesenlegers. Es geht um eine Abschlagszahlung vom 14. Mai 2026 für den Innenausbau eines Mehrfamilienhauses: 20.000 Euro netto, Reverse-Charge nach § 13b UStG, überwiesen ohne Steuerabzug, weil eine befristete, nicht auf diesen Auftrag beschränkte Freistellungsbescheinigung im Ordner lag. Das Finanzamt hat diese Bescheinigung inzwischen mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen und hört den Auftraggeber zur Haftung an. Im Kern fragt es: Was lag Ihnen am Zahltag vor, und was wussten Sie? (Szene und Zahlen sind zur Veranschaulichung gebildet, sie beschreiben keinen realen Fall.)

Auf dem Spiel stehen 3.570 Euro. Gerechnet wird nach § 48 Abs. 3 EStG auf das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, nach Rn. 79 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 auch im Fall des § 13b UStG: Aus 20.000 Euro netto werden 23.800 Euro Gegenleistung, 15 Prozent davon sind 3.570 Euro. Ob der Betrieb diesen Betrag trägt, hängt in dieser Lage an dem, was er von damals noch vorlegen kann. Dieser Beitrag geht die Belege durch, die am Zahltag entstehen müssen, damit sie Jahre später noch tragen. Stand ist der 22. Oktober 2026.

Wer muss im Haftungsverfahren was belegen?

Bei der Bauabzugsteuer nennt die Enthaftungsnorm keinen Nachweis: Nach § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG haftet der Auftraggeber nicht, wenn ihm am Zahltag eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Bei der Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge entfällt die Haftung nach § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV, „wenn der Unternehmer nachweist“, dass ihn kein Verschulden trifft.

Die Vorschriften sind unterschiedlich gebaut. § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV und § 98a Abs. 5 AufenthG verwenden beide die Formel „wenn der Unternehmer nachweist“. Dort liegt die Last nach dem Gesetzestext beim Auftraggeber.

§ 48a Abs. 3 Satz 2 EStG enthält diese Formel nicht. Wer im Haftungsverfahren die Feststellungslast dafür trägt, dass die Bescheinigung vorlag und der Auftraggeber auf sie vertrauen konnte, regelt die Vorschrift nicht ausdrücklich. Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs, die diese Frage für § 48a Abs. 3 EStG beantwortet, haben wir bei einer gezielten Suche nicht gefunden. Auf eine bestimmte Antwort stützen wir deshalb keine Empfehlung.

Für die Praxis ändert die offene Frage wenig. Das Finanzamt des Nachunternehmers weiß, dass es die Bescheinigung erteilt hat, denn nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG stellt das für den Leistenden zuständige Finanzamt sie aus; es erlässt nach § 48a Abs. 3 Satz 4 EStG auch den Haftungsbescheid. Ob das Papier am Zahltag im Büro des Auftraggebers lag und was man dort über die Bescheinigung wusste, kann aus unserer Sicht kaum jemand außer dem Betrieb selbst zeigen.

Warum reicht die Kopie der Freistellungsbescheinigung im Ordner nicht immer?

Eine Kopie ohne Eingangsvermerk zeigt, dass ein Papier existiert, aber nicht, ob es am Zahltag schon vorlag. Nach Rn. 45 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 bleibt die Abzugspflicht bestehen, wenn die Freistellungsbescheinigung erst nach der Zahlung vorgelegt wird. Nach Rn. 73 soll die Inanspruchnahme aber unterbleiben, wenn eine schon im Zeitpunkt der Zahlung gültige Bescheinigung nachgereicht wird.

§ 48a Abs. 3 Satz 1 bis 3 EStG (Wortlaut)

„Der Leistungsempfänger haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Er darf insbesondere dann nicht auf eine Freistellungsbescheinigung vertrauen, wenn diese durch unlautere Mittel oder durch falsche Angaben erwirkt wurde und ihm dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.“

Einen Abzugsbetrag schuldet der Auftraggeber nur, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt und die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro übersteigt. Führt der Auftraggeber ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus, liegt die Grenze bei 15.000 Euro (§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG). Die 23.800 Euro des Fliesenlegers liegen über beiden Beträgen.

Ging lediglich die Kopie einer gültigen Bescheinigung verloren, bleibt der Weg über Rn. 73. Eine neue Kopie kann der Nachunternehmer übermitteln, solange es seinen Betrieb gibt.

Schwieriger wird es, wenn die Bescheinigung nachträglich wegfällt. Wird eine rechtswidrige Freistellungsbescheinigung mit Wirkung für die Vergangenheit zurückgenommen, war die Abstandnahme vom Steuerabzug nach Rn. 77 bereits damals unzulässig. Für zeitlich befristete, nicht auf einen bestimmten Auftrag beschränkte Bescheinigungen begrenzt Rn. 77 in ihrem zweiten Absatz die Haftung: Sie kommt nur in Betracht, wenn dem Auftraggeber der Widerruf oder die Rücknahme bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.

In dieser Lage ist der Fliesenleger. Was dem Betrieb im Mai 2026 bekannt war, lässt sich nur aus seinen eigenen Unterlagen rekonstruieren. Eine Kopie, deren Eingangsdatum niemand notiert hat, sagt nichts darüber, ob sie vor oder nach dem 14. Mai im Büro lag. Wer die Gültigkeit nie abgefragt hat, kann keine Abfrage vorlegen.

Im Haftungsverfahren zählt die Prüfung, die einen Beleg hinterlassen hat. Was am Zahltag nicht abgelegt wurde, lässt sich später nur noch behaupten.Dominik Lederer, BeKlaro

Welcher Beleg zeigt, dass der Betrieb die Freistellungsbescheinigung am Zahltag geprüft hat?

Als Beleg eignet sich vor allem der Ausdruck der Online-Bestätigung aus dem EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern vom Zahltag. Hat der Auftraggeber die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung so oder durch eine Anfrage beim Finanzamt überprüft, liegt nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor.

Rn. 72 beginnt mit einer Sichtprüfung. Der Leistungsempfänger ist verpflichtet, die Bescheinigung zu überprüfen, insbesondere soll er sich vergewissern, dass sie ein Dienstsiegel und eine Sicherheitsnummer trägt; bei einer Kopie müssen alle Angaben lesbar sein. Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung besteht nach Rn. 72 Satz 4 nicht.

Die elektronische Abfrage hält dagegen den Stand an einem bestimmten Tag fest. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) weist auf seiner Seite zur Bauabzugsteuer darauf hin, dass sich das Ergebnis der Online-Bestätigung zu Dokumentationszwecken ausdrucken lässt. Wie die Abfrage im Portal abläuft, steht im Beitrag zur Prüfung der Freistellungsbescheinigung im EIBE-Portal.

Für die Nachfrage beim Finanzamt fehlt ein solches Papier. Anfragen zur Bestätigung der Gültigkeit werden nach Rn. 72 mündlich oder telefonisch beantwortet, eine schriftliche Bestätigung erfolgt grundsätzlich nicht. Wer anruft, legt deshalb am besten selbst eine Notiz an: Datum, Uhrzeit, Finanzamt, Gesprächspartner, Ergebnis. Das ist unsere Empfehlung, keine Vorgabe des BMF-Schreibens, und welches Gewicht ein Finanzamt einer solchen Notiz beimisst, steht dort nicht.

Ein Ausdruck gehört zur jeweiligen Zahlung, mit Rechnungsnummer und Überweisungstag. In einem Sammelordner „Bescheinigungen“ verliert er den Bezug zu dem Tag, den er belegen soll. Wo der eigene Betrieb bei den Nachweisen insgesamt steht, lässt sich mit dem kostenlosen Haftungscheck selbst einordnen.

Was muss der Auftraggeber bei der Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge nachweisen?

Ab 275.000 Euro geschätztem Gesamtwert aller für ein Bauwerk vergebenen Bauleistungen haftet der Auftraggeber nach § 28e Abs. 3a und 3d SGB IV wie ein selbstschuldnerischer Bürge. Entlastung bringen eine nachgewiesene Präqualifikation (Abs. 3b Satz 2) oder lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen (Abs. 3f), für die Unfallversicherung zusätzlich die qualifizierte Bescheinigung nach § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII.

Hier ist die Last ausdrücklich verteilt. Die Haftung entfällt, wenn der Unternehmer nachweist, dass er ohne eigenes Verschulden davon ausgehen konnte, dass der Nachunternehmer seine Zahlungspflicht erfüllt (§ 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV). Satz 2 knüpft den Ausschluss des Verschuldens an eine Präqualifikation, die die Eignungsvoraussetzungen nach § 6a VOB/A erfüllt. Abs. 3f lässt anstelle der Präqualifikation lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Einzugsstellen für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses zu. Das ist eine Kann-Vorschrift, also ein Angebot des Gesetzes; wer es nicht nutzt, braucht die Präqualifikation.

Für die Beiträge zur Unfallversicherung erklärt § 150 Abs. 3 Satz 1 SGB VII § 28e Abs. 3a bis 3f SGB IV für entsprechend anwendbar. Satz 2 verlangt für den Nachweis nach Abs. 3f zusätzlich eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Unfallversicherungsträgers, die der Nachunternehmer vorzulegen hat. Für die Ablage heißt das: Die Bescheinigungen beider Träger müssen den ganzen Zeitraum des Auftragsverhältnisses abdecken. Eine Lücke zwischen zwei Bescheinigungen ist eine Lücke im Nachweis.

Maßgeblich für die Schwelle ist nach dem Urteil des Bundessozialgerichts vom 26. Oktober 2017 (B 2 U 1/15 R) der Gesamtwert der Bauleistungen, die der in Anspruch genommene Betrieb selbst für das Bauwerk an Nachunternehmer vergeben hat, weder der Einzelauftrag noch das Gesamtbauvolumen.

Eine weitere Bürgenhaftung mit ausdrücklicher Nachweislast steht in § 98a AufenthG. Der Auftraggeber haftet nach Abs. 3 wie ein Bürge für die Vergütung, die sein Nachunternehmer ausländischen Beschäftigten ohne die erforderliche Genehmigung oder Berechtigung zur Erwerbstätigkeit schuldet. Nach Abs. 5 entfällt die Haftung, wenn der Unternehmer nachweist, dass er auf Grund sorgfältiger Prüfung davon ausgehen konnte, dass der Nachunternehmer keine solchen Beschäftigten beschäftigt.

Wie lange muss der Betrieb Freistellungsbescheinigung und Abfrageausdruck aufbewahren?

Freistellungsbescheinigungen sind nach Rn. 46 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 bei Betrieben mit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten sonstige Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist läuft nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung sind.

Rn. 46 beginnt mit einer Soll-Vorschrift: Der Leistungsempfänger soll die ihm vom Leistenden übergebenen Unterlagen aufbewahren. Für die Bescheinigung selbst folgt die Pflicht aus § 147 AO. In der geltenden Fassung nennt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO zehn Jahre für die Unterlagen nach Abs. 1 Nr. 1 und 4a, darunter Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen.

Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Für einen Ausdruck vom 14. Mai 2026 heißt das: Beginn mit Ablauf des 31. Dezember 2026, Ende nach sechs Jahren mit Ablauf des 31. Dezember 2032, sofern Satz 5 die Frist nicht verlängert.

Für den Ausdruck der EIBE-Abfrage nennen weder § 147 AO noch das BMF-Schreiben eine eigene Frist. Wir empfehlen, ihn wie die Bescheinigung als sonstige Unterlage zu behandeln; das ist unsere Einordnung, keine amtliche Aussage. Wer ihn als Anlage zum Buchungsbeleg der Zahlung ablegt, bewahrt ihn praktisch so lange auf wie diesen, und für Buchungsbelege nennt § 147 Abs. 3 Satz 1 AO acht Jahre.

Was legt BeKlaro für den Zahltag ab, und was bleibt beim Betrieb?

BeKlaro archiviert eingereichte Nachweise automatisch und zeigt in Prüfmappe und Audit-Protokoll, wann welcher Beleg einging und mit welcher Wirkdauer er erfasst wurde; die Herkunft jedes Datums steht als gelesen, abgeleitet, manuell oder angenommen dabei. Die EIBE-Abfrage am Zahltag, ihren Ausdruck und die Aufbewahrung nach § 147 AO übernimmt BeKlaro nicht.

Beim Fliesenleger sähe das so aus: Die Bescheinigung kam per E-Mail an die eigene Beleg-Adresse des Betriebs, das System hat sie archiviert und das Enddatum aus dem Beleg übernommen. Vor der Freigabe am 14. Mai zeigte die Ampel, dass dieses Enddatum nach dem Zahltag lag. Im Oktober 2027 zeigt die Prüfmappe, seit wann die Bescheinigung im Betrieb vorlag und woher das Enddatum stammt. Ab Tarif Starter prüft unser Team Unstimmigkeiten an einem Beleg persönlich nach.

Ohne BeKlaro kommt aus, wer wenige Nachunternehmer mit wenigen Zahlungen im Jahr hat und vor jeder Überweisung die EIBE-Abfrage ausdruckt und zum Buchungsbeleg legt. Den Aufwand treibt die Zahl der Zahlungen, nicht die Größe der Baustelle.

BeKlaro ersetzt weder die EIBE-Abfrage noch die Aufbewahrung nach § 147 AO; den Ausdruck vom Zahltag legt der Betrieb selbst zur Zahlung. Eine Rücknahme oder einen Widerruf der Bescheinigung liest das System nicht aus dem Beleg, und den Nachweis sorgfältiger Prüfung nach § 98a Abs. 5 AufenthG deckt BeKlaro nicht ab. Eine dokumentierte Prüfung ist ein Indiz gegen grobe Fahrlässigkeit, kein Ausschluss der Haftung.

Was kann der Betrieb mit welchem Ablauf Jahre später über den Stand am Zahltag belegen?

Merkmal	Ordner und Excel-Liste	EIBE-Abfrage beim BZSt vor jeder Zahlung	BeKlaro
Zeitpunkt der Prüfung	Geprüft wird, wenn jemand Kopie und Liste ansieht; ein Datum dieser Prüfung entsteht nur, wenn es jemand einträgt	Am Zahltag, wenn vor der Überweisung Steuernummer und Sicherheitsnummer im Portal abgefragt werden	Vor jeder Freigabe zeigt die Ampel den Stand nach der Wirkdauer, die aus dem eingereichten Beleg erfasst wurde
Verhalten bei Ablauf während der Zusammenarbeit	Ein Ablauf fällt auf, wenn jemand das Enddatum in der Liste mit dem Zahltag vergleicht	Die Abfrage zeigt am Zahltag, ob die Bescheinigung gilt, und der Ausdruck hält dieses Ergebnis fest	Nach dem Enddatum wechselt die Ampel; eine Rücknahme oder einen Widerruf liest das System nicht aus dem Beleg
Aufwand im Betrieb je Nachunternehmer	Ablegen kostet wenig Zeit, nach Jahren muss jemand Kopie und Zahlung von Hand zusammensuchen	Kostenlos nach der Registrierung, aber je Zahlung eine eigene Abfrage und ein abgelegter Ausdruck	Nachunternehmer reichen Belege per E-Mail ein, die EIBE-Abfrage und ihr Ausdruck bleiben Aufgabe des Betriebs
Belegbarkeit gegenüber Prüfern	Die Kopie belegt das Papier, ohne Eingangsvermerk aber nicht, ob es am Zahltag schon vorlag	Der Ausdruck belegt die bestätigte Gültigkeit am Abfragetag, wenn er mit Datum bei der jeweiligen Zahlung liegt	Prüfmappe und Audit-Protokoll zeigen, wann welcher Beleg einging und woher jedes erfasste Datum stammt

Wie der Auftraggeber den Stand der Freistellungsbescheinigung am Zahltag in fünf Schritten belegt

Fünf Schritte von der eingehenden Bescheinigung bis zur Aufbewahrung. Sie ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung, ordnen aber, welcher Beleg wann entstehen sollte.

Bescheinigung mit Eingangsdatum ablegen. Vermerken Sie, an welchem Tag die Bescheinigung oder ihre Kopie eingegangen ist, und sehen Sie nach Dienstsiegel, Sicherheitsnummer und Lesbarkeit aller Angaben, wie es Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 vorsieht.
Gültigkeit am Zahltag abfragen und ausdrucken. Fragen Sie vor der Überweisung im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern ab und drucken Sie das Ergebnis aus. Bestätigt das Portal die Gültigkeit nicht, rufen Sie das Finanzamt auf der Bescheinigung an und notieren Datum, Gesprächspartner und Auskunft, weil das Finanzamt grundsätzlich nichts Schriftliches schickt.
Ausdruck der Zahlung zuordnen. Legen Sie den Ausdruck mit Rechnungsnummer und Überweisungstag zur jeweiligen Zahlung. Beispiel: Eine Abschlagsrechnung über 12.500 Euro netto im Reverse-Charge-Verfahren ergibt 14.875 Euro Gegenleistung; ohne bestätigte Bescheinigung behalten Sie 2.231,25 Euro ein, wenn die Jahresgrenze von 5.000 Euro (15.000 Euro, wenn Ihr Betrieb allein Umsätze ausführt, die nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG steuerfrei sind) voraussichtlich überschritten wird.
Bei großen Bauwerken die Sozialversicherungsnachweise sammeln. Erreichen die für ein Bauwerk vergebenen Bauleistungen geschätzt 275.000 Euro, legen Sie die Präqualifikation des Nachunternehmers ab oder sammeln für den ganzen Auftragszeitraum die Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen und die qualifizierte Bescheinigung des Unfallversicherungsträgers.
Aufbewahrung und Vertretung festlegen. Bewahren Sie Bescheinigung und Ausdruck mindestens sechs Jahre ab Jahresende auf (§ 147 Abs. 3 und 4 AO) und vernichten Sie nichts, solange eine Festsetzungsfrist offen ist. Legen Sie fest, wer die Ablage in Urlaub und Krankheit findet.

Häufige Fragen

Wer muss belegen, dass die Freistellungsbescheinigung am Zahltag vorlag?

Ausdrücklich regelt das § 48a Abs. 3 EStG nicht. Nach Satz 1 haftet der Auftraggeber für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag, nach Satz 2 haftet er nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Geschuldet ist ein Abzug nur ohne gültige Bescheinigung und oberhalb der Grenzen des § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG. Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs zur Feststellungslast für das Vorliegen haben wir nicht gefunden. Was im eigenen Büro vorlag, kann praktisch vor allem der Betrieb selbst zeigen.

Was belegt der Ausdruck der EIBE-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern?

Der Ausdruck der Online-Bestätigung belegt, dass die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung am Tag der Abfrage bestätigt wurde. Hat der Auftraggeber die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung auf diesem Weg geprüft, liegt nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor. Das ist eine Regel der Verwaltung, kein Ausschluss der Haftung.

Was hilft, wenn die Kopie der Freistellungsbescheinigung nicht mehr auffindbar ist?

Nach Rn. 45 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 bleibt die Pflicht zum Steuerabzug bestehen, wenn die Bescheinigung erst nach der Zahlung vorgelegt wird. Rn. 73 mildert das: Hat der Auftraggeber keinen Abzug vorgenommen und wird ihm eine bereits im Zeitpunkt der Zahlung gültige Bescheinigung nachgereicht, soll die Inanspruchnahme unterbleiben. Eine neue Kopie kann der Nachunternehmer übermitteln.

Wie lange müssen Freistellungsbescheinigungen aufbewahrt werden?

Rn. 46 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 ordnet die Freistellungsbescheinigung bei Betrieben mit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten den sonstigen Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO zu, für die § 147 Abs. 3 AO sechs Jahre vorsieht. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Sie endet nicht, soweit und solange die Unterlage für eine Steuer mit noch offener Festsetzungsfrist von Bedeutung ist.

Was muss der Auftraggeber bei der Bürgenhaftung nach § 28e SGB IV nachweisen?

Nach § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV muss der Auftraggeber nachweisen, dass er ohne eigenes Verschulden von der Zahlung der Beiträge ausgehen konnte. Ausgeschlossen ist ein Verschulden bei nachgewiesener Präqualifikation (Abs. 3b Satz 2) oder bei lückenlosen Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen für die Dauer des Auftrags (Abs. 3f), für die Unfallversicherung zusätzlich mit qualifizierter Bescheinigung nach § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII. Die Haftung gilt ab 275.000 Euro geschätztem Gesamtwert (Abs. 3d).

Transparenz-Hinweis

Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Prüfpraxis allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist immer die konkrete Vertrags- und Auftragslage. Stand der Angaben: 22. Oktober 2026.

Zitierfähige Kernfakten:

Nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG haftet der Auftraggeber einer Bauleistung für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag, den er ohne gültige Freistellungsbescheinigung oberhalb der Grenzen des § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG schuldet; nach Satz 2 haftet er nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte (Stand 22. Oktober 2026).
Hat der Auftraggeber die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung per EIBE-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt geprüft, liegt nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor; Finanzämter bestätigen die Gültigkeit nach Rn. 72 grundsätzlich nicht schriftlich.
Freistellungsbescheinigungen sind nach Rn. 46 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 und § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 AO sechs Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem Schluss des Kalenderjahres; nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der betroffenen Steuer offen ist (Stand 22. Oktober 2026).
Die Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge nach § 28e Abs. 3a SGB IV gilt nach Abs. 3d ab 275.000 Euro geschätztem Gesamtwert aller für ein Bauwerk in Auftrag gegebenen Bauleistungen und entfällt nach Abs. 3b Satz 1 nur, wenn der Unternehmer fehlendes Verschulden nachweist; ausgeschlossen ist ein Verschulden bei einer Präqualifikation (Abs. 3b Satz 2) oder lückenlosen Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen (Abs. 3f), für die Unfallversicherung zusätzlich mit qualifizierter Bescheinigung nach § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII (Stand 22. Oktober 2026).
Aus einer Abschlagsrechnung über 20.000 Euro netto im Reverse-Charge-Verfahren ergibt sich nach § 48 Abs. 3 EStG eine Gegenleistung von 23.800 Euro und ein Abzugsbetrag von 3.570 Euro, für den der Auftraggeber ohne gültige Freistellungsbescheinigung haftet, sofern die Grenze von 5.000 Euro (bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG 15.000 Euro) überschritten ist.

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