Vier Nachweise, vier Uhren: warum der Nachunternehmer-Ordner den Zahltag nicht abbildet

27. August 2026 Vergleich 8 Min. Lesezeit zuletzt aktualisiert 27. August 2026

Kurz gesagt

Der Nachunternehmer-Ordner ist die betriebliche Ablage, in der ein Bau- oder Sanierungsbetrieb die Nachweise seiner Nachunternehmer sammelt, und er hält Papiere aus drei Haftungsregimen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten und nach unterschiedlichen Regeln aufhören zu gelten.

Die Bauabzugsteuer stellt auf die Gültigkeit im Zahlungszeitpunkt ab. Die Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge lässt nach § 28e Abs. 3f Satz 1 SGB IV lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses als Nachweis zu, wahlweise anstelle der Präqualifikation; für die Unfallversicherung gehört zu diesem Weg nach § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII zusätzlich eine qualifizierte Bescheinigung des Unfallversicherungsträgers. Die Mindestlohnhaftung nach § 14 AEntG kennt gar keinen Nachweis, mit dem sich ein Auftraggeber entlasten könnte.

Welche Nachweise verlangen die Haftungsregeln vom Auftraggeber überhaupt?

Vorgeschrieben ist keines dieser Papiere. Drei Haftungsregime eröffnen unterschiedliche Wege: die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG erspart den Abzug der Bauabzugsteuer, lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen nach § 28e Abs. 3f SGB IV entlasten wahlweise bei den Sozialversicherungsbeiträgen, und zu diesem Weg gehört nach § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des Unfallversicherungsträgers.

Diese Papiere haben eines gemeinsam. Sie liegen nebeneinander im selben Ordner, und sie sagen alle etwas über die Vergangenheit. Der Zahltag liegt in der Zukunft. Zwischen dem Tag, an dem eine Kopie eingeht, und dem Tag, an dem die nächste Abschlagszahlung freigegeben wird, liegen in einem laufenden Bauvorhaben leicht acht Monate.

Der vierte Weg steht in § 28e Abs. 3b Satz 2 SGB IV. Statt einzelner Bescheinigungen kann der Auftraggeber Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit seines Nachunternehmers über eine Präqualifikation belegen, sofern diese den Eignungsanforderungen des § 6a VOB/A genügt. Das klingt nach der bequemen Lösung. In der Sache ist es die aufwendigste Prüfung von allen, sie sieht nur nicht danach aus.

Wer die vier Nachweise nebeneinanderlegt, sieht vier verschiedene Aussteller: das Finanzamt des Leistenden, die zuständigen Einzugsstellen, den Unfallversicherungsträger und die Präqualifizierungsstelle. Keiner dieser vier schuldet dem Auftraggeber eine Nachricht, wenn sich etwas ändert.

Was verlangt das Wort lückenlos in § 28e Abs. 3f SGB IV von der Ablage?

§ 28e Abs. 3f Satz 1 SGB IV lässt den Nachweis anstelle der Präqualifikation durch Vorlage von lückenlosen Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Einzugsstellen zu, und zwar für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses. Das Gesetz verlangt damit keinen Beleg zu einem Stichtag, sondern eine geschlossene Kette über die gesamte Zusammenarbeit. Eine Lücke mitten in der Reihe entwertet auch die Papiere davor und danach.

Praktisch heißt das: Die Unbedenklichkeitsbescheinigung ist kein Dokument mit Ablaufdatum, sie ist ein Abschnitt auf einem Zeitstrahl. Wer im Januar eine vorlegt und im Juni die nächste, hat für die Monate dazwischen nichts in der Hand.

Der Inhalt ist schmal und in § 28e Abs. 3f Satz 2 SGB IV festgelegt: Angaben über die ordnungsgemäße Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge und die Zahl der gemeldeten Beschäftigten. Mehr steht nicht darin. Für die Beiträge zur Unfallversicherung verlangt § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII zusätzlich eine qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Unfallversicherungsträgers, die insbesondere die dort eingetragenen Unternehmensteile und die zugehörigen Lohnsummen ausweist. Zwei Träger, zwei Papiere, zwei Ketten.

Wer diese Ketten führen will, stößt auf eine Eigenheit des Verfahrens. Nach § 108b Satz 1 SGB IV beantragt der Nachunternehmer die Unbedenklichkeitsbescheinigungen selbst und elektronisch bei den betroffenen Einzugsstellen. Nach Satz 2 melden die Einzugsstellen sie unverzüglich elektronisch an den antragstellenden Unternehmer zurück. Der Rückweg führt zum Nachunternehmer. Wie sich dieser Nachweis im Betrieb führen lässt, steht ausführlich in unserem Beitrag zur Bürgenhaftung und der lückenlosen Unbedenklichkeitsbescheinigung.

Warum ist eine Präqualifikation kein Zertifikat mit Laufzeit?

Der Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen stellt nach eigener Auskunft keine Zertifikate mit Laufzeiten aus. Gültig ist allein der aktuelle Eintrag im amtlichen Verzeichnis PQ-VOB, und abgelaufene Nachweise führen dort zum sofortigen Entzug der Präqualifizierung. Ein ausgedrucktes Blatt aus dem Vorjahr belegt in diesem Verfahren gar nichts.

Das Gesetz formuliert es genauso. § 28e Abs. 3b Satz 2 SGB IV schließt ein Verschulden des Unternehmers aus, soweit und solange er die Präqualifikation nachweist. Zwei Wörter tragen die ganze Last: soweit und solange. Beides beschreibt einen Zustand, keinen Termin.

§ 28e Abs. 3b Satz 2 SGB IV

Ein Verschulden des Unternehmers ist ausgeschlossen, soweit und solange er Fachkunde, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit des Nachunternehmers oder des von diesem beauftragten Verleihers durch eine Präqualifikation nachweist, die die Eignungsvoraussetzungen nach § 6a der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A in der Fassung der Bekanntmachung vom 31. Januar 2019 erfüllt.

Auf derselben Seite des Vereins steht ein Hinweis, der die Sache noch einmal dreht. Weil die Aktualisierung von Freistellungsbescheinigung, qualifizierter Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft und Sozialkassennachweis Zeit braucht, können präqualifizierte Unternehmen noch bis zu zwei Wochen nach abgelaufener Gültigkeit dieser Bescheinigungen in der Liste verbleiben. In diesem Fall obliegt es nach der Fußnote des Vereins der Vergabestelle, sich vor der Zuschlagserteilung erneut anhand der PQ-Liste von der Vorlage gültiger Bescheinigungen zu überzeugen.

Zwei Wochen sind auf einer Baustelle ein Abschlag. Wer sich am Dritten des Monats auf einen Listeneintrag verlässt und am Fünften zahlt, kann formal sauber gehandelt haben und trotzdem eine abgelaufene Bescheinigung im Rücken haben. Das ist kein Mangel des Vereins, der die Nachlaufzeit offenlegt, statt sie zu verschweigen. Es ist der Beleg dafür, dass auch ein gepflegtes amtliches Verzeichnis der Wirklichkeit hinterherläuft.

Ein Ordner beweist, dass ein Papier einmal vorgelegen hat. Am Zahltag zählt, was in diesem Moment gilt, und das steht auf keinem der vier Nachweise.Dominik Lederer, BeKlaro

Welcher Nachweis entlastet bei der Mindestlohnhaftung nach § 14 AEntG?

Keiner. § 14 AEntG kennt weder einen Schwellenwert noch eine Bescheinigung, die aus der Haftung führt. Satz 1 lässt den Auftraggeber für das Mindestentgelt wie einen Bürgen haften, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat, sofern er Unternehmer im Sinne der Norm ist; das Bundesarbeitsgericht verlangt dafür eine besondere Verantwortungsbeziehung. Satz 2 begrenzt den Betrag auf das Nettoentgelt.

Das ist der unbequeme Teil dieses Beitrags. Die Sozialversicherung kennt die Schwelle von 275.000 Euro aus § 28e Abs. 3d SGB IV und zwei ausdrücklich benannte Wege aus der Haftung. Das Arbeitnehmer-Entsendegesetz kennt beides nicht. Für diesen Beitrag wurden beide Wortlaute nebeneinandergelegt: Präqualifikation und Unbedenklichkeitsbescheinigung als Entlastung stehen ausschließlich im Sozialrecht.

Für den Auftraggeber heißt das, dass es bei der Mindestlohnhaftung kein Papier gibt, das er einholen und ablegen könnte. Was bleibt, ist die Auswahl des Nachunternehmers und die nüchterne Frage, ob dessen Betrieb die vereinbarten Löhne aus dem Auftragspreis überhaupt zahlen kann. Das ist eine kaufmännische Beurteilung und keine Ablage.

Wie unterscheidet sich eine Prüfung am Vertragstag von einer Prüfung am Zahltag?

Am Vertragstag steht fest, was ein Nachunternehmer vorgelegt hat. Am Zahltag steht fest, was davon noch gilt. Für die Bauabzugsteuer entscheidet die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung, für die Bürgenhaftung nach § 28e Abs. 3b Satz 2 SGB IV entscheidet ein Zeitraum.

Ob diese Bürgenhaftung überhaupt greift, klärt vorher eine Zahl. Nach § 28e Abs. 3d SGB IV gilt Absatz 3a ab einem geschätzten Gesamtwert aller für ein Bauwerk in Auftrag gegebenen Bauleistungen von 275.000 Euro. Ein Vorhaben mit vier fremdvergebenen Losen über 80.000, 95.000, 60.000 und 55.000 Euro kommt auf 290.000 Euro und liegt damit darüber.

Danach beginnt die eigentliche Arbeit, und die ist unspektakulär. § 28e Abs. 4 SGB IV zieht neben den Beiträgen auch die Säumniszuschläge und die Zinsen für gestundete Beiträge in die Haftung. Wer erst bei der Prüfung merkt, dass seine Kette Löcher hat, verhandelt über einen Zeitraum, den er im Nachhinein nicht mehr belegen kann.

Aktualisiert am 27. August 2026

Die Unbedenklichkeitsbescheinigungen nach § 28e Abs. 3f Satz 1 SGB IV sind jetzt als Wahlweg beschrieben, den das Gesetz anstelle der Präqualifikation zulässt (zuvor als Nachweis, den die Bürgenhaftung verlangt); enthaftend wirkt nach § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV schon der Nachweis fehlenden Verschuldens, und die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG erspart den Abzug, statt ihn vorauszusetzen. Das Rechenbeispiel im vierten Schritt nennt jetzt seine Bemessungsgrundlage: 22.000 Euro netto je Abschlag ergeben 78.540 Euro Gegenleistung und 11.781 Euro Einbehalt (zuvor 66.000 Euro und 9.900 Euro ohne Angabe, ob netto oder brutto), denn § 48 Abs. 3 EStG rechnet die Steuer in die Bemessungsgrundlage hinein.

Zuletzt aktualisiert am 27. August 2026

Die Schwelle des § 28e Abs. 3d SGB IV steht im vierten Abschnitt jetzt als „ab einem geschätzten Gesamtwert von 275.000 Euro“ (zuvor „erst oberhalb“); der Wortlaut erfasst den Gesamtwert von genau 275.000 Euro mit. Die zweite Sicht in die PQ-Liste ist jetzt als Obliegenheit der Vergabestelle vor der Zuschlagserteilung beschrieben (zuvor als Anweisung des Vereins, vor der Zahlung nachzusehen); der Blick vor der Zahlung bleibt als Empfehlung dieses Beitrags stehen. Die Haftung nach § 14 AEntG trifft jetzt den Auftraggeber, sofern er Unternehmer im Sinne der Norm ist (zuvor unbedingt formuliert): Das Bundesarbeitsgericht legt den Begriff einschränkend aus und verlangt eine besondere Verantwortungsbeziehung (16.10.2019, 5 AZR 241/18).

Wie wird aus vier Ablaufdaten ein geführter Zeitraum?

Belastbar wird die Ablage erst, wenn jeder Nachweis als Zeitraum geführt wird und jede Zahlung einen eigenen, datierten Prüfstand bekommt. Bei BeKlaro führt das System die Fristen je Nachunternehmer und meldet den bevorstehenden Ablauf, solange die nächste Zahlung noch aufhaltbar ist. Der Nachweis darüber entsteht dabei von selbst.

Die Grenze dieses Verfahrens liegt dort, wo die Nachweise entstehen, und sie ist keine Kleinigkeit. Nach § 108b Satz 2 SGB IV geht die Unbedenklichkeitsbescheinigung an den antragstellenden Unternehmer zurück, also an den Nachunternehmer. Ein System kann den Termin setzen, an die Anforderung erinnern und das Eingegangene mit Datum ablegen. Es nimmt Ihnen nicht ab, das Papier beim Nachunternehmer anzufordern, und zwingen kann es ihn erst recht nicht.

Der zweite Punkt gehört genauso dazu. Die zwei Wochen Nachlauf im amtlichen Verzeichnis sind kein Fehler des Registers, sondern eine offengelegte Eigenschaft. Wegorganisieren lässt sich das von außen nicht. Organisieren lässt sich die zweite Prüfung. Der Verein benennt sie als Obliegenheit der Vergabestelle vor der Zuschlagserteilung; wer über Monate Abschläge zahlt, legt sie sinnvollerweise vor jede einzelne Zahlung.

Und der dritte: Bei der Haftung aus § 14 AEntG hilft die beste Fristenführung nicht. Dort gibt es nichts einzuholen. Bleibt ein Fall unklar, kontrolliert unser Team ihn, bevor eine Statusmeldung entsteht. Was das Verfahren nicht leisten kann, sagen wir vorher, statt eine Vollständigkeit zu behaupten, die die Normen selbst nicht hergeben.

Was unterscheidet einen geführten Gültigkeitszeitraum von einer Sammlung im Ordner?

Merkmal	Ordner und Excel-Liste	Prüfung nur bei Auftragsbeginn	BeKlaro
Zeitpunkt der Prüfung	Immer dann, wenn im Betrieb zufällig jemand daran denkt	Einmal beim Vertragsschluss, spätere Abschläge laufen ohne erneute Kontrolle durch	Vor jeder Auszahlung, weil die Gültigkeit im Zahlungsmoment über den Einbehalt entscheidet
Verhalten bei Ablauf während der Zusammenarbeit	Das Enddatum steht in einer Spalte und macht von sich aus nichts	Der Ablauf bleibt unbemerkt, die Reihe der Bescheinigungen bekommt ein Loch	Der bevorstehende Ablauf wird gemeldet, bevor die Freigabe der nächsten Rate ansteht
Aufwand im Betrieb je Nachunternehmer	Ständiges Nachtragen von Hand, für das sich niemand dauerhaft zuständig fühlt	Anfangs gering, dafür teuer, sobald ein Prüfer den offenen Zeitraum aufgreift	Einmal anlegen, danach führt das System Fristen und Anlässe von selbst weiter
Belegbarkeit gegenüber Prüfern	Zeigt den heutigen Stand der Datei, nicht die Lage am jeweiligen Zahltag	Belegt ist der Vertragsbeginn, verlangt wird die Abdeckung der gesamten Auftragsdauer	Jeder Prüfstand liegt mit Datum und Ergebnis vor, je Nachweis und je Zahlung

Wie Sie einen Nachunternehmer-Ordner in fünf Schritten von Dokumenten auf Zeiträume umstellen

Vier Nachweise, vier Aussteller, kein gemeinsames Ablaufdatum. Diese fünf Schritte machen aus einer Sammlung von Kopien eine geführte Gültigkeit.

Die nötigen Nachweise je Nachunternehmer benennen. Halten Sie fest, welche Nachweise dieser Betrieb überhaupt auslöst: Freistellungsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigung der Einzugsstelle, qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des Unfallversicherungsträgers, Präqualifikation. Nicht jeder Auftrag löst alle vier aus, und die Bürgenhaftung setzt nach § 28e Abs. 3d SGB IV erst ab einem geschätzten Gesamtwert von 275.000 Euro ein.
Zu jedem Nachweis einen Zeitraum eintragen, nicht ein Eingangsdatum. Notieren Sie Beginn und Ende der Geltung statt des Tages, an dem die Kopie im Haus war. Wo ein Nachweis gar kein Enddatum trägt, wie bei der Präqualifikation, tragen Sie stattdessen den Abfrageweg und den nächsten Kontrolltermin ein.
Die Nachlaufzeit des amtlichen Verzeichnisses einplanen. Der Verein für die Präqualifikation weist darauf hin, dass Betriebe bis zu zwei Wochen über das Ende einzelner Bescheinigungen hinaus im Verzeichnis stehen können. Sehen Sie den Eintrag deshalb ein zweites Mal an, kurz bevor Sie die Zahlung freigeben.
Die Prüfung an die Zahlungsfreigabe hängen, nicht an den Auftrag. Jede Auszahlung bekommt ihren eigenen Prüfstand. Bemessungsgrundlage ist die Gegenleistung, und die ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Drei Abschläge über je 22.000 Euro netto ergeben mit 19 Prozent Umsatzsteuer 78.540 Euro Gegenleistung. Fehlt am Zahltag eine gültige Freistellungsbescheinigung, sind davon 15 Prozent einzubehalten, also 11.781 Euro.
Das Ergebnis mit Datum zur jeweiligen Zahlung legen. Speichern Sie den Bescheinigungs- oder Abfragestand und ordnen Sie ihn der konkreten Rate zu. Im Streitfall wird nach Ihrer eigenen Dokumentation gefragt, nicht nach dem, was der Nachunternehmer heute vorlegen kann.

Häufige Fragen

Wie lange gilt eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Einzugsstelle?

§ 28e Abs. 3f Satz 1 SGB IV nennt keine feste Geltungsdauer, sondern lässt den Nachweis anstelle der Präqualifikation durch lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses zu. Maßgeblich ist damit nicht die Frist eines einzelnen Papiers, sondern die geschlossene Abdeckung der gesamten Zusammenarbeit.

Reicht die Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse auch für die Unfallversicherungsbeiträge?

Nein. § 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII verlangt dafür eine eigene, qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Unfallversicherungsträgers. Sie enthält insbesondere Angaben über die dort eingetragenen Unternehmensteile, die zugehörigen Lohnsummen und die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge.

Hat ein Präqualifikationszertifikat eine Laufzeit?

Nach Auskunft des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen werden Zertifikate mit Laufzeiten nicht ausgestellt und besitzen keine Gültigkeit. Maßgeblich ist der aktuelle Auszug aus dem amtlichen Verzeichnis PQ-VOB. Abgelaufene Nachweise führen zum sofortigen Entzug der Präqualifizierung.

Gibt es eine Bescheinigung, die von der Haftung nach § 14 AEntG befreit?

§ 14 AEntG sieht keine Entlastung durch Vorlage von Nachweisen vor. Satz 1 begründet die Haftung des Auftraggebers wie bei einem Bürgen, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat, allerdings nur, wenn er Unternehmer im Sinne der Norm ist. Das Bundesarbeitsgericht legt den Begriff einschränkend aus und verlangt eine besondere Verantwortungsbeziehung: Die beauftragte Leistung muss für das eigene Marktangebot geschäftsprägend sein (16.10.2019, 5 AZR 241/18). Satz 2 begrenzt den Betrag auf das Nettoentgelt.

Transparenz-Hinweis

Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Prüfpraxis allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist immer die konkrete Vertrags- und Auftragslage. Stand der Angaben: 27. August 2026.

Zitierfähige Kernfakten:

§ 28e Abs. 3f Satz 1 SGB IV lässt den Nachweis der Enthaftung durch lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der zuständigen Einzugsstellen zu, und zwar für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses und nicht für einen Stichtag.
§ 150 Abs. 3 Satz 2 SGB VII verlangt für die Unfallversicherungsbeiträge eine eigene qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Unfallversicherungsträgers mit Angaben zu eingetragenen Unternehmensteilen, Lohnsummen und ordnungsgemäßer Beitragszahlung.
§ 28e Abs. 3b Satz 2 SGB IV schließt ein Verschulden des Unternehmers nur aus, soweit und solange er die Präqualifikation nach § 6a VOB/A nachweist; die Bürgenhaftung greift nach § 28e Abs. 3d SGB IV ab einem geschätzten Gesamtwert von 275.000 Euro je Bauwerk.
Der Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen stellt keine Zertifikate mit Laufzeiten aus; präqualifizierte Betriebe können nach seiner Auskunft bis zu zwei Wochen nach abgelaufener Gültigkeit einzelner Bescheinigungen im amtlichen Verzeichnis PQ-VOB verbleiben. Stand: 27. August 2026.
§ 14 AEntG besteht aus zwei Sätzen und kennt weder einen Schwellenwert noch eine Bescheinigung, die den Auftraggeber von der Bürgenhaftung für das Mindestentgelt befreit; Satz 2 begrenzt die Haftung auf das Nettoentgelt. Stand: 27. August 2026.

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