Vier Nachunternehmer, eine Liste: Was den Aufwand wirklich bestimmt

15. September 2026 Entscheidungshilfe 8 Min. Lesezeit zuletzt aktualisiert 15. September 2026

Kurz gesagt

Der Prüfaufwand bei Nachunternehmern ist keine Größe, die sich aus der Zahl der beauftragten Betriebe ergibt, sondern aus der Zahl der Zahlungszeitpunkte, an denen ein Nachweis gültig sein muss.

Vier Nachunternehmer sind vier Namen. Geprüft wird aber nicht der Name, sondern jeder einzelne Zahltag: Übersteigt die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nach § 48 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG oder 15.000 Euro nach Nr. 1 bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG, entfällt der Abzug nur bei einer im Zeitpunkt der Gegenleistung gültigen Freistellungsbescheinigung. § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG enthaftet nur den Leistungsempfänger, dem sie in diesem Zeitpunkt vorgelegen hat und der auf ihre Rechtmäßigkeit vertrauen konnte. Eine Liste trägt das, solange die Zahl der Zahltage klein bleibt und jemand namentlich zuständig ist.

Reicht bei vier Nachunternehmern eine Liste im Ordner?

Ja, eine Liste kann das tragen. Das Gesetz schreibt kein Verfahren vor, sondern ein Ergebnis: Nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG entfällt der Abzug nur bei einer im Zeitpunkt der Gegenleistung gültigen Bescheinigung oder unterhalb der dort genannten Beträge. Wer wenige Zahltage im Jahr hat, hält das in einer Datei.

Das ist die ehrliche Antwort, und sie kostet uns Aufträge. Ein Betrieb mit vier festen Partnern, zwei laufenden Baustellen und einer Buchhaltung, die jede Zahlung selbst freigibt, braucht kein zusätzliches Verfahren. Wer ihm trotzdem eines verkauft, verkauft ihm Ruhe, die er längst hat.

Nirgends im Gesetz steht, wie die Überwachung auszusehen hat. Hat der Auftraggeber abgezogen, muss er nach § 48a Abs. 2 EStG mit dem Leistenden darüber abrechnen, unter Angabe von vier Punkten, darunter Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag. Eine Software nennt die Vorschrift nicht. Ein Blatt Papier erfüllt sie so gut wie eine Datenbank.

Interessant wird die Frage deshalb erst eine Ebene tiefer. Die Zahl vier beschreibt den Aufwand nämlich gar nicht. Sie beschreibt, wie viele Firmen im Adressbuch stehen.

Was zählt ein Betrieb, wenn er den Aufwand schätzt?

Nicht die Zahl der Nachunternehmer, sondern die Zahl der Zahltage. Jede einzelne Zahlung ist ein eigener Prüfzeitpunkt, weil § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG nur den enthaftet, dem die Bescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung vorgelegen hat und der auf ihre Rechtmäßigkeit vertrauen konnte. Vier Namen können über dreißig Termine bedeuten.

Ein Beispiel, dessen Zahlen als Annahme gesetzt sind: Vier Nachunternehmer stellen über acht Monate je eine Abschlagsrechnung im Monat. Das ergibt 32 Zahltage im Jahr. An jedem dieser 32 Tage entscheidet sich die Abzugspflicht neu, weil jede Abschlagszahlung ein eigener Prüfzeitpunkt ist.

Die Betragsseite läuft daneben her. Liegt die Gegenleistung bei je 1.500 Euro im Monat, kommt jeder der vier Betriebe nach acht Monaten auf 12.000 Euro. Jeder einzelne liegt damit über 5.000 Euro, der Grenze aus § 48 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG. Die zweite Grenze derselben Vorschrift, 15.000 Euro nach Nr. 1, gilt nur für Leistungsempfänger, die ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführen.

Wer mit Nettobeträgen rechnet, rechnet zu niedrig. Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer: Aus 1.300 Euro netto werden bei 19 Prozent 1.547 Euro Gegenleistung.

§ 48a Abs. 3 EStG

Satz 1 lautet: „Der Leistungsempfänger haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag.“ Satz 2 lautet: „Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte.“ Satz 3 zieht die Grenze dieser Enthaftung: Auf die Bescheinigung darf insbesondere dann nicht vertraut werden, wenn sie durch unlautere Mittel oder durch falsche Angaben erwirkt wurde und dies dem Leistungsempfänger bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.

Wann kippt die Liste?

Die Liste kippt an drei Stellen: wenn die Zahltage sich häufen, wenn ein Nachunternehmer mehrere Bescheinigungen mit verschiedenen Laufzeiten vorlegt, und wenn niemand im Betrieb namentlich für die Spalte zuständig ist. Keiner dieser drei Punkte hat etwas mit der Zahl vier zu tun.

Der zweite Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Eine Freistellungsbescheinigung trägt nach § 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG ihre Geltungsdauer, und nach Nr. 3 derselben Vorschrift ist auch der Umfang der Freistellung anzugeben, bei einer Beschränkung auf bestimmte Bauleistungen zusätzlich der Leistungsempfänger. Ein Betrieb kann deshalb zwei Papiere desselben Nachunternehmers im Ordner haben, von denen nur eines den aktuellen Auftrag deckt.

Der dritte Punkt ist kein Rechtsproblem. Eine Spalte mit Ablaufdaten meldet sich nicht von allein. Sie wartet darauf, dass jemand hinsieht, und an einem Tag, an dem drei Rechnungen freizugeben sind und der Kran steht, sieht niemand hin. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern die normale Reihenfolge, in der ein Bauleiter Dringlichkeiten abarbeitet.

Eine Liste ist kein schlechteres Verfahren. Sie ist ein Verfahren ohne Wecker.Dominik Lederer, BeKlaro

Was passiert, wenn eine Bescheinigung ohne Vorwarnung wegfällt?

Der Leistungsempfänger erfährt davon nicht zwingend. § 48b Abs. 4 EStG ordnet eine Mitteilung an die betroffenen Leistungsempfänger nur für den Fall an, dass eine Bescheinigung aufgehoben wird, die nur für bestimmte Bauleistungen gilt. Für die allgemeine Bescheinigung nennt der Wortlaut keine solche Mitteilung.

Das Finanzamt kann widerrufen oder zurücknehmen, was es erteilt hat. Dass eine Freistellungsbescheinigung aufgehoben werden kann, setzt § 48b Abs. 4 EStG selbst voraus. Wer allein auf das aufgedruckte Ende der Geltungsdauer schaut, sieht diesen Fall nie, weil das Papier im Ordner sich nicht ändert.

Dagegen steht die elektronische Abfrage. Nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG erteilt das Bundeszentralamt für Steuern dem Leistungsempfänger im Sinne des § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über die dort gespeicherten Freistellungsbescheinigungen. Darauf setzt unser Verfahren auf: Das System hält die Geltungsdauer gegen den nächsten Zahltag, und unser Team kontrolliert den Zweifelsfall, bevor eine Statusmeldung entsteht.

Hier liegt die Grenze, die wir nicht wegreden. Zwischen der letzten Abfrage und dem Moment, in dem das Geld herausgeht, bleibt ein Abstand. Eine Statusmeldung ersetzt keine Auskunft des Finanzamts, und sie kann nicht vorwegnehmen, was zwischen zwei Abfragen entschieden wurde. Was wir verkürzen, ist dieser Abstand. Was wir nicht verkaufen, ist seine Abwesenheit.

Welche Termine kommen aus der Sozialversicherung dazu?

Die Bürgenhaftung nach § 28e Abs. 3a SGB IV gilt nach Abs. 3d ab einem geschätzten Gesamtwert aller für ein Bauwerk in Auftrag gegebenen Bauleistungen von 275.000 Euro. Zum Ausräumen dieser Haftung lässt Absatz 3f lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses genügen, wahlweise anstelle der Präqualifikation nach Absatz 3b Satz 2.

Der formfreie Eigenbeleg ist damit nicht gemeint. § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV lässt die Haftung entfallen, wenn der Unternehmer nachweist, dass er ohne eigenes Verschulden davon ausgehen konnte, dass der Nachunternehmer seine Zahlungspflicht erfüllt. Diesen Grundtatbestand füllen seit dem 1. Oktober 2009 zwei benannte Fallgruppen aus: die Präqualifikation nach Absatz 3b Satz 2 und die Unbedenklichkeitsbescheinigung nach Absatz 3f. Das Bundessozialgericht beschreibt sie im Urteil vom 24. September 2025, B 2 U 14/23 R, Rz. 23 als „die beiden konkreten Fallgruppen, in denen ein Verschulden ausgeschlossen ist“; sie „füllen den Grundtatbestand von § 28e Abs 3b Satz 1 SGB IV aus und stehen alternativ und gleichberechtigt nebeneinander“. Weitere Formen der Exkulpation sollten nach der Gesetzesbegründung, die der Senat in Rz. 22 wiedergibt, ausgeschlossen sein; entschieden hat er darüber nicht. Absatz 3f bleibt ein Wahlrecht des Unternehmers, nur heißt die Alternative dazu Präqualifikation und nicht eigener Beleg.

Das Wort „lückenlos“ steht im Gesetzestext, und es steht dort direkt neben „für den Zeitraum des Auftragsverhältnisses“. Damit ist eine zweite Zeitachse beschrieben. Auf der Steuerseite zählt ein Stichtag, nämlich der Zahltag. Auf der Sozialversicherungsseite zählt eine Strecke ohne Loch.

Ob die Schwelle überhaupt erreicht ist, entscheidet sich nicht am Bauvolumen des Projekts. Nach dem Leitsatz des Bundessozialgerichts vom 26. Oktober 2017, B 2 U 1/15 R, kommt es auf den Gesamtwert der Bauleistungen an, die das in Anspruch genommene Bauunternehmen bezogen auf die Erstellung des vom Bauherrn in Auftrag gegebenen Bauwerks an alle Nachunternehmen fremdvergeben hat. Ein Betrieb, der auf einem Millionenprojekt nur 40.000 Euro weitervergibt, bleibt unter 275.000 Euro.

Für die vier Nachunternehmer aus dem Beispiel bedeutet das eine klare Aufteilung. Die Steuerseite läuft bei jeder Zahlung mit, die Sozialversicherungsseite erst ab einer bestimmten Vergabesumme. Wer beides in dieselbe Spalte schreibt, prüft an der einen Stelle zu viel und an der anderen zu spät.

Aktualisiert am 15. September 2026

Der Weg aus der Bürgenhaftung führt hier jetzt über zwei benannte Fallgruppen (zuvor über einen formfreien Nachweis nach § 28e Abs. 3b Satz 1 SGB IV). Das Bundessozialgericht ordnet Präqualifikation (Absatz 3b Satz 2) und Unbedenklichkeitsbescheinigung (Absatz 3f) dem Grundtatbestand des Satzes 1 zu und stellt beide gleichrangig nebeneinander (B 2 U 14/23 R, Rz. 22 f.). Dass Absatz 3f ein Wahlrecht bleibt, gilt unverändert; die Alternative dazu ist die Präqualifikation. Schwelle, Rechenweg und die zwei Zeitachsen des Abschnitts bleiben ebenfalls unverändert.

Was unterscheidet eine Liste, eine einmalige Prüfung und eine laufende Überwachung?

Merkmal	Ordner und Excel-Liste	Prüfung nur bei Auftragsbeginn	BeKlaro
Zeitpunkt der Prüfung	An jedem Zahltag, an dem jemand die Datei von Hand aufschlägt	Einmal vor dem ersten Auftrag, alle weiteren Zahltage laufen ungeprüft durch	Vor jedem einzelnen Zahltag, weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung verlangt
Verhalten bei Ablauf während der Zusammenarbeit	Das Ablaufdatum steht in einer Spalte und meldet sich von allein nicht	Der Ablauf fällt erst auf, wenn eine Prüfung die Zahltage rückwärts durchgeht	Das System meldet den Ablauf vor dem nächsten Zahltag, den Zweifelsfall kontrolliert unser Team
Aufwand im Betrieb je Nachunternehmer	Wächst mit jedem Zahltag, nicht mit der Zahl der beauftragten Betriebe	Im Betrieb sehr gering, dafür trägt der Auftraggeber das volle Nachzahlungsrisiko	Einmal anlegen, danach bleibt je Betrieb nur die Entscheidung im Zweifelsfall
Belegbarkeit gegenüber Prüfern	Belegt ist der heutige Stand der Datei, nicht der Stand am jeweiligen Zahltag	Für spätere Zahlungen fehlt der Nachweis, geprüft wurde allein der Auftragsbeginn	Jede Statusmeldung trägt ihr Datum, damit der Stand am Zahltag nachvollziehbar bleibt

Wie Sie in fünf Schritten prüfen, ob Ihre Liste noch trägt

Der Aufwand hängt nicht an der Zahl der Nachunternehmer, sondern an der Zahl der Termine. Diese fünf Schritte führen von der Auftragsübersicht zu einer Zahl, die sich einer Kapazität gegenüberstellen lässt.

Zahltage eines Jahres zusammenzählen, nicht Firmennamen. Multiplizieren Sie je Nachunternehmer die erwarteten Zahlungen. Drei Betriebe mit je zehn Abschlagszahlungen ergeben 30 Termine im Jahr. Diese 30 sind die Arbeitsmenge, nicht die Drei.
Jede vorliegende Bescheinigung mit ihrer eigenen Laufzeit eintragen. Auf der Bescheinigung selbst steht, wie lange sie gilt; § 48b Abs. 3 Satz 1 nennt diese Angabe unter Nr. 2 als Pflichtinhalt. Deckt ein Papier nur bestimmte Bauleistungen ab, gehört es als eigene Zeile in die Übersicht und nicht in dieselbe wie die allgemeine Bescheinigung.
Jahresvolumen je Nachunternehmer gegen beide Betragsgrenzen halten. Rechnen Sie nach § 48 Abs. 2 Satz 2 EStG alle Bauleistungen zusammen, die derselbe Betrieb für Sie im Kalenderjahr erbracht hat und voraussichtlich noch erbringen wird. Zwei Aufträge über 2.800 Euro und 2.600 Euro ergeben 5.400 Euro und überschreiten damit die 5.000 Euro aus Nr. 2. Die 15.000 Euro aus Nr. 1 gelten nur bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG.
Vor jeder Zahlung die Laufzeit gegen den Zahltag halten. Der Steuerabzug entfällt nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG bei einer Bescheinigung, die am Tag der Gegenleistung gilt, im Übrigen nur unterhalb der beiden dort genannten Jahresbeträge. Auskunft über die gespeicherten Bescheinigungen erteilt das Bundeszentralamt für Steuern nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG auf elektronische Abfrage.
Die eigene Terminzahl gegen die eigene Kapazität stellen. Halten Sie die Summe aus den ersten beiden Schritten gegen die Frage, wer im Betrieb namentlich zuständig ist. Bleibt die Zahl klein und die Zuständigkeit eindeutig, trägt die Liste. Sonst gehört die Überwachung aus dem Kopf heraus.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Liste, um Nachunternehmer-Nachweise zu überwachen?

Ein bestimmtes Verfahren schreibt das Gesetz nicht vor. Wer den Abzug vorgenommen hat, muss nach § 48a Abs. 2 EStG mit dem Leistenden darüber abrechnen, unter Angabe von vier Punkten, darunter dem Zahlungstag. Eine Liste erfüllt das, solange sie vor jeder Zahlung tatsächlich geöffnet wird.

Wie viele Prüfzeitpunkte hat ein Betrieb mit vier Nachunternehmern?

So viele, wie er Zahlungen leistet. Bei vier Nachunternehmern und je acht Abschlagszahlungen im Jahr sind das 32 Prüfzeitpunkte. Die Zahl der beauftragten Betriebe sagt darüber nichts aus, weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG an den Zeitpunkt der Gegenleistung anknüpft und nicht an den Vertragsschluss.

Erfährt der Auftraggeber, wenn eine Freistellungsbescheinigung aufgehoben wird?

Nicht in jedem Fall. § 48b Abs. 4 EStG ordnet die Mitteilung an die betroffenen Leistungsempfänger nur an, wenn eine auf bestimmte Bauleistungen beschränkte Bescheinigung aufgehoben wird. Für die allgemeine Bescheinigung bleibt die elektronische Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG.

Ab wann spielt die Haftung für Sozialversicherungsbeiträge mit hinein?

§ 28e Abs. 3d SGB IV setzt die Schwelle bei einem geschätzten Gesamtwert von 275.000 Euro an. Nach dem Leitsatz des BSG vom 26.10.2017, B 2 U 1/15 R, zählt dabei der Gesamtwert der Bauleistungen, die das in Anspruch genommene Bauunternehmen bezogen auf das Bauwerk an alle Nachunternehmen fremdvergeben hat.

Transparenz-Hinweis

Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Prüfpraxis allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist immer die konkrete Vertrags- und Auftragslage. Stand der Angaben: 15. September 2026.

Zitierfähige Kernfakten:

Nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG entfällt der Steuerabzug von 15 Prozent nur, wenn dem Leistungsempfänger eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG vorliegt oder die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 15.000 Euro nach Nr. 1 bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG beziehungsweise 5.000 Euro nach Nr. 2 in den übrigen Fällen nicht übersteigt.
§ 48a Abs. 3 Satz 1 EStG lässt den Leistungsempfänger für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag haften; Satz 2 nimmt ihn davon aus, wenn ihm die Freistellungsbescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung vorgelegen hat und er auf ihre Rechtmäßigkeit vertrauen konnte, und Satz 3 versagt dieses Vertrauen unter anderem bei grob fahrlässiger Unkenntnis davon, dass die Bescheinigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde.
§ 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt die Angabe der Geltungsdauer auf der Freistellungsbescheinigung; eine Mitteilung an die betroffenen Leistungsempfänger ordnet § 48b Abs. 4 EStG allein für die Aufhebung einer Bescheinigung an, die nur für bestimmte Bauleistungen gilt.
Nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG erteilt das Bundeszentralamt für Steuern dem Leistungsempfänger im Sinne des § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über die dort gespeicherten Freistellungsbescheinigungen.
Die Bürgenhaftung für Sozialversicherungsbeiträge nach § 28e Abs. 3a SGB IV gilt nach § 28e Abs. 3d SGB IV ab einem geschätzten Gesamtwert aller für ein Bauwerk in Auftrag gegebenen Bauleistungen von 275.000 Euro; nach dem Leitsatz des Bundessozialgerichts vom 26. Oktober 2017, B 2 U 1/15 R, kommt es dabei auf den Gesamtwert der Bauleistungen an, die das in Anspruch genommene Bauunternehmen bezogen auf die Erstellung des vom Bauherrn in Auftrag gegebenen Bauwerks an alle Nachunternehmen fremdvergeben hat. Stand: 15. September 2026.

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