Was ist eine Freistellungsbescheinigung?

Eine Freistellungsbescheinigung ist ein befristeter Bescheid des Finanzamts, das für den Nachunternehmer zuständig ist. Liegt sie dem Auftraggeber im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig vor, muss er keine Bauabzugsteuer einbehalten. Ist sie auf bestimmte Bauleistungen beschränkt, gilt das nur für diese. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt selbst keine Bescheinigungen aus, es speichert sie und gibt Auskunft.

Erteilt wird die Bescheinigung nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG auf Antrag des Nachunternehmers, unter anderem nur dann, wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint. Jede Bescheinigung nennt nach § 48b Abs. 3 Satz 1 EStG Name, Anschrift und Steuernummer des Nachunternehmers, die Geltungsdauer, den Umfang der Freistellung samt Leistungsempfänger, wenn sie nur für bestimmte Bauleistungen gilt, und das ausstellende Finanzamt.

Der Steuerabzug beträgt nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG 15 Prozent der Gegenleistung. Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Das gilt auch, wenn die Rechnung wegen § 13b UStG keine Umsatzsteuer ausweist, so der Bundesfinanzhof im Urteil vom 7. November 2019 (I R 46/17) und Rn. 79 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022. Aus 40.000 Euro netto werden bei 19 Prozent Umsatzsteuer 47.600 Euro Gegenleistung und 7.140 Euro Abzug. Wie Einbehalt, Anmeldung und Haftung ablaufen, erklärt der Überblick Bauabzugssteuer: Was Auftraggeber am Bau wissen müssen.

Die Bescheinigung nach § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG ist etwas anderes. Sie betrifft die Umsatzsteuer, wird dem Auftraggeber erteilt und ersetzt die Freistellungsbescheinigung des Nachunternehmers nicht. Den Unterschied erklärt der Beitrag Freistellungsbescheinigung und § 13b: der Unterschied.

Wann braucht der Auftraggeber eine Freistellungsbescheinigung?

Bei jeder Gegenleistung für eine Bauleistung: bei der Anzahlung, bei jedem Abschlag, bei der Schlusszahlung und bei der Auszahlung eines Sicherheitseinbehalts. Nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG muss der Nachunternehmer die Bescheinigung vorgelegt haben, und sie muss im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig sein. Was bei Auftragsbeginn galt, zählt am Zahltag nicht.

Zeitpunkt der Gegenleistung ist in der Regel die Zahlung, bei einer Aufrechnung die Aufrechnungserklärung (Rn. 42 und 63 des BMF-Schreibens). Ohne gültige Bescheinigung muss der Auftraggeber nicht abziehen, wenn die Gegenleistung an diesen Nachunternehmer im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt. Führt der Auftraggeber ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus, liegt die Grenze bei 15.000 Euro.

Nach § 48 Abs. 2 Satz 2 EStG werden die für denselben Leistungsempfänger erbrachten und voraussichtlich zu erbringenden Bauleistungen zusammengerechnet, nach Rn. 51 je Nachunternehmer und Kalenderjahr. Ist absehbar, dass die Grenze überschritten wird, gilt der Abzug schon ab der ersten Zahlung. Wird sie unerwartet überschritten, unterliegt die gesamte Gegenleistung des Jahres an diesen Nachunternehmer dem Abzug. Den unterlassenen Abzug holt der Auftraggeber aus der Zahlung nach, mit der die Grenze überschritten wird, und aus weiteren Zahlungen im selben Jahr. Reichen diese nicht aus, entfällt der Abzug in Höhe des Fehlbetrags (Rn. 51 und 52).

Was eine Bauleistung ist, regelt § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG: alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Nach Rn. 4 des BMF-Schreibens gehören dazu auch Gewerke, die nach § 2 der Baubetriebe-Verordnung von der Winterbauförderung ausgenommen sind, etwa die Elektro- und die Sanitärinstallation. Ob eine konkrete Arbeit darunter fällt, muss der Auftraggeber in eigener Verantwortung beurteilen. Die Haftung nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG setzt grundsätzlich kein Verschulden voraus.

Wie lange ist eine Freistellungsbescheinigung gültig?

So lange, wie es auf der Bescheinigung steht, sofern das Finanzamt sie nicht vorher widerruft oder zurücknimmt. § 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt die Angabe der Geltungsdauer. Nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 wird die Bescheinigung auf bestimmte Zeit, längstens für drei Jahre, oder bezogen auf einen bestimmten Auftrag erteilt.

Eine neue Bescheinigung gilt nach Rn. 35 ab dem Tag ihrer Ausstellung. Ein gestellter Antrag ersetzt sie nicht. Beantragt der Nachunternehmer frühestens sechs Monate vor dem Ablauf eine Folgebescheinigung, knüpft deren Geltungsdauer nach Rn. 36 an die bisherige an. Wird früher oder ohne erkennbaren Wunsch nach einer Folgebescheinigung beantragt, gilt die neue Bescheinigung ab ihrer Ausstellung, während die alte noch läuft.

Eine Lücke entsteht, wenn die neue Bescheinigung erst nach dem Ablauf der alten ausgestellt wird. Zahlungen in dieser Zeit unterliegen nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG dem Abzug, wenn die Betragsgrenze voraussichtlich überschritten ist.

Bei neu gegründeten Betrieben soll das Finanzamt nach Rn. 35 in bestimmten Fällen vorrangig eine auftragsbezogene Bescheinigung prüfen. Auch sie ist auf einen Gültigkeitszeitraum befristet. Eine lange Zusammenarbeit ändert an alledem nichts: Entscheidend ist das Datum am Zahltag, nicht die Dauer der Geschäftsbeziehung.

Wie prüft der Auftraggeber eine Freistellungsbescheinigung?

In fünf Schritten vor jeder Zahlung: Gehört die Bescheinigung zur abrechnenden Firma, gilt sie am Zahltag, ist sie auf bestimmte Bauleistungen beschränkt, trägt sie Dienstsiegel und Sicherheitsnummer, und bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern sie?

  1. Firma abgleichen. Name und Anschrift auf der Bescheinigung müssen zum Unternehmen passen, das die Rechnung stellt. Leistender ist nach § 48 Abs. 1 Satz 4 EStG auch, wer über die Leistung abrechnet. Eine abweichende Steuernummer allein ist kein Fälschungsindiz, weil die Bescheinigung nach Rn. 28 unter der Steuernummer für die Einkommen- oder Körperschaftsteuer ausgestellt wird.
  2. Enddatum prüfen. Der Zahltag muss innerhalb der angegebenen Geltungsdauer liegen.
  3. Umfang prüfen. Ist die Bescheinigung auf bestimmte Bauleistungen beschränkt, nennt sie den Leistungsempfänger und gilt nur dafür. Eine auftragsbezogene Bescheinigung händigt der Nachunternehmer nach Rn. 41 aus, in den übrigen Fällen genügt eine Kopie oder eine elektronische Übermittlung.
  4. Echtheit prüfen. Nach Rn. 72 muss der Auftraggeber die vorgelegte Bescheinigung überprüfen, vor allem Dienstsiegel und Sicherheitsnummer. Bei einer Kopie müssen alle Angaben lesbar sein.
  5. Beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen. Das EIBE-Portal bestätigt nach einmaliger Registrierung kostenlos, ob die Bescheinigung gespeichert und gültig ist. Nötig sind Bundesland und Steuernummer des Nachunternehmers sowie die Sicherheitsnummer.

Eine wiederkehrende Prüfung schreibt Rn. 72 nicht vor. Wer die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt geprüft hat, handelt in der Regel nicht grob fahrlässig. Wie die Abfrage abläuft, zeigt der Beitrag Freistellungsbescheinigung prüfen: So geht es im EIBE-Portal.

Was passiert, wenn am Zahltag keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt?

Dann behält der Auftraggeber 15 Prozent der Gegenleistung ein, wenn die Betragsgrenze des § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG voraussichtlich überschritten ist. Er meldet den Betrag bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats an und führt ihn an das Finanzamt des Nachunternehmers ab (§ 48a Abs. 1 EStG). Zahlt er stattdessen voll, haftet er nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG für den Abzugsbetrag.

§ 48a Abs. 3 Satz 2 und 3 EStG

Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Er darf insbesondere dann nicht auf eine Freistellungsbescheinigung vertrauen, wenn diese durch unlautere Mittel oder durch falsche Angaben erwirkt wurde und ihm dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.

Ein Beispiel: Ein Abschlag über 22.000 Euro netto im Verfahren nach § 13b UStG ergibt bei 19 Prozent Umsatzsteuer 26.180 Euro Gegenleistung. Ohne gültige Bescheinigung gehen 3.927 Euro an das Finanzamt des Nachunternehmers und 18.073 Euro an den Nachunternehmer.

Wird die Bescheinigung erst nach der Zahlung vorgelegt, bleibt die Abzugspflicht nach Rn. 45 bestehen. Nach Rn. 73 soll eine Haftungsinanspruchnahme unterbleiben, wenn die nachgereichte Bescheinigung schon am Zahltag gültig war.

Der einbehaltene und angemeldete Betrag wird dem Nachunternehmer nach § 48c Abs. 1 EStG auf seine Steuern angerechnet. Was nach der Veranlagung übrig bleibt, erstattet das Finanzamt (Rn. 90 des BMF-Schreibens). Eine Erstattung auf Antrag nach § 48c Abs. 2 EStG gibt es nur unter engen Voraussetzungen, vor allem für Nachunternehmer mit Sitz im Ausland (Rn. 91). Nach § 48c Abs. 3 EStG kann das Finanzamt die Anrechnung ablehnen, soweit der Betrag nicht abgeführt wurde und Anlass zur Annahme eines Missbrauchs besteht.

Was gilt, wenn das Finanzamt die Bescheinigung widerruft?

Das Finanzamt kann eine Freistellungsbescheinigung widerrufen oder zurücknehmen. Eine Mitteilung an den Auftraggeber sieht § 48b Abs. 4 EStG nur vor, wenn die Bescheinigung auf bestimmte Bauleistungen beschränkt war. Bei allgemein erteilten Bescheinigungen erfährt der Auftraggeber davon nicht automatisch.

Für eine allgemein erteilte, befristete Bescheinigung kommt eine Haftung nach Widerruf oder Rücknahme nach Rn. 77 nur in Betracht, wenn dem Auftraggeber der Vorgang bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war. Anders beim überschrittenen Enddatum: Eine abgelaufene Bescheinigung befreit nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG nicht mehr vom Abzug.

Reicht die Freistellungsbescheinigung für alle Haftungen am Bau?

Nein. Die Freistellungsbescheinigung betrifft nur die Bauabzugsteuer. Daneben stehen zwei weitere Haftungen des Auftraggebers mit eigenen Regeln: für Sozialversicherungsbeiträge nach § 28e SGB IV und für Mindestentgelte und Sozialkassenbeiträge nach § 14 AEntG.

Nach § 28e Abs. 3a SGB IV haftet ein Unternehmer des Baugewerbes, der Bauleistungen weitervergibt, für die Sozialversicherungsbeiträge seines Nachunternehmers, nach Abs. 3d ab einem geschätzten Gesamtwert aller für ein Bauwerk beauftragten Bauleistungen von 275.000 Euro. Entlasten können ihn eine Präqualifikation (Abs. 3b) oder lückenlose Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Abs. 3f). Welche Bescheinigung was belegt, zeigt der Überblick Unbedenklichkeitsbescheinigung am Bau: BG BAU, Kasse, SOKA.

Nach § 14 AEntG haftet der Auftraggeber wie ein Bürge für Mindestentgelte nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und für Beiträge an gemeinsame Einrichtungen wie die SOKA-BAU, beim allgemeinen Mindestlohn über § 13 MiLoG. Eine Entlastung durch einen Nachweis sieht § 14 AEntG selbst nicht vor. Für die Sozialkassenbeiträge erklärt SOKA-BAU aber, Auftraggeber von der Haftung zu befreien, wenn der Nachunternehmer präqualifiziert ist oder wenn der Auftraggeber für den konkreten Auftrag eine Enthaftungsbescheinigung bei SOKA-BAU anfordert. Diese Zusage betrifft nur die Beiträge an die Kasse, nicht die Mindestentgelte der Beschäftigten. Wie das abläuft, erklärt der Beitrag SOKA-BAU Enthaftungsbescheinigung: Was Auftraggeber brauchen. Wie man die Nachweise den drei Haftungen zuordnet, zeigt der Beitrag Freistellungsbescheinigung reicht nicht: 3 Haftungen am Bau.

Wie hilft BeKlaro bei der Freistellungsbescheinigung?

BeKlaro kann Ihre Nachunternehmer vor dem Ablauf einer Bescheinigung erinnern, gleicht ab, ob der Beleg zur richtigen Firma gehört, und achtet darauf, dass die Zeiträume lückenlos sind. Vor jeder Freigabe zeigt die Ampel, ob die Bescheinigung am Zahltag noch trägt.

Ob eine Arbeit eine Bauleistung ist und ob Sie zahlen, einbehalten oder anhalten, entscheiden Sie selbst. BeKlaro ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Welche Beiträge vertiefen die Freistellungsbescheinigung?

Jeder der folgenden Beiträge behandelt eine Frage aus der Praxis im Detail, mit Fundstellen und Rechenbeispielen.

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Gültigkeit und Ablauf

Zahltag und Haftung