Freistellungsbescheinigung prüfen: Was das EIBE-Portal bestätigt und was offen bleibt

22. August 2026 Mechanik 15 Min. Lesezeit zuletzt aktualisiert 5. Oktober 2026

Kurz gesagt

Das EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern ist die kostenlose Online-Abfrage, mit der ein Auftraggeber von Bauleistungen bestätigen lassen kann, ob eine ihm vorgelegte Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG dort gespeichert und gültig ist.

Die Abfrage beantwortet eine einzige Frage: Ist diese Bescheinigung gültig? Ob die beauftragte Arbeit überhaupt eine Bauleistung im Sinne des § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG ist, entscheidet weiterhin der Betrieb selbst. Für eine Einzelabfrage braucht es drei Angaben: Bundesland des Leistenden, dessen Steuernummer und die Sicherheitsnummer vom Vordruck. Eine Pflicht zur regelmäßigen Abfrage besteht nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 nicht, vom Abzug befreit aber nur eine am Zahltag gültige Bescheinigung.

Was bestätigt die Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern?

Die Abfrage bestätigt, ob eine vorgelegte Freistellungsbescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und gültig ist. Mehr nicht. Das Amt stellt selbst keine Bescheinigungen aus, das tut nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG das für den Leistenden zuständige Finanzamt. Gespeichert sind nach § 48b Abs. 6 Satz 1 EStG die Daten, die in jeder Bescheinigung stehen müssen.

Diese Pflichtangaben zählt § 48b Abs. 3 Satz 1 EStG in vier Nummern auf: Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, die Geltungsdauer, der Umfang der Freistellung samt Leistungsempfänger, wenn die Bescheinigung nur für bestimmte Bauleistungen gilt, und das ausstellende Finanzamt. Genau dieser Datensatz liegt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Nach dessen eigener Darstellung wird die Bescheinigung vom Finanzamt in Papierform verschickt und zusätzlich elektronisch in das EIBE-Portal eingestellt.

§ 48b Abs. 6 EStG

Das Bundeszentralamt für Steuern speichert die Daten nach Absatz 3 Satz 1. Es erteilt dem Leistungsempfänger im Sinne des § 48 Absatz 1 Satz 1 im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über die beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Freistellungsbescheinigungen.

Der Anspruch auf Auskunft liegt damit beim Auftraggeber. Praktisch heißt das: Wer zahlt, muss selbst nachsehen.

Ein Fall, wie er in jedem Büro vorkommt: Die Bescheinigung im Ordner läuft am 30. November ab, die Abschlagsrechnung über 50.000 Euro netto wird am 3. Dezember freigegeben. Im Ordner sieht das Papier aus wie im Sommer, den Ablauf zeigt erst die Abfrage am Freigabetag. Fehlt an diesem Tag eine gültige Bescheinigung, sind 8.925 Euro einzubehalten, 15 Prozent der Gegenleistung von 59.500 Euro, also des Entgelts zuzüglich Umsatzsteuer. Schon diese eine Zahlung liegt über beiden Grenzen des § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG, 5.000 und 15.000 Euro.

Welche drei Angaben braucht die Einzelabfrage im EIBE-Portal?

Für die Einzelabfrage nennt das Bundeszentralamt für Steuern drei Pflichtangaben: das Bundesland des Leistenden, dessen Steuernummer und die auf der Freistellungsbescheinigung abgedruckte Sicherheitsnummer. Eine Suche allein über den Namen oder allein über die Steuernummer lässt das Portal aus Gründen des Steuergeheimnisses nicht zu. Vor der ersten Abfrage ist eine einmalige Registrierung nötig.

Damit hängt alles an einem gut lesbaren Papier. Das BZSt formuliert die Mitwirkung des Nachunternehmers deutlich: Er ist verpflichtet, eine gut lesbare Kopie auszuhändigen, und wenn er das nicht tut, ist davon auszugehen, dass er keine gültige Bescheinigung besitzt. Ein verwaschener Scan ohne erkennbare Sicherheitsnummer ist deshalb ein Anlass, sofort eine lesbare Kopie nachzufordern.

Zur Abgrenzung, weil die Frage im Betrieb regelmäßig aufkommt: Die Sicherheitsnummer steht auf dem Vordruck des Finanzamts. Sie ist nicht die Steuernummer und nicht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wer sie nicht findet, hat eine schlechte Kopie oder kein amtliches Papier vor sich.

Warum schützt eine abgeheftete Bescheinigung nicht vor der Haftung?

Weil § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG auf den Zeitpunkt der Gegenleistung abstellt, also auf den Zahltag. Der Leistungsempfänger haftet nach Satz 1 für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Er haftet nicht, wenn ihm bei der Zahlung eine Bescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte.

§ 48a Abs. 3 Satz 2 und 3 EStG

Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Er darf insbesondere dann nicht auf eine Freistellungsbescheinigung vertrauen, wenn diese durch unlautere Mittel oder durch falsche Angaben erwirkt wurde und ihm dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.

Eine Haftung nach Satz 1 entsteht nur dort, wo überhaupt ein Abzugsbetrag geschuldet war. Das ist bei einer Bauleistung nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG der Fall, wenn am Zahltag keine gültige Bescheinigung vorliegt und die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich mehr als 5.000 Euro beträgt; bei einem Leistungsempfänger mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG liegt die Grenze bei 15.000 Euro. Zur Sorgfalt gehört nach der Darstellung des BZSt, sich zu vergewissern, dass das Papier ein Dienstsiegel trägt und eine Sicherheitsnummer enthält. Wie das im Alltag mit der Haftungsfolge zusammenspielt, haben wir im Beitrag zur Haftung des Leistungsempfängers nach § 48a Abs. 3 EStG ausführlicher aufgeschrieben.

Eine Bescheinigung im Ordner ist ein Papier. Schutz ist ein Zustand am Zahltag.Dominik Lederer, BeKlaro

Aktualisiert am 26. August 2026

Der Quellenlink zu § 48b EStG zeigt jetzt auf gesetze-im-internet.de (zuvor dejure.org, dessen Abruf im Gate wiederholt mit HTTP 503 scheiterte). Gesetzestext und Inhalt unverändert.

Muss die Freistellungsbescheinigung vor jeder Zahlung neu abgefragt werden?

Nein. Eine Pflicht zur regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung besteht nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 nicht. Vom Steuerabzug befreit die Bescheinigung nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG aber nur, wenn sie am Zahltag gültig ist. Wer die Gültigkeit an diesem Tag abgefragt hat, handelt nach Rn. 72 in der Regel nicht grob fahrlässig.

Das BZSt stellt auf seiner Seite zur Bauabzugsteuer die Frage, ob vor einer Zahlung die Gültigkeit überprüft werden sollte, und antwortet: „Ja. Insbesondere aus Gründen der Haftung (§ 48a Abs. 3 EStG).“ Das passt zu Rn. 72: Das BMF-Schreiben verneint eine Pflicht zur regelmäßigen Prüfung, das BZSt empfiehlt die Prüfung insbesondere wegen der Haftung. Vorgeschrieben ist allein das Ergebnis: Am Zahltag muss eine gültige Bescheinigung vorliegen, sonst ist oberhalb der Beträge des § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG einzubehalten.

Wie viel steht bei einer Zahlung über 60.000 Euro auf dem Spiel?

Der Steuerabzug beträgt nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG 15 Prozent der Gegenleistung. Bei 60.000 Euro Gegenleistung sind das 9.000 Euro. Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, auch bei einer Rechnung nach § 13b UStG.

Den Fall der Rechnung ohne ausgewiesene Steuer hat der Bundesfinanzhof am 7. November 2019 entschieden (I R 46/17): Für die Erhöhung um die Umsatzsteuer kommt es nicht darauf an, wer sie nach § 13b UStG schuldet. Die Abschlagsrechnung vom 3. Dezember über 50.000 Euro netto ergibt deshalb auch ohne ausgewiesene Steuer eine Gegenleistung von 59.500 Euro und einen Steuerabzug von 8.925 Euro.

Die zweite Verlustrichtung wird seltener erwähnt und trifft härter. Nach § 48 Abs. 4 Nr. 1 EStG ist § 160 Abs. 1 Satz 1 der Abgabenordnung nicht anzuwenden, wenn der Leistungsempfänger den Abzugsbetrag angemeldet und abgeführt hat. § 48b Abs. 5 EStG stellt die vorliegende Freistellungsbescheinigung gleich. Wer weder eine gültige Bescheinigung hat noch anmeldet und abführt, verliert diesen Schutz. § 160 Abs. 1 Satz 1 AO greift allerdings erst, wenn der Betrieb dem Verlangen des Finanzamts nicht nachkommt, den Empfänger genau zu benennen. Die Ausgaben sind dann „regelmäßig“ nicht zu berücksichtigen, und dieses Wort lässt dem Finanzamt Ermessen. Neben dem Haftungsbetrag steht damit ein zweites Risiko, das vom Ermessen des Finanzamts abhängt.

Aktualisiert am 5. Oktober 2026

Die Gegenleistung umfasst jetzt ausdrücklich auch Rechnungen nach § 13b UStG ohne ausgewiesene Umsatzsteuer (zuvor „der Bruttobetrag auf der Rechnung“). Der Absatz zu § 160 Abs. 1 Satz 1 AO nennt jetzt Benennungsverlangen und Ermessen (zuvor „noch einmal 60.000 Euro im Feuer“). Der Ausschluss der Haftung folgt jetzt dem Wortlaut des § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG, „vertrauen konnte“ (zuvor „annehmen durfte“). Neu sind der Abschnitt zu Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 und die Tarifangabe zur persönlichen Nachprüfung (zuvor ohne Tarif). Die Angaben des Bundeszentralamts für Steuern zur Abfrage sind am 5. Oktober 2026 erneut abgeglichen und unverändert.

Aktualisiert am 22. August 2026

Der Einbehalt von 15 Prozent gilt jetzt grundsätzlich (zuvor stand in den Fragen und Antworten, ohne vorgelegte Bescheinigung seien 15 Prozent der Gegenleistung einzubehalten und abzuführen). § 48 Abs. 2 EStG lässt den Abzug entfallen, wenn die Gegenleistung an denselben Auftragnehmer im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt; führt der Leistungsempfänger ausschließlich nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG steuerfreie Vermietungsumsätze aus, sind es 15.000 Euro. § 48 Abs. 1 Satz 2 EStG nimmt aus, wer nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet. Das Bundeszentralamt für Steuern schreibt an dieser Stelle ebenfalls „grundsätzlich verpflichtet". Die Rechnung über 60.000 Euro und die tragende Aussage dieses Abschnitts bleiben unverändert.

Was kann das Portal nicht beantworten?

Ob die beauftragte Leistung überhaupt eine Bauleistung ist. Das Portal gleicht Bescheinigungsdaten ab, es bewertet keinen Sachverhalt. Stimmt das Abfrageergebnis nicht mit dem vorgelegten Papier überein, verweist das Bundeszentralamt für Steuern an das ausstellende Finanzamt und weist darauf hin, dass es dessen Befugnisse und Kenntnisse nicht hat.

Damit teilt sich die Prüfung sauber in zwei Instanzen. Die eine ist maschinell zu klären: Gültigkeitszeitraum, Sicherheitsnummer, gespeicherter Datensatz. Die andere ist eine Bewertung: Dient die Arbeit der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung eines Bauwerks? Bei einer Dachsanierung ist die Antwort schnell gefunden, bei einer Wartung an einer Anlage im Gebäude braucht sie einen genaueren Blick.

BeKlaro führt die Wirkdauer jeder Bescheinigung, zeigt den Stand vor der Freigabe in der Ampel und hält eingereichte Belege mit Datum fest. Im Beispiel vom 30. November zeigt die Ampel den bevorstehenden Ablauf schon vor der Freigabe am 3. Dezember, ab dem Tarif Starter erinnert das System den Nachunternehmer automatisch. Bleibt ein Fall unklar, prüft ihn ab dem Tarif Starter unser Team persönlich nach; im Tarif Light bleibt diese Nachprüfung beim Betrieb.

Für die Belegbarkeit am Zahltag zählt der amtliche Ausdruck. Das BZSt rät, die Online-Bestätigung zu Dokumentationszwecken auszudrucken, und nennt für Bescheinigungen und Kopien eine Aufbewahrung von grundsätzlich sechs Jahren nach § 147 Abs. 3 AO.

Die elektronische Auskunft steht nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG dem Leistungsempfänger zu, und der Portalzugang hängt an dessen eigener Registrierung. Das System entbindet deshalb nicht davon, die Abfrage im eigenen Zugang auszulösen.

Aktualisiert am 5. Oktober 2026

Die Vergleichstabelle stellt BeKlaro jetzt die eigene Abfrage beim BZSt vor jeder Zahlung gegenüber (zuvor eine Abfrage nur bei Auftragsbeginn). Das Beispiel mit dem Ablauf am 30. November steht jetzt im ersten Abschnitt und nennt den Einbehalt von 8.925 Euro (zuvor ohne Betrag im Abschnitt zu Rn. 72). Mehrere Absätze sind umformuliert. Fundstellen und Rechtsaussagen bleiben unverändert.

Wo unterscheidet sich eine laufende Überwachung von der Abfrage vor jeder Zahlung?

Merkmal	Ordner und Excel-Liste	Eigene Abfrage beim BZSt vor jeder Zahlung	BeKlaro
Zeitpunkt der Prüfung	Wann immer jemand im Betrieb daran denkt, meist beim Anlegen des Lieferanten	Vor jeder Zahlung, sofern jemand im Betrieb die Abfrage vor der Freigabe auch wirklich startet	Vor jeder Freigabe zeigt die Ampel den Stand, weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG auf die Gültigkeit am Zahltag abstellt
Verhalten bei Ablauf während der Zusammenarbeit	Das Ablaufdatum steht in einer Spalte und meldet sich nicht von allein	Der Ablauf zeigt sich erst bei der nächsten Abfrage, eine Vorwarnung an den Nachunternehmer gibt es nicht	Das System zeigt den bevorstehenden Ablauf an, ab Starter erinnert es den Nachunternehmer automatisch
Aufwand im Betrieb je Nachunternehmer	Jede Spalte will gepflegt werden, zuständig fühlt sich am Ende niemand	Eine Einzelabfrage je Zahlung mit drei Angaben vom Vordruck, kostenlos nach einmaliger Registrierung	Belege kommen per E-Mail und das System liest die Wirkdauer, ab Starter fordert es Fehlendes selbst an
Belegbarkeit gegenüber Prüfern	Belegt ist der Stand der Datei, nicht der Stand am jeweiligen Zahltag	Der Ausdruck der Online-Bestätigung belegt die Gültigkeit am Tag der Abfrage, ablegen muss ihn der Betrieb	Prüfmappe und Audit-Protokoll halten Eingang und Datumsherkunft fest, die amtliche Gültigkeit belegt der eigene EIBE-Ausdruck

Wie Sie eine vorgelegte Freistellungsbescheinigung vor der Zahlung in fünf Schritten prüfen

Die Prüfung beginnt auf dem Papier und endet an der Zahlungsfreigabe. Diese fünf Schritte führen von der eingereichten Kopie bis zur belegten Entscheidung.

Das Papier zuerst in die Hand nehmen. Verlangen Sie eine gut lesbare Kopie. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) nennt Dienstsiegel und Sicherheitsnummer als die beiden Merkmale, auf die ein Auftraggeber achten muss. Bleibt die Kopie aus, ist nach dessen Hinweisen anzunehmen, dass keine gültige Bescheinigung existiert.
Einmalig im EIBE-Portal registrieren. Der Zugang ist an eine Registrierung gebunden, die das BZSt mit Datenschutz und Steuergeheimnis begründet. Ohne eigenen Zugang gibt es keine Auskunft. Die Bestätigung selbst kostet nichts.
Einzelabfrage mit drei Angaben auslösen. Tragen Sie Bundesland und Steuernummer des Nachunternehmers ein, dazu die Sicherheitsnummer vom Vordruck. Weicht das Ergebnis vom vorgelegten Papier ab, ist das ausstellende Finanzamt der richtige Ansprechpartner, nicht das BZSt.
Das Ergebnis ausdrucken und zur Akte nehmen. Das BZSt empfiehlt den Ausdruck der Online-Bestätigung zu Dokumentationszwecken und nennt für Bescheinigungen und Kopien unter Verweis auf § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung eine Aufbewahrung von grundsätzlich sechs Jahren.
Das Ablaufdatum an die nächste Zahlung koppeln. Rechnen Sie durch, was am Ablauftag auf dem Spiel steht. Drei Abschläge mit einer Gegenleistung von je 25.000 Euro, also Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, ergeben 75.000 Euro, und 15 Prozent davon sind 11.250 Euro. Für diese Summe haftet der Auftraggeber, wenn am Zahltag nichts Gültiges vorliegt und er den Abzug nicht angemeldet und abgeführt hat.

Häufige Fragen

Kostet die Abfrage einer Freistellungsbescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern etwas?

Nein. Das BZSt stellt die Bestätigung der Gültigkeit einer Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG im EIBE-Portal kostenlos bereit. Vorausgesetzt ist eine einmalige Registrierung, die das Amt mit Datenschutz und Steuergeheimnis begründet.

Welche Angaben braucht das EIBE-Portal für eine Einzelabfrage?

Drei Angaben: das Bundesland des Leistenden, seine Steuernummer und die auf der Freistellungsbescheinigung angegebene Sicherheitsnummer. Eine Abfrage nur mit dem Namen oder nur mit der Steuernummer ist nach Auskunft des Bundeszentralamts für Steuern nicht möglich.

Was gilt, wenn der Nachunternehmer keine Freistellungsbescheinigung vorlegt?

Nach den Hinweisen des Bundeszentralamts für Steuern ist der Leistende verpflichtet, eine gut lesbare Kopie auszuhändigen. Kommt er dem nicht nach, ist davon auszugehen, dass er keine gültige Bescheinigung besitzt. Dann muss der Leistungsempfänger nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten, also des Entgelts zuzüglich Umsatzsteuer, und abführen. Der Abzug entfällt nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG nur, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt, oder 15.000 Euro, wenn der Leistungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt.

Schützt die Freistellungsbescheinigung auch den Betriebsausgabenabzug?

Ja, soweit es um § 160 Abs. 1 Satz 1 der Abgabenordnung geht. Nach § 48b Abs. 5 EStG gilt § 48 Abs. 4 EStG entsprechend, wenn eine Freistellungsbescheinigung vorliegt. Damit ist § 160 Abs. 1 Satz 1 AO nicht anzuwenden, nach dem Ausgaben regelmäßig nicht zu berücksichtigen sind, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen des Finanzamts nicht nachkommt, den Empfänger genau zu benennen.

Muss der Auftraggeber die Freistellungsbescheinigung vor jeder Zahlung neu abfragen?

Nein, eine Pflicht dazu besteht nicht. Nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 besteht keine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung. Vom Steuerabzug befreit sie nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG aber nur, wenn sie im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist. Das Bundeszentralamt für Steuern empfiehlt die Prüfung vor einer Zahlung insbesondere wegen der Haftung nach § 48a Abs. 3 EStG, und wer die Gültigkeit am Zahltag abgefragt hat, handelt nach Rn. 72 in der Regel nicht grob fahrlässig.

Transparenz-Hinweis

Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Prüfpraxis allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist immer die konkrete Vertrags- und Auftragslage. Stand der Angaben: 5. Oktober 2026.

Zitierfähige Kernfakten:

Nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG erteilt das Bundeszentralamt für Steuern dem Leistungsempfänger im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über die dort gespeicherten Freistellungsbescheinigungen.
Für die Einzelabfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern sind drei Angaben nötig: Bundesland des Leistenden, Steuernummer des Leistenden und die auf der Freistellungsbescheinigung angegebene Sicherheitsnummer (Stand: 5. Oktober 2026).
Der Leistungsempfänger haftet nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag; nach Satz 2 haftet er nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte, und nach Satz 3 darf er insbesondere nicht vertrauen, wenn sie durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde und ihm dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.
Der Steuerabzug bei Bauleistungen beträgt nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG 15 Prozent der Gegenleistung, die nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer ist; bei 60.000 Euro Gegenleistung sind das 9.000 Euro.
Nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 besteht keine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung; wer ihre Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt überprüft hat, handelt in der Regel nicht grob fahrlässig.
Das Bundeszentralamt für Steuern stellt selbst keine Freistellungsbescheinigungen nach § 48b EStG aus; ausgestellt werden sie nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG vom für den Leistenden zuständigen Finanzamt (Stand: 5. Oktober 2026).

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