Freistellungsbescheinigung und § 13b-Bescheinigung: Warum Reverse-Charge den Steuerabzug nicht ersetzt

Die Rechnung des Trockenbauers liegt auf dem Tisch. Kein Umsatzsteuerbetrag, unten der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. In der Buchhaltung hängt die Bescheinigung des eigenen Finanzamts nach § 13b UStG, gültig bis 2028. Der Bauleiter gibt frei, und das Häkchen bei „Bescheinigung liegt vor“ setzt jemand aus Gewohnheit.

Geprüft wurde damit das falsche Papier. Für die 15 Prozent Bauabzugsteuer zählt nicht die Bescheinigung des Auftraggebers, sondern die des Nachunternehmers. Im Betrieb heißen beide oft nur „die Bescheinigung“. Da beginnt das Problem.

Was unterscheidet die Freistellungsbescheinigung von der Bescheinigung nach § 13b UStG?

Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG erteilt das Finanzamt dem Nachunternehmer auf dessen Antrag; sie befreit den Auftraggeber vom Steuerabzug, wenn sie im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist. Die Bescheinigung nach § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG erteilt das Finanzamt dem Auftraggeber; mit ihr ist davon auszugehen, dass er die Umsatzsteuer für bezogene Bauleistungen schuldet.

Die beiden Papiere stammen aus zwei Gesetzen. Die Freistellungsbescheinigung gehört zum Einkommensteuergesetz und sichert die Steuer des Nachunternehmers. Die § 13b-Bescheinigung gehört zum Umsatzsteuergesetz und verlagert die Schuld der Umsatzsteuer auf den Auftraggeber. Wer im Betrieb von Reverse-Charge spricht, meint nur die zweite.

Das kleine Wort „ihm“ trägt den ganzen Satz. Die Bescheinigung bekommt der Leistungsempfänger, also der Betrieb, der die Bauleistung einkauft. Beim Generalunternehmer ist das der Generalunternehmer selbst, nicht sein Estrichleger und nicht sein Elektriker.

Wer bekommt welche Bescheinigung, und wer legt sie wem vor?

Die Freistellungsbescheinigung beantragt der Nachunternehmer bei dem für ihn zuständigen Finanzamt und legt sie nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG dem Auftraggeber vor. Die § 13b-Bescheinigung erteilt das zuständige Finanzamt dem Auftraggeber selbst. Beide Papiere laufen in entgegengesetzter Richtung durch die Auftragskette, und jedes beantwortet eine andere Steuerfrage.

Für die Freistellungsbescheinigung gibt es einen Prüfweg, der nicht am Papier hängt. Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) speichert die Bescheinigungsdaten und gibt dem Leistungsempfänger nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG auf elektronische Abfrage Auskunft. Wie das praktisch aussieht, beschreibt unser Beitrag zur Abfrage der Freistellungsbescheinigung beim Bundeszentralamt für Steuern.

Für die eigene § 13b-Bescheinigung enthält § 13b UStG keine solche Abfrageregel. Das hat praktische Folgen. Schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer, muss der Nachunternehmer nach § 14a Abs. 5 UStG eine Rechnung mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ausstellen. Kennt er den Grund nicht, rechnet er womöglich mit Umsatzsteuer ab. Sinnvoll ist deshalb, ihm eine Kopie der eigenen Bescheinigung mit dem Auftrag zu übergeben.

Welcher Stichtag gilt für welche Bescheinigung?

Die Freistellungsbescheinigung muss nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig sein, also am Zahltag. Die § 13b-Bescheinigung muss nach § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG im Zeitpunkt der Ausführung des Umsatzes gültig sein. Zwischen Ausführung und Zahlung liegen auf der Baustelle oft Wochen, manchmal ein Jahreswechsel.

Ein Beispiel aus dem Bauablauf. Der Estrichleger arbeitet im November, die Schlussrechnung über 12.000 Euro netto wird im Januar bezahlt. Für die Umsatzsteuer zählt der November: War die § 13b-Bescheinigung des Auftraggebers in diesem Monat gültig, greift die Vermutung aus dem Gesetz. Für die Bauabzugsteuer zählt der Januar. Läuft die Freistellungsbescheinigung des Estrichlegers am 31. Dezember aus, muss der Auftraggeber im Januar einbehalten, sofern die Jahresgrenze aus § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG überschritten ist. Gilt für ihn die Grenze von 5.000 Euro nach Nr. 2, überschreitet schon die Schlusszahlung sie: Gegenleistung 14.280 Euro, Abzug 2.142 Euro, Überweisung an den Estrichleger 9.858 Euro. Unterbleibt der Einbehalt, haftet der Auftraggeber nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG für die 2.142 Euro.

Auch die Laufzeiten folgen verschiedenen Regeln. Die § 13b-Bescheinigung ist kraft Gesetzes auf längstens drei Jahre befristet, und ein Widerruf oder eine Rücknahme wirkt bei ihr allein nach vorn. § 48b EStG nennt für die Freistellungsbescheinigung keine Höchstdauer, verlangt aber in Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 die Angabe der Geltungsdauer. Ein Enddatum steht also auf beiden Papieren. An jedem hängt eine andere Steuer.

Muss der Auftraggeber Bauabzugsteuer einbehalten, wenn er die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet?

Ja, wenn am Zahltag keine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt und die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich mehr beträgt als 15.000 Euro (Auftraggeber mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG) beziehungsweise 5.000 Euro in den übrigen Fällen. § 13b UStG verlagert die Umsatzsteuer, nicht den Steuerabzug nach § 48 EStG.

Hier liegt der Rechenfehler, der Geld kostet. Weil auf der Rechnung keine Umsatzsteuer steht, liegt es nahe, die 15 Prozent vom Nettobetrag zu rechnen. § 48 Abs. 3 EStG definiert die Gegenleistung aber als „das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer“. Der I. Senat des Bundesfinanzhofs hat im Urteil vom 7. November 2019 (I R 46/17) daraus abgeleitet, dass es nicht darauf ankommt, wer die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet. Das Gesetz sagt „zuzüglich“, nicht „einschließlich“.

Die Zahlen dazu, fertig gerechnet. Der Trockenbauer stellt 40.000 Euro netto ohne Umsatzsteuer in Rechnung. Die Gegenleistung beträgt 47.600 Euro: 40.000 Euro Entgelt plus 7.600 Euro Umsatzsteuer, die der Auftraggeber nach § 13b UStG selbst schuldet. Der Steuerabzug von 15 Prozent darauf beträgt 7.140 Euro. Auf das Konto des Trockenbauers gehen 32.860 Euro.

Wer vom Nettobetrag rechnet, führt 6.000 Euro ab, und es fehlen 1.140 Euro. Nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG haftet der Leistungsempfänger für einen „nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag“. Die Enthaftung nach Satz 2 setzt voraus, dass im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorlag, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Satz 3 nimmt dieses Vertrauen, wenn die Bescheinigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde und ihm das bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit unbekannt war. Ohne Freistellungsbescheinigung gibt es keine Enthaftung über Satz 2.

Die Freistellungsbescheinigung kommt vom Nachunternehmer und entscheidet über die 15 Prozent. Die § 13b-Bescheinigung gehört dem Auftraggeber und entscheidet über die Umsatzsteuer. Zwei Papiere, zwei Richtungen, zwei Stichtage.Dominik Lederer, BeKlaro

Warum genügt die Einordnung für die Umsatzsteuer nicht für die Bauabzugsteuer?

Beide Gesetze knüpfen an Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken an. Planungs- und Überwachungsleistungen nimmt § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG ausdrücklich aus; für § 48 EStG sieht das BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022 (Rn. 6) ausschließlich planerische Leistungen und reine Bauüberwachung ebenfalls nicht als Bauleistungen an. Verschieden sind der Umgang mit Fehleinschätzungen und das entlastende Papier.

Bei der Umsatzsteuer hilft eine Regel für Fehleinschätzungen. Nach § 13b Abs. 5 Satz 8 UStG gilt der Leistungsempfänger auch dann als Steuerschuldner, wenn beide Seiten in Zweifelsfällen übereinstimmend von einer Bauleistung ausgegangen sind, obwohl das nach objektiven Kriterien nicht zutraf, sofern dadurch keine Steuerausfälle entstehen. Eine Regel für übereinstimmende Einordnungen enthalten die §§ 48 und 48a EStG nicht.

Bei der Bauabzugsteuer entlasten andere Dinge: eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung und die zwei Jahresbeträge, unter denen nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG kein Abzug nötig ist. Die Umsatzsteuer verzeiht eine gemeinsame Fehleinschätzung unter Bedingungen. Der Steuerabzug fragt nur nach dem Papier am Zahltag.

Was gilt, wenn die eigene § 13b-Bescheinigung abgelaufen ist?

Dann fehlt die gesetzliche Vermutung des § 13b Abs. 5 Satz 2 UStG. Ob der Auftraggeber trotzdem Steuerschuldner ist, hängt daran, ob er nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt; die Bescheinigung belegt das, sie ist nicht die Voraussetzung selbst. Auf die Bauabzugsteuer wirkt sich der Ablauf nicht aus, dort entscheiden Freistellungsbescheinigung und Betragsgrenzen.

Der Gesetzestext stellt auf den Unternehmer ab, „der nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt“, und lässt die Bescheinigung nur darauf schließen. Ein Betrieb, dessen Bescheinigung im März ausläuft, verliert damit nicht automatisch die Steuerschuldnerschaft, wohl aber den einfachen Beleg dafür. Welche Folge das für laufende Aufträge hat, beurteilt der Steuerberater. Der Bauleiter sollte nur wissen, dass es diese Frage gibt.

Die Pflicht zum Steuerabzug nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG knüpft dagegen an den Leistungsempfänger als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder als juristische Person des öffentlichen Rechts an. Ob er selbst Bauleistungen erbringt, spielt dort keine Rolle. Eine Ausnahme kennt Satz 2 für Vermieter von nicht mehr als zwei Wohnungen, bezogen auf Bauleistungen für diese Wohnungen.

Was prüft BeKlaro bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer, und was nicht?

BeKlaro überwacht, ob die Freistellungsbescheinigung eines Nachunternehmers am Zahltag gültig ist, und zwar unabhängig davon, ob dessen Rechnung Umsatzsteuer ausweist. Ob der eigene Betrieb die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet, beantwortet BeKlaro nicht. Diese Frage bleibt beim Betrieb und seinem Steuerberater.

Das System erfasst die Freistellungsbescheinigung, führt ihr Enddatum und meldet einen Ablauf vor der nächsten Zahlung. Ob auf der Rechnung Umsatzsteuer steht, ändert an dieser Meldung nichts, denn § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG fragt nach der Gültigkeit am Zahltag und nicht nach dem Rechnungsformat. Im Beispiel des Estrichlegers kommt die Meldung über den Ablauf zum 31. Dezember vor der Schlusszahlung im Januar. Unklare Fälle, etwa eine Bescheinigung mit abweichender Steuernummer, kontrolliert unser Team ab dem Tarif Starter, bevor eine Statusmeldung rausgeht.

Den Abzug rechnet der Betrieb selbst, und dort liegt der teurere Fehler dieses Themas. Bemessungsgrundlage ist auch bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer das Entgelt zuzüglich der Umsatzsteuer, die der Auftraggeber nach § 13b UStG schuldet: beim Estrichleger 14.280 Euro, nicht 12.000 Euro.

BeKlaro erstellt keine Rechnungen, keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Anmeldung der Bauabzugsteuer. Es übernimmt keinen Einbehalt und damit auch nicht dessen Berechnung vom Bruttowert, und das System entscheidet nicht, ob Ihr Betrieb nachhaltig Bauleistungen erbringt. Eine Überwachung von Bescheinigungen ersetzt keine Steuerberatung.