Neue Freistellungsbescheinigung anfordern: Wann der Auftraggeber beim Nachunternehmer nachfragen sollte

26. September 2026 Entscheidungshilfe 14 Min. Lesezeit zuletzt aktualisiert 1. Oktober 2026

Kurz gesagt

Die Folgebescheinigung ist eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, die das Finanzamt nach Rn. 36 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 auf Antrag des Nachunternehmers sechs Monate vor dem Ablauf der alten erteilen kann und deren Geltungsdauer an die bisherige anknüpft.

Wird die neue Bescheinigung ohne diesen Hinweis oder zu spät beantragt, gilt sie nach Rn. 35 erst ab dem Tag der Ausstellung. Zahlungen in der Lücke unterliegen dem Steuerabzug, wenn die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro übersteigt, bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen des Auftraggebers 15.000 Euro: Aus 18.000 Euro netto mit Abrechnung nach § 13b UStG werden 21.420 Euro Gegenleistung und 3.213 Euro Abzug. Die Nachfrage beim Nachunternehmer gehört deshalb in das Sechs-Monats-Fenster vor dem Enddatum.

Muss der Auftraggeber die neue Freistellungsbescheinigung selbst anfordern?

Eine Nachfragepflicht kennt das Gesetz nicht. Nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG entfällt der Steuerabzug nur mit einer am Zahltag gültigen Freistellungsbescheinigung oder wenn die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt, bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen des Auftraggebers 15.000 Euro. Sonst zieht der Auftraggeber 15 Prozent ab und haftet nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG.

„Der schickt die neue schon, wenn die alte abläuft.“ So klingt der Einwand. Er ist nicht unvernünftig. Wer seit Jahren mit demselben Trockenbauer arbeitet, erwartet, dass der seine Papiere selbst im Blick hat.

Ein Beispiel, die Zahlen sind angenommen. Die Freistellungsbescheinigung eines Trockenbauers läuft am 31. Oktober 2026 ab. Die nächste Abschlagsrechnung über 18.000 Euro netto soll am 5. November raus. Der Trockenbauer hat noch nichts beantragt. Das Enddatum steht in seinem Ordner, und in seinem Büro schaut im Oktober niemand hinein.

Das Gesetz fragt am Zahltag nur, ob eine gültige Bescheinigung vorliegt. Die Haftung für einen fehlenden Abzug trifft den Auftraggeber, und zwar mit einer klar umrissenen Ausnahme:

§ 48a Abs. 3 Satz 1 und 2 EStG

„Der Leistungsempfänger haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte.“

Die Ausnahme in Satz 2 setzt also voraus, dass am Zahltag überhaupt eine Bescheinigung da war. Lag keine vor, ist die Haftung nach Rn. 70 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 grundsätzlich unabhängig von einem Verschulden des Auftraggebers. Die Verwaltung stützt das auf das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 7. November 2019, I R 46/17. Die neue Bescheinigung beantragt der Nachunternehmer, am Zahltag braucht sie der Auftraggeber.

Ab wann kann der Nachunternehmer eine Folgebescheinigung beantragen?

Nach Rn. 36 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 kann das Finanzamt sechs Monate vor dem Ablauf einer Freistellungsbescheinigung auf Antrag des Nachunternehmers eine Folgebescheinigung erteilen, deren Geltungsdauer an die bisherige anknüpft. Beantragt er früher oder geht aus dem Antrag nicht hervor, dass er eine Folgebescheinigung wünscht, gilt die neue Bescheinigung ab dem Tag der Ausstellung.

Für den Kalender heißt das: Ein halbes Jahr vor dem Enddatum ist eine Nachfrage nicht verfrüht. Sie liegt genau in dem Fenster, in dem das Finanzamt eine Anschlussbescheinigung ohne Lücke ausstellen kann.

Die Randnummer hat zwei Einschränkungen. Erstens ist die Randnummer als Kann-Regel formuliert. Auch die Folgebescheinigung ist eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, und die erteilt das Finanzamt nach Abs. 1 Satz 1 nur, wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint und ein inländischer Empfangsbevollmächtigter bestellt ist. Zweitens muss der Antrag erkennen lassen, dass eine Folgebescheinigung gewünscht ist. Fehlt dieser Hinweis, beginnt die neue Bescheinigung am Tag der Ausstellung, und die Anknüpfung an die alte entfällt.

Wie lange eine Bescheinigung läuft, steht auf ihr selbst. § 48b Abs. 3 Nr. 2 EStG macht die Geltungsdauer zur Pflichtangabe. Nach Rn. 35 des BMF-Schreibens erteilt das Finanzamt sie auf bestimmte Zeit, längstens für drei Jahre, oder bezogen auf einen bestimmten Auftrag; auch die auftragsbezogene ist befristet.

Was gilt, wenn die neue Bescheinigung erst nach dem Zahltag eintrifft?

Nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 gilt eine Freistellungsbescheinigung ab dem Tag ihrer Ausstellung, nur die Folgebescheinigung knüpft an die alte an. Lag am Zahltag keine gültige Bescheinigung vor, bleibt die Abzugspflicht nach Rn. 45 auch bei späterer Vorlage bestehen. Nach Rn. 73 soll eine Haftung unterbleiben, wenn die nachgereichte Bescheinigung schon am Zahltag gültig war.

Zurück zum Trockenbauer. Er beantragt Anfang November, ohne das Wort Folgebescheinigung. Die neue Bescheinigung wird am 12. November ausgestellt und gilt ab diesem Tag. Die Zahlung vom 5. November fällt in die Lücke.

Für diese Zahlung rechnet der Auftraggeber so: Die Abschlagsrechnung lautet auf 18.000 Euro netto, abgerechnet nach § 13b UStG. Nach § 48 Abs. 3 EStG ist die Gegenleistung das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, und Rn. 79 des BMF-Schreibens stellt klar, dass das auch gilt, wenn der Auftraggeber selbst die Umsatzsteuer schuldet. Die Gegenleistung beträgt damit 21.420 Euro, der Steuerabzug 3.213 Euro. An den Trockenbauer gehen 14.787 Euro, an sein Finanzamt 3.213 Euro.

Früh zu fragen kostet eine E-Mail. Zu spät zu fragen kostet 15 Prozent der nächsten Rate: beim Nachunternehmer, wenn einbehalten wird, beim Auftraggeber, wenn nicht.Dominik Lederer, BeKlaro

Die Soll-Vorschrift in Rn. 73 betrifft nur die Haftung und erlaubt nicht, ohne Bescheinigung auszuzahlen. Sie greift nur, wenn die nachgereichte Bescheinigung schon am Zahltag galt. Ob das so ist, steht erst auf dem Papier, das noch nicht da ist. Wer darauf setzt, entscheidet über eine Zahlung mit einer Unbekannten.

Was gehört in das Anschreiben an den Nachunternehmer?

Vier Angaben tragen das Anschreiben: das Enddatum der vorliegenden Freistellungsbescheinigung, der nächste geplante Zahltag, die Bitte, beim Finanzamt ausdrücklich eine Folgebescheinigung zu beantragen, und der Hinweis, was ohne gültige Bescheinigung mit der Zahlung geschieht. Eine Kopie der neuen Bescheinigung per E-Mail genügt nach Rn. 41 des BMF-Schreibens, außer bei auftragsbezogenen Bescheinigungen.

Für einen Nachunternehmer, dessen Aufträge im Jahr über der Betragsgrenze liegen, kann das schlicht so klingen: „Ihre Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG gilt bis zum 31. Oktober 2026. Unsere nächste Abschlagszahlung an Sie ist für den 5. November geplant. Bitte beantragen Sie bei Ihrem Finanzamt eine Folgebescheinigung und schicken Sie uns eine Kopie, sobald sie vorliegt. Liegt uns am Zahltag keine gültige Bescheinigung vor, müssen wir 15 Prozent der Gegenleistung einbehalten und an Ihr Finanzamt abführen.“

Die 15 Prozent aus dem letzten Satz sind für den Nachunternehmer nicht verloren, er kann sie unter den Voraussetzungen des § 48c EStG anrechnen oder erstatten lassen. Liquidität kosten sie ihn trotzdem, und das ist das Argument, das in einem Handwerksbüro ankommt.

Eine Bescheinigung, die auf einen bestimmten Auftrag beschränkt ist, wird dem Auftraggeber nach Rn. 41 vom Nachunternehmer ausgehändigt. In allen übrigen Fällen genügt eine Kopie, ausgehändigt oder elektronisch übermittelt.

Wie prüft der Auftraggeber die eingegangene Bescheinigung?

Nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 soll sich der Auftraggeber vergewissern, dass die Freistellungsbescheinigung ein Dienstsiegel und eine Sicherheitsnummer trägt. Die Gültigkeit bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern nach § 48b Abs. 6 EStG auf elektronische Abfrage. Wer die Gültigkeit am Zahltag so oder beim Finanzamt geprüft hat, handelt in der Regel nicht grob fahrlässig.

Für die Abfrage braucht der Betrieb einen eingerichteten Zugang. Welche Angaben sie verlangt, beschreibt unser Beitrag darüber, was die Abfrage im EIBE-Portal bestätigt und was offen bleibt.

Dieselbe Randnummer enthält auch den Satz: „Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung besteht nicht.“ Das Enddatum hebt dieser Satz nicht auf. § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG befreit nur, wenn die Bescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist, und wann sie endet, steht auf ihr. Der Blick auf das Datum vor der Zahlung ist deshalb der Abgleich, den das Gesetz selbst voraussetzt.

Lesen Sie außerdem die Zeile zum Umfang. § 48b Abs. 3 Nr. 3 EStG verlangt die Angabe des Umfangs der Freistellung und, wenn sie nur für bestimmte Bauleistungen gilt, des Leistungsempfängers. Eine auftragsbezogene Bescheinigung für das Nachbarprojekt trägt die Zahlung für Ihr Projekt nicht.

Was tut der Auftraggeber, wenn am Zahltag keine gültige Bescheinigung vorliegt?

Übersteigt die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro, bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen des Auftraggebers 15.000 Euro, behält der Auftraggeber 15 Prozent ein. Anmeldung und Abführung an das Finanzamt des Nachunternehmers folgen nach § 48a Abs. 1 EStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats, die Abrechnung mit dem Nachunternehmer nach § 48a Abs. 2 EStG.

§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG verlangt einen Steuerabzug von 15 Prozent. Den ganzen Werklohn zurückzuhalten, sieht die Vorschrift nicht vor. Ob sich ein Zahltag verschieben lässt, bis die Bescheinigung da ist, regelt der Bauvertrag.

Bei BeKlaro geht die Erinnerung an den Nachunternehmer. Er schickt den Nachweis per E-Mail oder WhatsApp, das System prüft ihn, Zweifelsfälle kontrolliert unser Team. Erst wenn nichts kommt, meldet sich BeKlaro beim Betrieb.

Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Anmeldung nach dem Merkblatt des Bundeszentralamts für Steuern elektronisch über ELSTER; auf Papier nur, wenn das Finanzamt nach § 48a Abs. 1 Satz 2 EStG auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten darauf verzichtet. Die Abrechnung nach § 48a Abs. 2 EStG nennt Name und Anschrift des Nachunternehmers, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag, die Höhe des Abzugs und das Finanzamt der Anmeldung.

Beantragen muss die Folgebescheinigung der Nachunternehmer selbst, und wann das Finanzamt sie ausstellt, entscheidet keiner von uns. Einbehalt, Anmeldung und Abführung bleiben Sache des Betriebs.

Aktualisiert am 1. Oktober 2026

Der Abschnitt zum fehlenden Nachweis am Zahltag nennt die Grenze des Verfahrens jetzt in einem eigenen Absatz am Schluss (zuvor im selben Absatz wie die Beschreibung von BeKlaro). Mehrere Absätze sind umformuliert. Fundstellen und Rechtsaussagen bleiben unverändert.

Wer sorgt dafür, dass die neue Bescheinigung vor dem Zahltag vorliegt?

Merkmal	Warten auf den Nachunternehmer	Ordner und Excel-Liste	BeKlaro
Zeitpunkt der Prüfung	Erst wenn eine neue Bescheinigung eingeht oder die Rate schon überwiesen ist	Wenn jemand die Spalte mit den Enddaten rechtzeitig vor dem Zahllauf liest	Vor jeder Zahlung, weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG auf die Gültigkeit am Zahltag abstellt
Verhalten bei Ablauf während der Zusammenarbeit	Der Ablauf fällt oft erst auf, wenn die nächste Abschlagszahlung bereits draußen ist	Das Enddatum steht in der Liste, eine Nachfrage beim Nachunternehmer löst es nicht aus	Die Erinnerung geht an den Nachunternehmer, bleibt der Nachweis aus, meldet sich BeKlaro beim Betrieb
Aufwand im Betrieb je Nachunternehmer	Kein Aufwand bis zum Ablauf, danach Nachfragen unter Zeitdruck kurz vor dem Zahltag	Enddaten pflegen, Termine setzen und jede Nachfrage selbst schreiben und nachhalten	Einmal anlegen, den neuen Nachweis schickt der Nachunternehmer per E-Mail oder WhatsApp
Belegbarkeit gegenüber Prüfern	Belegt ist nur, was eingegangen ist, nicht bei welcher Zahlung es vorlag	Belegt ist der Stand der letzten Pflege, nicht zwingend der Stand am Zahltag	Eingang und Prüfung jedes Nachweises sind mit Datum hinterlegt, Zweifelsfälle kontrolliert unser Team

Wie Sie eine neue Freistellungsbescheinigung in fünf Schritten vor dem Ablauf beschaffen

Die alte Bescheinigung endet, die Zusammenarbeit läuft weiter. Diese fünf Schritte führen vom Enddatum zu einer Zahlung, die ohne Lücke freigestellt ist, oder zu einem sauberen Einbehalt.

Enddatum und nächsten Zahltag nebeneinanderlegen. Lesen Sie die Geltungsdauer ab, die § 48b Abs. 3 Nr. 2 EStG als Pflichtangabe vorschreibt, und notieren Sie den nächsten geplanten Zahltag daneben. Liegt der Zahltag hinter dem Enddatum, braucht dieser Nachunternehmer vor der Überweisung eine neue Bescheinigung.
Den Nachunternehmer im Sechs-Monats-Fenster anschreiben. Schreiben Sie ihn an, sobald die letzten sechs Monate vor dem Enddatum beginnen. In diesem Zeitraum kann das Finanzamt nach Rn. 36 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 eine Anschlussbescheinigung erteilen, deren Laufzeit an die Geltungsdauer der alten anknüpft, sofern der Antrag das erkennen lässt.
Vier Angaben ins Anschreiben nehmen. Nennen Sie Enddatum, nächsten Zahltag, die Bitte um eine Folgebescheinigung und die Folge einer fehlenden Vorlage. Rechnen Sie dem Nachunternehmer den Abzug vor: Eine Abschlagsrechnung über 12.000 Euro netto ergibt mit Umsatzsteuer 14.280 Euro Gegenleistung, davon gehen 2.142 Euro an sein Finanzamt.
Die eingegangene Bescheinigung prüfen. Achten Sie auf Dienstsiegel und Sicherheitsnummer, wie es Rn. 72 des BMF-Schreibens nennt, und auf den Umfang nach § 48b Abs. 3 Nr. 3 EStG. Lassen Sie die Gültigkeit vor der Zahlung beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch bestätigen.
Ohne gültige Bescheinigung einbehalten und anmelden. Liegt am Zahltag nichts Gültiges vor und ist die Jahresgrenze überschritten, ziehen Sie 15 Prozent der Gegenleistung ab. Melden Sie den Betrag bis zum zehnten Tag des Folgemonats über ELSTER an, führen Sie ihn an das Finanzamt des Nachunternehmers ab und erteilen Sie ihm die Abrechnung nach § 48a Abs. 2 EStG.

Häufige Fragen

Muss der Nachunternehmer die neue Freistellungsbescheinigung von sich aus schicken?

Der Steuerabzug entfällt nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG nur, wenn der Nachunternehmer eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt oder die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt, bei einem Auftraggeber mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG 15.000 Euro. Fehlt die Bescheinigung darüber, haftet der Auftraggeber nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG für den nicht abgeführten Betrag. Die Entlastung nach Satz 2 setzt voraus, dass am Zahltag eine Bescheinigung vorgelegen hat.

Wann kann ein Nachunternehmer eine Folgebescheinigung beantragen?

Nach Rn. 36 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 kann das Finanzamt sechs Monate vor dem Ablauf auf Antrag eine Folgebescheinigung erteilen, deren Geltungsdauer an die bisherige anknüpft. Wird früher beantragt oder geht aus dem Antrag nicht hervor, dass eine Folgebescheinigung gewünscht ist, gilt die neue Bescheinigung ab dem Tag der Ausstellung.

Gilt eine nach dem Zahltag ausgestellte Freistellungsbescheinigung rückwirkend?

Eine Freistellungsbescheinigung gilt nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 ab dem Tag der Ausstellung; nur eine Folgebescheinigung nach Rn. 36 knüpft an die alte an. Lag am Zahltag keine gültige Bescheinigung vor, bleibt die Abzugspflicht nach Rn. 45 bestehen. Nach Rn. 73 soll eine Haftung unterbleiben, wenn eine nachgereichte Bescheinigung schon im Zeitpunkt der Zahlung gültig war.

Reicht eine Kopie der Freistellungsbescheinigung per E-Mail?

Ja, außer bei einer auftragsbezogenen Bescheinigung. Nach Rn. 41 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 wird eine auf einen bestimmten Auftrag beschränkte Freistellungsbescheinigung dem Auftraggeber vom Nachunternehmer ausgehändigt, in den übrigen Fällen genügt eine ausgehändigte oder elektronisch übermittelte Kopie.

Muss der Auftraggeber die Freistellungsbescheinigung regelmäßig prüfen?

Nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 besteht keine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung; geprüft werden soll die vorgelegte Bescheinigung auf Dienstsiegel und Sicherheitsnummer. Vom Steuerabzug befreit sie nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG aber nur, solange sie im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist, und ihre Geltungsdauer steht nach § 48b Abs. 3 Nr. 2 EStG auf der Bescheinigung.

Transparenz-Hinweis

Dieser Beitrag erklärt Rechtslage und Prüfpraxis allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist immer die konkrete Vertrags- und Auftragslage. Stand der Angaben: 1. Oktober 2026.

Zitierfähige Kernfakten:

Nach Rn. 36 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 kann das Finanzamt sechs Monate vor dem Ablauf einer Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG auf Antrag des Nachunternehmers eine Folgebescheinigung erteilen, deren Geltungsdauer an die bisherige anknüpft.
Eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG gilt nach Rn. 35 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 ab dem Tag der Ausstellung; wird sie mehr als sechs Monate vor dem Ablauf oder ohne Hinweis auf eine Folgebescheinigung beantragt, gilt sie nach Rn. 36 ebenfalls ab Ausstellung.
Lag dem Auftraggeber am Zahltag keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, bleibt die Abzugspflicht nach Rn. 45 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 auch bei späterer Vorlage bestehen; nach Rn. 73 soll die Haftung unterbleiben, wenn die nachgereichte Bescheinigung schon am Zahltag gültig war.
Bei einer Abschlagsrechnung über 18.000 Euro netto mit Abrechnung nach § 13b UStG beträgt die Gegenleistung nach § 48 Abs. 3 EStG und Rn. 79 des BMF-Schreibens 21.420 Euro und der Steuerabzug nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG 3.213 Euro.
Nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 besteht keine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung; wer ihre Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt geprüft hat, handelt in der Regel nicht grob fahrlässig. Stand: 26. September 2026.

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