Sicherheitseinbehalt auszahlen: warum Jahre nach der Abnahme noch einmal Bauabzugsteuer fällig werden kann

Muss der Auftraggeber auf die Auszahlung eines Sicherheitseinbehalts Bauabzugsteuer abziehen?

Ja. Nach Rn. 80 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 ist auch die nachträgliche Auszahlung eines Sicherheitseinbehalts eine Gegenleistung. Der Auftraggeber zieht 15 Prozent ab, wenn am Auszahlungstag keine gültige Freistellungsbescheinigung des Nachunternehmers vorliegt und die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro übersteigt, bei ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen des Auftraggebers 15.000 Euro.

Angenommen, es ist Juni 2026, in der Buchhaltung eines Generalunternehmers. Auf dem Tisch liegt eine Freigabe über 10.000 Euro. Rohbau, Abnahme im Juni 2021, fünf Jahre Einbehalt, keine Mängel offen. Der Bauleiter von damals ist nicht mehr im Betrieb. In der Akte liegt eine Freistellungsbescheinigung aus dem Februar 2020.

Die Überweisung wirkt wie das Ende eines alten Auftrags. Steuerlich ist sie eine neue Zahlung. Die Finanzverwaltung sagt das ausdrücklich:

Das folgt aus der Mechanik des Gesetzes. Die Pflicht zum Steuerabzug entsteht in dem Zeitpunkt, in dem die Gegenleistung abfließt, und das gilt nach Rn. 63 desselben Schreibens ausdrücklich auch für Teilbeträge. Der Einbehalt ist ein solcher Teilbetrag. Er fließt nur später.

Eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs oder eines Finanzgerichts, die sich gezielt mit dem ausgezahlten Einbehalt befasst, haben wir bis zum 25. September 2026 nicht gefunden. Die Randnummer ist eine Verwaltungsanweisung. Sie bindet das Finanzamt, das über Ihre Haftung entscheidet.

Warum trägt die Freistellungsbescheinigung vom Auftragsbeginn die späte Auszahlung nicht?

§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG verlangt eine Freistellungsbescheinigung, die im Zeitpunkt der Gegenleistung gültig ist. Auf bestimmte Zeit erteilt das Finanzamt sie nach Rn. 35 des BMF-Schreibens längstens für drei Jahre, eine auftragsbezogene ist ebenfalls befristet. Mängelansprüche an einem Bauwerk verjähren nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 BGB erst fünf Jahre nach der Abnahme.

Die Geltungsdauer steht auf jeder Bescheinigung, § 48b Abs. 3 Nr. 2 EStG schreibt sie als Pflichtangabe vor. Die Obergrenze von drei Jahren steht dagegen nicht im Gesetz, sondern in Rn. 35 des BMF-Schreibens, und dort gilt sie für die Bescheinigung auf bestimmte Zeit. Die zweite Variante derselben Randnummer, die Bescheinigung für einen bestimmten Auftrag, ist an diese Formel nicht gebunden. Für die Praxis heißt das: Eine zeitraumbezogene Bescheinigung, die im Februar 2020 vorlag, galt spätestens bis Februar 2023. Eine auftragsbezogene gilt bis zu dem Datum, das auf ihr steht.

Wann der Einbehalt zurückfließt, bestimmt der Bauvertrag. Bindet er die Rückgabe an das Ende der Verjährungsfrist, liegen zwischen Vergabe und Auszahlung mehr als fünf Jahre. Sieht er eine kürzere Frist vor, kann die alte Bescheinigung noch laufen. Dann entscheidet das Enddatum auf dem Papier.

Für jede Abschlagszahlung gilt der Zahltag ohnehin als eigener Prüfzeitpunkt, wie der Beitrag zu Abschlagszahlungen und Bauabzugsteuer zeigt. Beim Einbehalt liegen zwischen Vergabe und Zahltag oft Jahre.

Ein Sicherheitseinbehalt ist Geld, das Sie dem Nachunternehmer schulden. Wenn es fließt, ist Zahltag. Und am Zahltag zählt die Bescheinigung, die heute gilt.Dominik Lederer, BeKlaro

Wie viel Bauabzugsteuer fällt auf einen ausgezahlten Einbehalt an?

Die Bauabzugsteuer beträgt 15 Prozent der Gegenleistung, und Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Das gilt nach Rn. 79 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 auch, wenn der Auftraggeber die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet. Auf einen Nettoeinbehalt von 10.000 Euro entfallen so 1.785 Euro.

Die Rechnung im Beispiel, mit einer Annahme: Der Vertrag bemisst den Einbehalt mit 5 Prozent der Nettoabrechnungssumme, und der Nachunternehmer rechnet als Bauleister nach § 13b UStG netto ab. Bei einer Schlussrechnung über 200.000 Euro netto beträgt der Einbehalt 10.000 Euro. Zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer ergibt das eine Gegenleistung von 11.900 Euro. Davon 15 Prozent sind 1.785 Euro Bauabzugsteuer. An den Nachunternehmer gehen 8.215 Euro.

Die Umsatzsteuer taucht auf der Überweisung an den Nachunternehmer gar nicht auf. Für den Abzug zählt sie trotzdem mit.

Die 1.785 Euro meldet der Auftraggeber bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Auszahlungsmonats elektronisch an (§ 48a Abs. 1 Satz 1 EStG). Zum selben Tag wird der Betrag fällig und geht an das für den Nachunternehmer zuständige Finanzamt (§ 48a Abs. 1 Satz 3 EStG). Nach Rn. 65 des BMF-Schreibens gehört die Bauleistung in die Anmeldung, mit Art der Tätigkeit und Projekt; eine Auftrags- oder Rechnungsnummer allein genügt nicht. Bei einem Projekt aus dem Jahr 2021 heißt das: die alte Akte aufschlagen.

Welche Betragsgrenze gilt für den ausgezahlten Einbehalt?

Ohne gültige Freistellungsbescheinigung entfällt der Abzug nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG nur, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt. Führt der Auftraggeber ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus, liegt die Grenze bei 15.000 Euro. Satz 2 rechnet alle Bauleistungen dieses Nachunternehmers zusammen.

Für einen Generalunternehmer mit steuerpflichtigen Umsätzen gilt die Grenze von 5.000 Euro. Die 11.900 Euro aus dem Beispiel liegen darüber, und zwar schon ohne jede weitere Zahlung an denselben Nachunternehmer im selben Jahr.

Offen ist ein Detail, das kleine Einbehalte betrifft. Rn. 80 nennt die Bagatellgrenze ausdrücklich, sagt aber nicht, wie sie bei einem Einbehalt aus einem Auftrag früherer Jahre zu rechnen ist. Wer einen Abzug unterlassen will, weil ein kleiner Einbehalt allein unter 5.000 Euro bleibt, klärt das vorher mit seinem Steuerberater. Auf diese Lücke bauen wir keine Empfehlung.

Was gilt, wenn der Nachunternehmer die aktuelle Bescheinigung erst nach der Auszahlung schickt?

Nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG haftet der Auftraggeber für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Nach Rn. 73 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 soll das Finanzamt ihn nicht in Anspruch nehmen, wenn ihm nachträglich eine schon am Zahltag gültige Freistellungsbescheinigung eingereicht wird. Eine erst später ausgestellte Bescheinigung genügt dafür nicht.

Das ist der Normalfall bei alten Einbehalten. Der Nachunternehmer hat längst eine neue Bescheinigung, nur hat sie niemand angefordert. Galt sie schon am Zahltag und wird sie nachgereicht, soll das Finanzamt nach Rn. 73 von der Haftung absehen. Hat der Nachunternehmer keine gültige Bescheinigung, etwa weil sein Finanzamt den Steueranspruch für gefährdet hält, bleibt es beim Abzug, sofern die Betragsgrenze überschritten ist.

Die Haftung nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG kennt ihre Gegennorm in Satz 2: Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Eine Bescheinigung, deren Geltungsdauer vor dem Zahltag endete, ist in diesem Zeitpunkt nicht gültig im Sinne von § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG. Die Mappe von 2020 befreit die Überweisung von 2026 deshalb nicht vom Abzug.

Wie prüft BeKlaro die Auszahlung eines Einbehalts, und wo endet die Prüfung?

Der Betrieb legt die Auszahlung des Einbehalts als eigenen Zahltermin an. Das System gleicht davor die Geltungsdauer der vorliegenden Freistellungsbescheinigung mit diesem Tag ab und meldet vor der Freigabe, wenn sie nicht reicht. Ob der Einbehalt fällig ist oder wegen Mängeln verwertet werden darf, entscheidet der Bauvertrag, nicht das System.

Unklare Fälle sieht sich unser Team an, etwa wenn der Nachunternehmer inzwischen umfirmiert hat oder die Forderung abgetreten wurde.

Bei einer Abtretung kommt es nach Rn. 43 des BMF-Schreibens auf die Zahlung an den neuen Gläubiger an, nicht auf den Tag der Abtretung.

Die Prüfung nimmt Ihnen nicht ab, den Auszahlungstermin überhaupt als Zahlung anzulegen. Ein Einbehalt, der nur als Zeile in einer fünf Jahre alten Schlussrechnung steht, taucht in keiner Frist auf. Und die Frage, ob Mängel offen sind, bleibt beim Bauvertrag und bei Ihrem Anwalt.