Seit Jahren derselbe Nachunternehmer: Warum die alte Bescheinigung nicht mehr trägt

Warum schützt eine lange Zusammenarbeit nicht vor der Bauabzugsteuer?

Weil das Gesetz an den Zahltag anknüpft, nicht an die Beziehung. Nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG muss der Steuerabzug nur dann nicht vorgenommen werden, wenn der Leistende eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt oder die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr die dort genannten Beträge voraussichtlich nicht übersteigt. Die Dauer der Zusammenarbeit kommt darin nicht vor.

Der Satz fällt fast immer im gleichen Tonfall, halb erklärend, halb abschließend. Der Meister kennt den Betrieb seit 2014, hat mit ihm drei Hallen und einen Anbau gemacht, und im Ordner liegt eine Bescheinigung. Alles geregelt.

Die Bescheinigung im Ordner ist eine Momentaufnahme. Sie sagt, was an einem bestimmten Tag galt, und sie sagt bis wann. Was sie nicht sagt: ob sie an dem Tag noch gilt, an dem die nächste Abschlagsrechnung bezahlt wird. Genau dieser Tag ist aber der Termin, an dem sich die Abzugspflicht entscheidet.

In der Praxis läuft das nicht auseinander, weil jemand nachlässig wäre. Es läuft auseinander, weil beim ersten Auftrag jemand hingesehen hat und beim vierten niemand mehr einen Anlass sah. Vertrauen ersetzt die Prüfung nicht, es verdrängt nur den Gedanken daran.

Wie lange gilt eine Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG?

So lange, wie es in ihr steht. § 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG zählt die Geltungsdauer zu den Angaben, die in der Bescheinigung stehen müssen. Eine gesetzliche Höchstdauer nennt § 48b EStG nicht. Maßgeblich ist deshalb allein das eingetragene Enddatum, gelesen gegen den Tag der Zahlung.

Das ist eine kleine Feststellung mit großer Wirkung. Wer wissen will, wie lange eine Bescheinigung trägt, findet die Antwort nicht im Gesetz, sondern auf dem Papier selbst. Im Gesetz steht keine Frist, die für alle Bescheinigungen gleich läuft, und es gibt keine Verlängerung, die von allein eintritt.

§ 48b Abs. 3 Satz 1 EStG nennt insgesamt vier Angaben: Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, die Geltungsdauer, den Umfang der Freistellung samt Leistungsempfänger, wenn sie nur für bestimmte Bauleistungen gilt, und das ausstellende Finanzamt. Drei davon liest im Betrieb praktisch jeder. Die zweite überliest fast jeder.

Nummer 3 ist der zweite Stolperstein bei langen Verbindungen. Eine Bescheinigung kann auf bestimmte Bauleistungen beschränkt sein und dann einen Leistungsempfänger benennen. Wer eine solche Bescheinigung für die Zahlung aus einem anderen Vorhaben heranzieht, hält ein Papier in der Hand, dessen Geltungsdauer noch läuft und das seine Zahlung trotzdem nicht deckt.

Wer erfährt, wenn die Bescheinigung eines langjährigen Partners aufgehoben wird?

Nur die Empfänger einer beschränkten Bescheinigung. § 48b Abs. 4 EStG ordnet die Mitteilung an die betroffenen Leistungsempfänger allein für die Bescheinigung an, die nur für bestimmte Bauleistungen gilt. Für die nicht beschränkte Bescheinigung sieht die Vorschrift keine Mitteilung an den Auftraggeber vor.

Das ist der Punkt, an dem ein Gespräch meistens kippt. Die Vorstellung, es käme schon ein Brief, wenn etwas passiert, hält dem Wortlaut nicht stand. Die Aufhebung findet zwischen Finanzamt und Leistendem statt. Der Auftraggeber sitzt bei diesem Vorgang nicht am Tisch.

Der Gesetzgeber hat diese Lücke gesehen und an ihre Stelle etwas anderes gesetzt: eine Auskunft auf Abruf. § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG richtet sie ausdrücklich an den Leistungsempfänger, also an den Auftraggeber. Das ist eine Holschuld, keine Bringschuld. Wer nicht abfragt, erfährt nichts, und das ist keine Panne im Verfahren, sondern seine Bauart.

Daneben steht die Haftungsseite. Nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG haftet der Leistungsempfänger für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Satz 2 nimmt ihn davon aus, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Bescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Satz 3 zieht die Grenze dieses Vertrauens bei Bescheinigungen, die durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurden, sofern dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war. Wie weit eine Rücknahme oder ein Widerruf der Freistellungsbescheinigung zurückwirkt, entscheidet sich an der jeweiligen Aufhebungsnorm.

Eine Bescheinigung im Ordner belegt einen Tag. Bezahlt wird an einem anderen.Dominik Lederer, BeKlaro

Welche Summe löst die Abzugspflicht bei vielen kleinen Rechnungen aus?

Ab 5.000 Euro nach § 48 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG und ab 15.000 Euro nach Nr. 1, wenn der Leistungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt. Satz 2 rechnet alle Bauleistungen für denselben Leistungsempfänger im laufenden Kalenderjahr zusammen.

Lange Verbindungen bestehen selten aus großen Rechnungen. Sie bestehen aus vielen kleinen, die keiner für erwähnenswert hält. Genau diese Summe rechnet Satz 2 zusammen, und zwar über das ganze Kalenderjahr.

Ein Beispiel mit angenommenen Beträgen. Ein Betrieb bezahlt seinem Partner zwölf Monate lang je 400 Euro netto für Kleinreparaturen an bestehenden Gebäuden. Das sind 4.800 Euro netto im Jahr. Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer: Bei 19 Prozent ergeben sich 5.712 Euro. Die Grenze von 5.000 Euro ist damit überschritten, obwohl der Nettobetrag darunter liegt.

Der Fehler ist nicht die Rechnung, sondern die Bezugsgröße. Wer auf den Nettobetrag schaut, bleibt in diesem Beispiel 200 Euro unter der Grenze und fühlt sich sicher. Wer auf die Gegenleistung schaut, liegt 712 Euro darüber und ist abzugspflichtig, sofern keine gültige Bescheinigung vorliegt.

Dazu kommt das Wort „voraussichtlich“ im Gesetzestext. Es verlangt eine Einschätzung am Jahresanfang, nicht eine Feststellung am Jahresende. Wer im Januar weiß, dass es wieder ungefähr so läuft wie 2025, weiß auch, dass die Grenze fällt.

Wie prüfen Sie einen langjährigen Nachunternehmer, ohne das Verhältnis zu belasten?

Indem Sie nach einem Datum fragen und nicht nach Unterlagen. Die Geltungsdauer steht nach § 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG in jeder Bescheinigung. Wer das Enddatum erfragt und vor dem nächsten Zahltag hinterlegt, stellt niemanden infrage, sondern trägt einen Termin ein.

Die Sorge dahinter ist berechtigt und wird selten ausgesprochen. Ein Betrieb, der seit zwölf Jahren zuverlässig liefert, soll nicht das Gefühl bekommen, plötzlich überprüft zu werden. Die Lösung liegt im Anlass: Nicht der Partner wird geprüft, sondern ein Papier mit Ablaufdatum wird aktuell gehalten. Das ist derselbe Vorgang wie bei einer Versicherungsbestätigung, und niemand nimmt den persönlich.

Praktisch funktioniert das in zwei Bewegungen. Die erste ist einmalig: alle Bescheinigungen aus dem Ordner holen, Enddatum und Umfang notieren, fertig. Die zweite ist dauerhaft: Das Enddatum muss sich melden, bevor die nächste Zahlung rausgeht, nicht wenn jemand zufällig nachsieht. Genau dafür ist unser Verfahren gebaut. Das System meldet den bevorstehenden Ablauf, unser Team klärt die Fälle, in denen die Lage nicht eindeutig ist.

Die Grenze dieses Verfahrens sagen wir dazu, weil sie an diesem Thema hängt. Wir sehen das Enddatum, das in der Bescheinigung steht. Eine Aufhebung, die vor diesem Datum wirksam wird, meldet uns niemand; sie wird erst sichtbar, wenn die Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern sie zeigt. Und ob eine Zahlung freigegeben wird, entscheidet weiterhin Ihr Betrieb. Wir verkürzen den Abstand zwischen dem letzten geprüften Stand und dem Moment, in dem das Geld herausgeht. Mehr ist es nicht, und weniger sollte es nicht sein.