Steuernummer oder Name passen nicht zur Rechnung: Wie Auftraggeber eine abweichende Freistellungsbescheinigung prüfen

Warum steht auf der Freistellungsbescheinigung eine andere Steuernummer als auf der Rechnung?

Die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG wird nach Rn. 28 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 unter der Steuernummer ausgestellt, die dem Leistenden für die Einkommen- oder Körperschaftsteuer vergeben wurde. Auf Rechnungen kann deshalb eine andere Nummer stehen. Das Bayerische Landesamt für Steuern hält fest, dass diese Abweichung kein Anzeichen für eine ungültige oder gefälschte Bescheinigung ist.

Donnerstag, kurz vor elf. Die zweite Abschlagsrechnung eines Trockenbauers liegt zur Freigabe auf dem Tisch, 24.000 Euro netto, daneben die Freistellungsbescheinigung aus dem Frühjahr. Als die Buchhalterin beide nebeneinanderlegt, stockt sie, denn die Steuernummern sind verschieden.

Ohne gültige Bescheinigung des Leistenden müsste der Betrieb von dieser Zahlung 4.284 Euro einbehalten, denn mit 28.560 Euro Gegenleistung liegt schon dieser eine Abschlag über beiden Freigrenzen des § 48 Abs. 2 EStG. An dieser Stelle geht die Prüfung leicht in die eine oder andere Richtung schief: Die Abweichung fällt niemandem auf, oder die Bescheinigung gilt plötzlich als verdächtig und die Zahlung hängt eine Woche. Vermeiden lässt sich beides, wenn klar ist, welche Abweichung was bedeutet.

Die Steuernummer auf der Bescheinigung ist also die des Leistenden. Sie muss aber nicht die sein, unter der er seine Rechnungen schreibt. Für die Prüfung ist sie trotzdem die wichtigere Nummer, denn sie identifiziert zusammen mit der Sicherheitsnummer die Bescheinigung. Nach dem Landesamt wird die Sicherheitsnummer in Kombination mit der Steuernummer bundesweit nur ein einziges Mal vergeben.

Was gilt, wenn der Nachunternehmer umgezogen ist oder seinen Namen geändert hat?

Ändert sich die Steuernummer, der Name, die Anschrift oder die Firma des Leistenden, erteilt das gegebenenfalls neu zuständige Finanzamt nach Rn. 40 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 auf Antrag eine neue Freistellungsbescheinigung. Die bisherige Bescheinigung bleibt daneben bestehen. Das Bundeszentralamt für Steuern speichert die Daten beider Bescheinigungen und hält sie zur Abfrage bereit.

Für den Bauleiter heißt das zweierlei. Eine Bescheinigung mit der alten Anschrift ist nicht schon deshalb wertlos. Und die neue Bescheinigung kann eine andere Befristung tragen als die alte, Rn. 40 lässt das ausdrücklich zu. Wer nur das Ablaufdatum der ersten Bescheinigung im Kalender stehen hat, prüft womöglich gegen das falsche Datum.

Ähnlich nüchtern ist der Verlust geregelt. Geht die Bescheinigung verloren, erteilt das Finanzamt nach Rn. 39 eine Ersatzbescheinigung gleichen Inhalts und mit gleicher Sicherheitsnummer, oder auf Antrag eine neue Bescheinigung. Zwei Bescheinigungen desselben Nachunternehmers im Ordner sind deshalb kein Alarmzeichen. Sie verlangen nur, dass vor der Zahlung feststeht, welche am Zahltag gilt.

Was gilt, wenn eine andere Firma die Rechnung stellt als die auf der Bescheinigung?

Von der Abzugspflicht befreit nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG eine gültige Freistellungsbescheinigung, die der Leistende vorlegt. Leistender ist nach § 48 Abs. 1 Satz 4 EStG auch, wer über eine Leistung abrechnet, ohne sie erbracht zu haben. Nennt die Bescheinigung ein anderes Unternehmen als die Rechnung, ist sie nicht die Bescheinigung des Leistenden.

Gemeint ist hier nicht der alte Name derselben Firma, sondern ein anderes Unternehmen. Zwei typische Konstellationen: Der Inhaber eines Einzelunternehmens gründet eine GmbH, rechnet ab sofort über sie ab und schickt weiter die Bescheinigung, die auf ihn persönlich ausgestellt ist. Oder eine Arbeitsgemeinschaft stellt die Rechnung, und im Ordner liegt die Bescheinigung eines ihrer Partner.

Für die Arbeitsgemeinschaft ist das BMF-Schreiben deutlich. Schließt sie die Verträge über Bauleistungen, ist sie nach Rn. 25 selbst die Leistende, und ihre Bescheinigung wird nach Rn. 28 unter der Steuernummer der Personengesellschaft ausgestellt. Die Bescheinigung eines Partners trägt dessen Namen und dessen Steuernummer.

Auch die neu gegründete GmbH erhält ihre Bescheinigung unter ihrer eigenen Körperschaftsteuernummer. Bei Neugründungen soll das Finanzamt nach Rn. 35 in den ersten drei Jahren vorrangig eine auftragsbezogene Bescheinigung prüfen, wenn es nur unzureichende Informationen über das Zahlungs- und Erklärungsverhalten hat, wenn Anhaltspunkte bestehen, dass es Nachfolger eines Unternehmens ist, das seinen Zahlungs- und Erklärungspflichten nicht ausreichend nachgekommen ist, oder wenn Besteuerungsgrundlagen mangels eingereichter Erklärungen geschätzt wurden. Warum es allein auf den Rechnungssteller ankommt, steht ausführlicher in unserem Beitrag dazu, wessen Freistellungsbescheinigung zählt, wenn Rechnungssteller und ausführender Betrieb auseinanderfallen.

Eine abweichende Steuernummer ist eine Frage, kein Befund. Ein abweichender Name ist oft schon die Antwort.Dominik Lederer, BeKlaro

Wie lässt sich eine abweichende Bescheinigung vor der Zahlung belastbar klären?

Ob eine abweichende Freistellungsbescheinigung am Zahltag gültig ist, klärt die Einzelabfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern. Ob sie dem Unternehmen gehört, das die Rechnung stellt, zeigt die Abfrage nicht, das klärt der Abgleich mit dem Rechnungssteller. Bestätigt das Portal die Gültigkeit nicht, kann der Auftraggeber nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 beim ausstellenden Finanzamt nachfragen.

Vor der Abfrage steht die Sichtprüfung. Der Leistungsempfänger hat die Bescheinigung zu überprüfen, insbesondere ob sie ein Dienstsiegel und eine Sicherheitsnummer trägt, so steht es in Rn. 72. Bei einer Kopie müssen alle Angaben lesbar sein. Die Abfrage selbst braucht drei Angaben: das Bundesland des Leistenden, seine Steuernummer und die Sicherheitsnummer auf der Bescheinigung. Nur mit dem Namen oder nur mit der Steuernummer lässt sich nach Angabe des Bundeszentralamts nicht abfragen.

Die Finanzämter beantworten solche Anfragen nach Rn. 72 mündlich oder telefonisch, eine schriftliche Bestätigung gibt es grundsätzlich nicht. Wer anruft, notiert Datum, Uhrzeit und Gesprächspartner. Das Ergebnis einer Abfrage im Portal lässt sich nach Angabe des Bundeszentralamts ausdrucken und zu den Unterlagen legen.

Hat der Auftraggeber die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung durch eine elektronische Abfrage beim Bundeszentralamt oder durch eine Anfrage beim Finanzamt überprüft, liegt nach Rn. 72 in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor. Im selben Absatz steht auch der Gegensatz, den man kennen sollte: Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung besteht nicht.

Was kostet es, wenn die Abweichung bis zum Zahltag offen bleibt?

Liegt am Zahltag keine gültige Freistellungsbescheinigung des Leistenden vor und übersteigt die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro, bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen des Leistungsempfängers nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG 15.000 Euro, behält der Auftraggeber 15 Prozent ein. Bei 24.000 Euro netto sind das 4.284 Euro.

Die Rechnung dahinter: § 48 Abs. 3 EStG bestimmt die Gegenleistung als Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Aus 24.000 Euro netto werden mit 19 Prozent Umsatzsteuer 28.560 Euro, und 15 Prozent davon sind 4.284 Euro. Das gilt auch, wenn der Trockenbauer nach § 13b UStG ohne Umsatzsteuer abrechnet. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 7. November 2019, I R 46/17, kommt es nicht darauf an, wer die Umsatzsteuer schuldet.

Den einbehaltenen Betrag meldet der Auftraggeber nach § 48a Abs. 1 Satz 1 EStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats an, in dem er gezahlt hat. Fällig ist er nach Satz 3 am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums, abzuführen an das für den Leistenden zuständige Finanzamt.

Und wenn die Klärung erst nach der Zahlung gelingt? Die Pflicht zum Steuerabzug bleibt bestehen, wenn die Bescheinigung nicht spätestens im Zeitpunkt der Gegenleistung vorlag, auch wenn sie später vorgelegt wird (Rn. 45). Für einen Fall mildert die Finanzverwaltung das in Rn. 73: Reicht der Leistende eine bereits im Zeitpunkt der Zahlung gültige Bescheinigung nach, soll eine Inanspruchnahme des Leistungsempfängers unterbleiben. Bei einer Abweichung hilft das nur, wenn die nachgereichte Bescheinigung die des Leistenden ist und am Zahltag galt. Die Bescheinigung des Inhabers wird durch Nachreichen nicht zur Bescheinigung seiner GmbH.

Wo hat die Prüfung durch BeKlaro ihre Grenze?

BeKlaro liest die Angaben einer eingereichten Freistellungsbescheinigung aus und meldet einen bevorstehenden Ablauf vor der nächsten Zahlung. Passt eine Bescheinigung nicht zu dem Betrieb, der abrechnet, sieht sich unser Team den Fall an. Ob eine Bescheinigung am Zahltag gültig ist, bestätigen das Bundeszentralamt für Steuern und das ausstellende Finanzamt, nicht BeKlaro.

BeKlaro übernimmt den frühen Teil: dass die Abweichung vor dem Zahltag auf den Tisch kommt. Das System erkennt, dass zwei Namen oder zwei Nummern nicht zusammenpassen, und gibt den Fall als Zweifelsfall an unser Team. Läuft eine Bescheinigung ab, geht die Erinnerung, die aktuelle zu schicken, an den Nachunternehmer.

Die Entscheidung über den Einbehalt, die Anmeldung und die Abführung nach § 48a EStG bleibt bei Ihrem Betrieb und Ihrem Steuerberater.

Ob die neue GmbH inzwischen eine eigene Bescheinigung beantragt hat, weiß BeKlaro nicht, solange der Nachunternehmer sie nicht schickt. Eine Haftung nach § 48a Abs. 3 EStG schließt es nicht aus.