Schlusszahlung an den Nachunternehmer freigeben: Was vor der letzten Überweisung zur Bauabzugsteuer zu prüfen ist

Warum ist die Schlusszahlung ein eigener Prüfzeitpunkt für die Bauabzugsteuer?

Die Schlusszahlung ist ein eigener Prüfzeitpunkt, weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG auf eine am Zahltag gültige Freistellungsbescheinigung abstellt. Sonst entfällt der Abzug nur unter der Jahresgrenze von 5.000 Euro, bei 15.000 Euro, wenn der Auftraggeber ausschließlich steuerfrei nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG vermietet. Das gilt nach Rn. 63 des BMF-Schreibens für jeden Teilbetrag.

Die Schlussrechnung liegt auf dem Tisch. Das Aufmaß ist abgestimmt, zwei Mängel sind verrechnet, der Bauleiter hat abgezeichnet. Die Buchhaltung prüft Positionen und Summen und gibt frei. Das ist die Prüfung, die jeder Betrieb macht. Die zweite steht in keiner Rechnungsposition: Gilt die Freistellungsbescheinigung des Nachunternehmers an genau dem Tag, an dem das Geld rausgeht?

Maßgeblich ist nach dem Gesetz der Tag, an dem gezahlt wird:

Die Pflicht zum Steuerabzug entsteht in dem Zeitpunkt, in dem die Gegenleistung beim Leistungsempfänger oder bei einem für ihn zahlenden Dritten abfließt. So steht es in Rn. 63 des BMF-Schreibens, Vorschüsse, Abschlagszahlungen und die Zahlung gestundeter Beträge sind dort ausdrücklich genannt. Zwischen der letzten Abschlagszahlung und der Schlusszahlung können Monate liegen: Abnahme, Aufmaß, Streit um Nachträge. In dieser Zeit kann eine Bescheinigung ablaufen, ohne dass es im Büro jemand bemerkt.

Die Finanzverwaltung schreibt in Rn. 72 selbst: „Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung besteht nicht.“ Befreit ist der Betrieb nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG aber nur, solange die Bescheinigung am Zahltag gilt. Wer die Gültigkeit an diesem Tag elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt überprüft hat, handelt nach Rn. 72 in der Regel nicht grob fahrlässig.

Auf welchen Betrag wird die Bauabzugsteuer bei der Schlusszahlung berechnet?

Die Bauabzugsteuer wird bei der Schlusszahlung auf die an diesem Tag erbrachte Gegenleistung berechnet, nach § 48 Abs. 3 EStG also auf das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Nach Rn. 79 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 gilt das auch, wenn der Auftraggeber die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet. Der Abzug beträgt 15 Prozent.

Die Schlussrechnung weist meist die Gesamtsumme des Auftrags aus und zieht die geleisteten Abschläge ab. Dem Abzug unterliegt, was mit der Schlusszahlung fließt. Die Abschläge hatten ihre eigenen Prüfzeitpunkte und ihre eigenen Anmeldungen.

Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen. Ein Trockenbauer hat im laufenden Jahr drei Abschläge über zusammen 36.000 Euro netto erhalten, jedes Mal mit gültiger Freistellungsbescheinigung. Ende August läuft die Bescheinigung ab, Mitte Oktober ist das Aufmaß durch und die Schlusszahlung fällig. Offen sind noch 12.000 Euro netto, abgerechnet nach § 13b UStG. Die Gegenleistung beträgt 14.280 Euro, der Abzug von 15 Prozent also 2.142 Euro. Der Betrieb überweist 9.858 Euro an den Trockenbauer und führt 2.142 Euro an dessen Finanzamt ab. Die Umsatzsteuer von 2.280 Euro schuldet er nach § 13b UStG selbst.

Bemerkt in der Buchhaltung niemand den Ablauf, gehen die vollen 12.000 Euro raus. Für die 2.142 Euro, die dann fehlen, haftet der Betrieb nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG. Die Bescheinigung, die bei den Abschlägen galt, hilft ihm dabei nicht, denn § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG verlangt eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige.

Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 7. November 2019, I R 46/17, festgehalten, dass es für die Gegenleistung nicht darauf ankommt, wer die Umsatzsteuer schuldet. Wer bei der Schlusszahlung 15 Prozent vom Nettobetrag rechnet, landet im Beispiel bei 1.800 Euro und führt 342 Euro zu wenig ab.

Ergibt die Schlussrechnung, dass die Abschläge zu hoch waren, mindert sich die Gegenleistung. Nach Rn. 68 ist bei einer Minderung der Gegenleistung keine Berichtigung vorzunehmen. Erhöht sich umgekehrt eine bereits angemeldete Gegenleistung nachträglich, ist nach Rn. 68 nur der Differenzbetrag in dem Monat anzumelden, in dem der erhöhte Betrag erbracht wurde.

Was gilt für die Bauabzugsteuer, wenn der Auftraggeber mit Gegenforderungen aufrechnet?

Eine Aufrechnung ändert nichts daran, dass die Bauabzugsteuer auf die volle Gegenleistung berechnet wird. Nach Rn. 83 und 84 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 gilt das auch bei gleich oder annähernd gleich hohen Forderungen. Prüfzeitpunkt ist nach Rn. 42 die Aufrechnungserklärung, wenn die Gegenforderung dann vollwirksam und fällig und die Forderung des Nachunternehmers erfüllbar ist.

Bei der Schlusszahlung ist die Aufrechnung ein häufiger Weg. Die Kosten einer Ersatzvornahme, ein Schadensersatz für eine beschädigte Leitung, eine verwirkte Vertragsstrafe: Der Generalunternehmer zieht ab, was er selbst gegen den Nachunternehmer geltend macht. Die Überweisung wird kleiner, die Bemessungsgrundlage der Bauabzugsteuer bleibt, wo sie war.

Das BMF-Schreiben rechnet diesen Fall in Rn. 83 selbst durch. Die fällige Forderung des Leistenden beträgt 30.000 Euro, der Leistungsempfänger rechnet mit einer fälligen Gegenforderung von 17.000 Euro auf. Von den verbleibenden 13.000 Euro werden 4.500 Euro Steuerabzug einbehalten, das sind 15 Prozent der vollen 30.000 Euro. An den Leistenden gehen 8.500 Euro.

Die Schlussrechnung sagt, wie viel gezahlt wird. Ob davon 15 Prozent ans Finanzamt gehen, entscheidet das Datum auf der Freistellungsbescheinigung.Dominik Lederer, BeKlaro

Wer nur auf den Überweisungsbetrag schaut, rechnet 15 Prozent von 13.000 Euro und kommt auf 1.950 Euro. Abgeführt wären dann 2.550 Euro zu wenig. Für einen zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag haftet der Leistungsempfänger nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG. Die Ausnahme in Satz 2 greift nur, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte.

Selbst wenn Forderung und Gegenforderung in gleicher oder annähernd gleicher Höhe gegenüberstehen und kaum oder gar kein Geld an den Nachunternehmer fließt, ist der Steuerabzug nach Rn. 84 vorzunehmen.

Ob eine Position eine Gegenforderung ist oder das vereinbarte Entgelt selbst mindert, entscheidet der Vertrag. Ob die Gegenforderung besteht und fällig ist, ist eine zivilrechtliche Frage. Beides klärt der rechtliche oder steuerliche Berater.

Was passiert, wenn erst die Schlussrechnung die Betragsgrenze überschreitet?

Überschreitet erst die Schlussrechnung die Betragsgrenze, ist der unterlassene Steuerabzug nachzuholen, nach Rn. 51 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 ohne Rücksicht auf ein Verschulden. Die Grenze liegt nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG bei 5.000 Euro, für einen Leistungsempfänger mit ausschließlich steuerfreien Vermietungsumsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG bei 15.000 Euro.

Für die Grenze rechnet § 48 Abs. 2 Satz 2 EStG die für denselben Leistungsempfänger erbrachten und voraussichtlich zu erbringenden Bauleistungen zusammen. Nach Rn. 51 darf ein Betrieb wegen der Grenze nur dann vom Abzug absehen, wenn im laufenden Kalenderjahr keine weiteren Zahlungen an diesen Auftragnehmer zu erwarten sind oder die Zahlungen insgesamt die Grenze nicht überschreiten werden.

Typisch ist der kleine Auftrag, der wächst. Ein Nachunternehmer ohne Freistellungsbescheinigung bekommt einen Abschlag ohne Abzug, weil niemand mit einer Jahressumme über der Grenze rechnet. Erst Nachträge in der Schlussrechnung heben die Summe darüber. Dann wird der Abzug auf die gesamte Gegenleistung des Jahres berechnet und aus der Schlusszahlung einbehalten.

Zwei Regeln begrenzen das. Legt der Nachunternehmer vor der Restzahlung eine Freistellungsbescheinigung vor, entfällt das Nachholen; so steht es im Beispiel zu Rn. 51. Reicht die Restzahlung für den ganzen Abzug nicht aus, entfällt die Abzugsverpflichtung nach Rn. 52 in der Höhe, in der sie die Gegenleistung übersteigt.

Reicht eine Freistellungsbescheinigung, die erst mit der Schlussrechnung kommt?

Eine Freistellungsbescheinigung, die mit der Schlussrechnung kommt, befreit die Schlusszahlung, wenn sie am Zahltag gilt. Für frühere Abschlagszahlungen reicht sie nach Rn. 42 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 nicht. Die Inanspruchnahme des Auftraggebers soll nach Rn. 73 aber unterbleiben, wenn die nachgereichte Bescheinigung schon im Zeitpunkt der jeweiligen Zahlung gültig war.

Der Fall kommt in der Praxis vor: Der Nachunternehmer hat die Bescheinigung über Monate nicht geschickt, jetzt liegt sie der Schlussrechnung bei. Für die Schlusszahlung ist das eine gute Nachricht, sofern das Papier an diesem Tag gilt. Für die Abschläge davor nicht.

Wird die Bescheinigung erst nach der Gegenleistung vorgelegt, bleibt die Verpflichtung zum Steuerabzug bestehen (Rn. 45). Die Finanzverwaltung mildert das in Rn. 73: Die Inanspruchnahme soll unterbleiben, wenn der Betrieb keinen Abzug vorgenommen hat und ihm nachträglich eine Bescheinigung vorgelegt wird, die bereits im Zeitpunkt der Zahlung gültig war.

Es kommt deshalb auf die Geltungsdauer an, und die steht nach § 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG auf jeder Bescheinigung. Nach Rn. 35 gilt eine Freistellungsbescheinigung ab dem Tag der Ausstellung, eine Folgebescheinigung knüpft nach Rn. 36 an die Geltungsdauer der vorigen an. Liegt der Zahltag einer Abschlagszahlung vor dem Beginn der Geltungsdauer, deckt die Bescheinigung diese Zahlung nicht.

Was ist nach der Schlusszahlung für die Bauabzugsteuer noch zu erledigen?

Nach einer Schlusszahlung mit Steuerabzug bleiben drei Pflichten. Die Anmeldung ist nach § 48a Abs. 1 Satz 1 EStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats elektronisch zu übermitteln. Nach Satz 3 ist der Abzugsbetrag am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig und an das Finanzamt des Nachunternehmers abzuführen. Nach Abs. 2 folgt die Abrechnung.

Geht die Schlusszahlung am 15. Oktober 2026 raus, fallen Anmeldung und Abführung auf Dienstag, den 10. November 2026. Die Abrechnung nach § 48a Abs. 2 EStG verlangt vier Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag, die Höhe des Steuerabzugs und das Finanzamt, bei dem der Abzugsbetrag angemeldet wurde.

Die Freistellungsbescheinigung gehört in die Akte des Auftrags. Nach Rn. 46 sind Freistellungsbescheinigungen von Betrieben, die unter die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der §§ 140 ff. AO fallen, nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO sechs Jahre aufzubewahren.

Und der Auftrag ist mit der Schlusszahlung oft noch nicht ganz vorbei. Behält der Betrieb eine Sicherheit ein, ist deren spätere Auszahlung nach Rn. 80 wieder eine Gegenleistung. Dazu haben wir einen eigenen Beitrag geschrieben: warum die Auszahlung eines Sicherheitseinbehalts Jahre nach der Abnahme noch einmal Bauabzugsteuer auslösen kann.

Was übernimmt BeKlaro bei der Schlusszahlung, und wo endet das Verfahren?

BeKlaro überwacht die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigungen. Die Erinnerung geht vor dem Ablauf an den Nachunternehmer, eingehende Nachweise prüft das System, Zweifelsfälle kontrolliert unser Team. Ob aufgerechnet wird, wie hoch die Jahressumme je Nachunternehmer ist und ob abgezogen, angemeldet und abgeführt wird, entscheidet und erledigt der Betrieb selbst.

Der Nachunternehmer schickt seine neue Bescheinigung per E-Mail oder WhatsApp, ohne Konto und ohne Portal. Erst wenn nichts kommt, meldet sich BeKlaro beim Betrieb. Montags erhält der Betrieb ein Wochen-Update, auch in Wochen ohne Änderung. Eingang und Prüfung jedes Nachweises sind mit Datum hinterlegt.

Im Trockenbau-Beispiel oben wäre die Erinnerung noch im August an den Nachunternehmer gegangen, rund sechs Wochen vor der Schlusszahlung. Schickt er keine neue Bescheinigung, steht das im Wochen-Update, bevor jemand die 12.000 Euro freigibt.

Ein Betrieb mit zwei oder drei Schlusszahlungen im Jahr, der am Zahltag selbst beim Bundeszentralamt für Steuern abfragt, braucht dafür kein System. Es lohnt sich dort, wo so viele Nachunternehmer und Zahltage zusammenkommen, dass niemand mehr jeden einzelnen im Blick hat.

Die Grenze des Verfahrens liegt dort, wo dieser Artikel seine meisten Zahlen hat. BeKlaro rechnet keine Schlussrechnung nach, bewertet keine Gegenforderung und addiert keine Zahlungen zur Jahressumme. Und wer freigibt, muss den Stand am Zahltag ansehen: Ein Wochen-Update, das niemand liest, verhindert keinen fehlenden Abzug.