„Das macht unsere Buchhaltung seit Jahren“: Wie die Prüfung vor der Zahlung auch die Urlaubswoche übersteht

Wer haftet, wenn in der Urlaubswoche der Buchhaltung eine Zahlung ohne Steuerabzug rausgeht?

Der Betrieb haftet: Leistungsempfänger nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG ist das Unternehmen, das die Bauleistung bezieht, und nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG haftet der Leistungsempfänger für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Wer im Büro freigibt, ändert daran nichts. Die Entlastung nach Satz 2 setzt voraus, dass am Zahltag eine Freistellungsbescheinigung vorlag.

„Das macht unsere Buchhalterin seit Jahren.“ So klingt der Einwand, und er ist ein Kompliment. Meist stimmt er auch. Sie kennt jeden Estrichleger beim Vornamen, sie weiß, wessen Bescheinigung im Frühjahr ausläuft, und sie hält eine Rechnung zurück, wenn etwas fehlt.

Ein Beispiel, die Zahlen sind angenommen. Die Buchhalterin eines Generalunternehmers ist vom 1. bis 21. August 2026 im Urlaub. Die Freistellungsbescheinigung des Estrichlegers endete am 31. Juli. Am 7. August gibt die Vertretung eine Abschlagsrechnung über 30.000 Euro netto frei, abgerechnet nach § 13b UStG, und überweist den vollen Betrag. Niemand hat geprüft. Es hat auch niemand gewusst, dass geprüft werden muss.

Maßgeblich ist nach dem Gesetz allein, wer die Bauleistung empfangen hat:

Am 7. August lag keine gültige Bescheinigung vor, die Ausnahme in Satz 2 hilft also nicht. Nach Rn. 70 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 ist die Haftung in diesem Fall grundsätzlich unabhängig von einem Verschulden des Leistungsempfängers. Ob die Vertretung es hätte wissen können, spielt für den Betrieb keine Rolle.

Was die Person selbst trifft, ist eine zweite, engere Frage. Sie hängt an §§ 34, 35 und 69 AO und betrifft vor allem die Geschäftsführung. Wir haben sie gesondert aufgeschrieben: wann neben dem Betrieb auch der Geschäftsführer persönlich haftet. Für den Betrieb gilt: Das Risiko sitzt oben, bei dem, der beauftragt.

Was prüft die Buchhaltung vor jeder Zahlung an einen Nachunternehmer?

Sie stellt drei Fragen. Ist die Leistung eine Bauleistung nach § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG? Übersteigt die Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro, oder 15.000 Euro, wenn der Betrieb ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt? Liegt am Zahltag eine gültige Freistellungsbescheinigung vor? Lautet die dritte Antwort nein, werden 15 Prozent einbehalten.

Die erfahrene Kollegin stellt diese Fragen, ohne sie auszusprechen. Genau darin liegt das Problem. Was nie aufgeschrieben wurde, kann die Vertretung nicht nachlesen.

Der Maßstab steht wörtlich im Gesetz:

Für die Grenze rechnet Satz 2 die für denselben Leistungsempfänger erbrachten und voraussichtlich zu erbringenden Bauleistungen zusammen. Maßgeblich ist die Gegenleistung, und die ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 7. November 2019, I R 46/17, festgehalten, dass es dabei nicht darauf ankommt, wer die Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldet.

Für den Estrichleger aus dem Beispiel heißt das: 30.000 Euro netto ergeben 35.700 Euro Gegenleistung. Der Abzug von 15 Prozent beträgt 5.355 Euro. Richtig abgewickelt, wären 24.645 Euro an den Estrichleger gegangen und 5.355 Euro an sein Finanzamt. Überwiesen wurden 30.000 Euro an den Estrichleger.

Eine Ausnahme ist für einen Generalunternehmer ohne Bedeutung, gehört aber auf den Zettel, falls der Betrieb auch Wohnungen vermietet: Nach § 48 Abs. 1 Satz 2 EStG entfällt der Abzug für Bauleistungen an diesen Wohnungen, wenn der Leistungsempfänger nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet.

Warum reicht es nicht, dass die Buchhalterin die Enddaten im Kopf hat?

Weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG auf die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung abstellt und jede Zahlung ein eigener Zeitpunkt ist. Die Geltungsdauer steht nach § 48b Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 EStG auf jeder Bescheinigung. Wer vertritt, muss sie finden, ohne jemanden anzurufen, und muss selbst beim Bundeszentralamt für Steuern abfragen können.

Die Finanzverwaltung schreibt in Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 selbst: „Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung besteht nicht.“ Das heißt nicht, dass das Enddatum egal wäre. Befreit ist der Betrieb nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG nur, solange die Bescheinigung am Zahltag gilt. Der Blick auf das Datum vor der Zahlung ist deshalb die Voraussetzung dafür, keinen Abzug vorzunehmen.

Dieselbe Randnummer nennt den Weg, mit dem sich der Einwand grober Fahrlässigkeit entkräften lässt: Hat der Leistungsempfänger die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung durch eine elektronische Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern oder durch eine Anfrage beim Finanzamt überprüft, liegt nach Rn. 72 in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor. Die Auskunft steht nach § 48b Abs. 6 Satz 2 EStG dem Leistungsempfänger zu, also dem Betrieb.

Für die Abfrage braucht es einen Zugang. Das Bundeszentralamt für Steuern verlangt vor der ersten Nutzung des EIBE-Portals eine einmalige Registrierung und für die Einzelabfrage drei Angaben: Bundesland und Steuernummer des Nachunternehmers sowie die Sicherheitsnummer auf der Bescheinigung. Ob mehrere Personen eines Betriebs eigene Zugangsdaten erhalten, beantwortet die Seite des Amts nicht. Klären sollte man sie vor dem Urlaub.

Im Beispiel hätte eine einzige Abfrage am 7. August gereicht. Sie hätte gezeigt, dass für diesen Tag keine gültige Bescheinigung gespeichert war.

Was muss der Betrieb erledigen, wenn die Zahlung ohne Abzug schon raus ist?

Die Anmeldung bleibt Pflicht. Nach § 48a Abs. 1 Satz 1 EStG ist die elektronische Anmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats zu übermitteln, nach Satz 3 ist der Abzugsbetrag am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig und an das Finanzamt des Nachunternehmers abzuführen. Die Haftung nach Abs. 3 Satz 1 knüpft an den nicht abgeführten Betrag.

Die Buchhalterin kommt am 24. August zurück und sieht die Überweisung. Der Einbehalt vom 7. August lässt sich nicht mehr vornehmen, das Geld ist beim Estrichleger. Die Termine für Anmeldung und Abführung liegen dagegen noch vor ihr: Beide fallen auf den 10. September 2026, den zehnten Tag nach Ablauf des Monats August.

Meldet der Betrieb bis dahin an und führt 5.355 Euro an das Finanzamt des Estrichlegers ab, ist der Betrag abgeführt. Bezahlt hat ihn dann aber der Betrieb, zusätzlich zu den 30.000 Euro. Ob und wie er ihn vom Estrichleger zurückverlangen kann, ist eine zivilrechtliche Frage, auf die das Steuerrecht keine Antwort gibt. Dafür gehört der rechtliche oder steuerliche Berater an den Tisch.

Zur Abwicklung gehört außerdem die Abrechnung mit dem Nachunternehmer. § 48a Abs. 2 EStG verlangt vier Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag, die Höhe des Steuerabzugs und das Finanzamt, bei dem angemeldet wurde.

Wie wird die Prüfung übergeben, damit sie nicht an einer Person hängt?

Mit vier Dingen, die ohne die Kollegin funktionieren: die Prüffragen schriftlich, alle Freistellungsbescheinigungen samt Enddatum an einem gemeinsamen Ablageort, ein zweiter Zugang zur Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern und die Termine für Anmeldung und Abführung im Kalender des Betriebs statt im persönlichen Postfach.

Eine erfahrene Buchhalterin ist ein Gewinn für jeden Betrieb. Ein Ablauf, der nur in ihrem Kopf steht, ist ein Risiko für den Betrieb, nicht für sie.Dominik Lederer, BeKlaro

Der gemeinsame Ablageort hat einen zweiten Grund. Nach Rn. 46 des BMF-Schreibens soll der Leistungsempfänger die ihm vom Leistenden übergebenen Unterlagen aufbewahren; Freistellungsbescheinigungen sind von Betrieben, die unter die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten der §§ 140 ff. AO fallen, nach § 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO sechs Jahre aufzubewahren. Liegen sie im Mailpostfach einer einzelnen Person, sind sie nach deren Ausscheiden oft schwer zu finden.

Noch härter trifft es den Betrieb beim Wechsel. Wer nach zwölf Jahren in Rente geht, nimmt das Wissen mit, welcher Nachunternehmer seine Unterlagen immer erst auf die dritte Nachfrage schickt. Eine Übergabeliste mit allen offenen Enddaten und allen noch nicht angemeldeten Abzügen ist in diesem Moment mehr wert als jede Einarbeitungswoche.

Was übernimmt BeKlaro, und was bleibt bei der Buchhaltung?

BeKlaro überwacht die Nachweise. Die Erinnerung geht an den Nachunternehmer, eingehende Belege prüft das System, Zweifelsfälle kontrolliert unser Team, und montags erhält der Betrieb ein Wochen-Update, auch in Wochen ohne Änderung. Einbehalt, Anmeldung und Abführung bleiben Sache des Betriebs, ebenso die Entscheidung, ob und wie gezahlt wird.

Der Nachunternehmer schickt seine neue Bescheinigung per E-Mail oder WhatsApp, ohne Konto und ohne Portal. Erst wenn nichts kommt, meldet sich BeKlaro beim Betrieb. Damit liegt der Stand der Nachweise an einer Stelle, die auch die Vertretung sieht.

Im Beispiel vom Anfang wäre die Erinnerung an den Estrichleger vor dem Ablauf am 31. Juli gegangen. Hätte er keine neue Bescheinigung geschickt, hätte sich BeKlaro beim Betrieb gemeldet, und das Wochen-Update hätte den fehlenden Nachweis auch in der Urlaubswoche gezeigt, bevor die Vertretung am 7. August die 30.000 Euro freigab.

Auf den Einwand selbst gibt es eine einfache Antwort: Ein Betrieb mit wenigen Nachunternehmern, einer Buchhalterin und einer eingearbeiteten Vertretung, die selbst abfragen kann, braucht dafür nicht zwingend ein System. Er braucht die vier Dinge aus dem vorigen Abschnitt. Ein System lohnt sich dort, wo die Zahl der Nachunternehmer und Zahltage größer wird als das, was zwei Menschen zuverlässig im Blick behalten.

BeKlaro entbindet nicht von der Entscheidung vor der Zahlung: Wer überweist, muss den Stand ansehen, und liest in der Urlaubswoche niemand das Wochen-Update, hilft es auch nicht. Den Einbehalt und die Anmeldung beim Finanzamt nimmt BeKlaro Ihnen ebenfalls nicht ab.