Wie hoch ist der Betrag, für den ein Auftraggeber bei einer einzigen Zahlung haftet?

Der Auftraggeber haftet nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG für den nicht abgeführten Abzug: 15 Prozent der Gegenleistung, also des Entgelts zuzüglich Umsatzsteuer. Fehlt am Zahltag eine gültige Freistellungsbescheinigung und sind die Freigrenzen überschritten, ergibt eine Rechnung über 12.000 Euro netto 2.142 Euro Haftungsbetrag, auch bei Abrechnung nach § 13b UStG.

Die Frage kommt fast immer am Ende eines Erstgesprächs, nach der Rechtslage und vor dem Preis. Was kostet uns das, und was kostet es, wenn wir es lassen? Ein Bauleiter mit acht Nachunternehmern will darauf keine Kurve sehen. Er will drei Zahlen.

Die erste Zahl ist der Haftungsbetrag einer einzigen Zahlung. Liegt am Zahltag keine gültige Freistellungsbescheinigung vor, war der Abzug geschuldet, und wer voll ausgezahlt hat, haftet für die 15 Prozent. Bei 12.000 Euro netto sind das 2.142 Euro. Die Abrechnung nach § 13b UStG senkt den Betrag nicht: Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 7. November 2019, I R 46/17, kommt es nicht darauf an, wer die Umsatzsteuer schuldet.

§ 48a Abs. 3 Satz 1 bis 3 EStG im Wortlaut

„Der Leistungsempfänger haftet für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag. Der Leistungsempfänger haftet nicht, wenn ihm im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung (§ 48b) vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit er vertrauen konnte. Er darf insbesondere dann nicht auf eine Freistellungsbescheinigung vertrauen, wenn diese durch unlautere Mittel oder durch falsche Angaben erwirkt wurde und ihm dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.“

Eine abgelaufene Bescheinigung hilft über Satz 2 nicht weiter. Den Abzug erspart nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG nur eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Bescheinigung. Ohne sie entfällt er nur, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht übersteigt, oder 15.000 Euro, wenn der Auftraggeber ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt. Für diese Grenzen werden nach Satz 2 alle Bauleistungen zusammengerechnet, die ein Nachunternehmer für den Auftraggeber im Jahr erbracht hat und voraussichtlich noch erbringt.

Wie viele Zahlungen gehören in die Rechnung eines Betriebs?

In die Rechnung gehören alle Zahlungen an Nachunternehmer, deren Gegenleistung im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro übersteigt, bei einem Auftraggeber mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG 15.000 Euro. Jede Abschlagszahlung zählt einzeln, weil § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG die Gültigkeit der Freistellungsbescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung verlangt.

Das Beispiel dieses Beitrags rechnet mit Annahmen, und jede ist als solche gekennzeichnet. Annahme: acht Nachunternehmer, jeder stellt neun Abschlagsrechnungen im Jahr, im Schnitt über 12.000 Euro netto. Das ergibt 72 Zahlungen. Jeder der acht Betriebe kommt auf 108.000 Euro netto im Jahr und liegt damit weit über beiden Freigrenzen.

Wie man von Firmennamen zu Zahltagen kommt und warum die Zahl der Betriebe den Aufwand schlecht beschreibt, steht im Beitrag über Prüfzeitpunkte statt Nachunternehmer zählen. Hier geht es um die Seite danach, um das, was die 72 Zahlungen in Euro bedeuten.

Hochgerechnet auf alle 72 Zahlungen ergeben sich 154.224 Euro, falls an keinem einzigen Zahltag eine gültige Bescheinigung vorläge. Diese Zahl taugt nicht für eine Entscheidung. Wer sie im Verkaufsgespräch nennt, rechnet mit einem Betrieb, in dem alles schiefgeht, und den gibt es so nicht.

Was kostet die eigene Prüfung vor jeder Zahlung?

Die Abfrage im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern ist kostenlos und kostet nur Arbeitszeit. Bei angenommenen fünf Minuten je Abfrage samt Ausdruck und einem angenommenen internen Stundensatz von 48 Euro kostet eine Abfrage 4 Euro. Für 72 Zahlungen im Jahr ergibt das 288 Euro, sofern die Abfrage vor jeder einzelnen Zahlung tatsächlich stattfindet.

Vorgeschrieben ist diese Abfrage nicht. Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Freistellungsbescheinigung besteht nach Rn. 72 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 nicht. Weiter unten in Rn. 72 steht, was die Abfrage trotzdem bringt: Hat der Auftraggeber die Gültigkeit im Zeitpunkt der Gegenleistung durch eine elektronische Abfrage beim Bundeszentralamt oder eine Anfrage beim Finanzamt überprüft, liegt in der Regel keine grobe Fahrlässigkeit vor.

288 Euro gegen 2.142 Euro. Ein einziger vermiedener Haftungsfall aus dem Beispiel deckt die eigene Abfrage für mehr als sieben Jahre. Rein rechnerisch ist die Abfrage vor jeder Zahlung damit ein sehr günstiges Verfahren, günstiger als jeder Tarif von BeKlaro.

Der Haken liegt nicht im Stundensatz. 288 Euro kostet die Abfrage nur, wenn sie 72 von 72 Mal stattfindet. An einem Freitag mit drei Freigaben, einer Abnahme um 14 Uhr und der Kollegin im Urlaub ist sie die erste Aufgabe, die liegen bleibt. Teuer wird erst die Zahlung, an der die Abfrage ausfällt und die Bescheinigung tatsächlich fehlt.

Die eigene Abfrage vor jeder Zahlung ist billiger als jeder Tarif. Teuer ist die eine Zahlung, an der sie ausfällt und die Bescheinigung fehlt.Dominik Lederer, BeKlaro

Welcher Betrag einer einzelnen Zahlung übersteigt den Jahrespreis von BeKlaro?

BeKlaro kostet im Tarif Light 990 Euro und im Tarif Starter 2.490 Euro im Jahr, Stand 2. Oktober 2026. Ohne gültige Freistellungsbescheinigung und oberhalb der Freigrenzen des § 48 Abs. 2 EStG übersteigt eine Zahlung über 5.550 Euro netto mit 990,68 Euro Abzug den Preis von Light. Für Starter braucht es 14.000 Euro netto mit 2.499 Euro Abzug.

Die beiden Tarife unterscheiden sich nicht nur im Preis. Light reicht bis zehn Nachunternehmer und zeigt in einer Ampel, ob gezahlt werden kann. Die Wirkdauer einer Bescheinigung liest das System vom Beleg, und die Prüfmappe hält fest, woher jedes Datum stammt. Automatische Erinnerungen an die Nachunternehmer und die persönliche Nachprüfung durch unser Team bei Unstimmigkeiten beginnen erst mit Starter, der bis 30 Nachunternehmer reicht. Monatlich gebucht kosten die Tarife 99 und 249 Euro, alle Preise sind Endpreise ohne Umsatzsteuer.

Für den Betrieb mit acht Nachunternehmern heißt das: Ein einziger Haftungsfall aus dem Beispiel, 2.142 Euro, liegt über dem Jahrespreis von Light und 348 Euro unter dem von Starter. Zwei solche Fälle ergeben 4.284 Euro und liegen über beiden Tarifen.

Die Rechnung setzt den vollen Haftungsbetrag an, also den ungünstigen Fall. Ob das Finanzamt den Auftraggeber tatsächlich in Anspruch nimmt, entscheidet es nach Rn. 71 des BMF-Schreibens nach pflichtgemäßem Ermessen. Reicht der Nachunternehmer eine Bescheinigung nach, die schon am Zahltag gültig war, soll die Inanspruchnahme nach Rn. 73 unterbleiben. Der teure Fall ist deshalb nicht die vergessene Abfrage an sich, sondern die Zahlung, an der wirklich keine gültige Bescheinigung bestand.

Ob sich der Betrag später beim Nachunternehmer zurückholen lässt, hängt am Vertrag und an seiner Zahlungsfähigkeit. Diese Rechnung zählt den Haftungsbetrag als Abfluss aus der eigenen Kasse und lässt den Rückgriff weg.

Wann lohnt sich BeKlaro für die Bauabzugsteuer nicht?

BeKlaro lohnt sich für die Bauabzugsteuer allein nicht, wenn ein Betrieb vor jeder Zahlung selbst im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern abfragt und das Ergebnis ablegt. Diese Abfrage kostet im Beispiel 288 Euro Arbeitszeit im Jahr und belegt die Gültigkeit am Zahltag. BeKlaro kostet mehr und ersetzt die Auskunft des Bundeszentralamts nicht.

Wer so arbeitet, braucht uns für diese eine Steuer nicht. Ein Betrieb mit vier festen Nachunternehmern, einer Buchhalterin, die jede Überweisung selbst freigibt, und einem Ordner voller Ausdrucke aus dem Portal hat die Aufgabe gelöst, für die andere BeKlaro buchen.

Rechnerisch interessant wird BeKlaro an drei Stellen, und keine davon ist die Abfrage selbst. Die erste ist der Betrieb, in dem die Abfrage nicht verlässlich vor jeder Zahlung stattfindet. Die zweite ist das Nachfordern: Läuft eine Bescheinigung ab, muss jemand beim Nachunternehmer die Folgebescheinigung anfordern, bevor die nächste Rate fällig wird, und ab Starter geht diese Erinnerung automatisch hinaus. Die dritte sind die übrigen Nachweise, etwa die Unbedenklichkeitsbescheinigungen für die Bürgenhaftung nach § 28e SGB IV. Diese Haftung folgt eigenen Regeln und fehlt in der Rechnung oben vollständig.

Im Beispiel mit acht Nachunternehmern sähe das so aus. Die Bescheinigung des Trockenbauers endet im November, die nächste Abschlagsrechnung über 12.000 Euro netto ist für Dezember angekündigt. BeKlaro liest das Enddatum vom Beleg und meldet den bevorstehenden Ablauf, ab Starter geht die Erinnerung an den Trockenbauer. Liegt bis zur Freigabe keine neue Bescheinigung vor, entscheidet der Betrieb über den Einbehalt von 2.142 Euro.

Eine Quote, wie oft am Zahltag tatsächlich keine gültige Bescheinigung vorliegt, kennen wir nicht. Dieser Beitrag arbeitet deshalb mit Schwellen statt mit einem Erwartungswert: Er sagt, ab welchem Betrag ein einziger Fall den Preis übersteigt, nicht wie wahrscheinlich dieser Fall ist. Ob eine Bescheinigung am Zahltag gültig war, bestätigen das Bundeszentralamt für Steuern und das ausstellende Finanzamt, nicht BeKlaro. Eine Haftung nach § 48a Abs. 3 EStG schließt BeKlaro nicht aus.