Bauabzugsteuer bisher nicht beachtet: Wie ein Betrieb das laufende Jahr aufarbeitet

Anfang Oktober, Vorbereitung auf das Jahresgespräch mit dem Steuerberater. In der Akte des Estrichlegers liegen drei Abschlagsrechnungen aus 2026 über zusammen 36.000 Euro netto. Eine Freistellungsbescheinigung liegt nicht dabei. Einbehalten wurde nichts, angemeldet auch nicht.

Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer, nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 7. November 2019 (I R 46/17) auch dann, wenn der Auftraggeber die Umsatzsteuer nach § 13b UStG selbst schuldet. Aus den 36.000 Euro netto werden so 42.840 Euro Gegenleistung. Lag an keinem der drei Zahltage eine gültige Freistellungsbescheinigung vor, beträgt der Abzugsbetrag 6.426 Euro. Für einen nicht abgeführten Abzugsbetrag haftet der Leistungsempfänger nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG. Die Entlastung nach Satz 2 setzt eine Bescheinigung voraus, die im Zeitpunkt der Gegenleistung vorgelegen hat, und greift im Fall des Estrichlegers deshalb nicht.

Wie der Betrieb jetzt vorgeht, hängt an einem Datum: dem zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem gezahlt wurde.

Was muss ein Betrieb tun, der die Bauabzugsteuer bisher nicht beachtet hat?

Ein Betrieb, der die Bauabzugsteuer bisher nicht beachtet hat, sortiert alle Zahlungen des laufenden Jahres an Nachunternehmer für Bauleistungen in drei Gruppen: Zahlungen, die noch anstehen, Zahlungen, für die die Frist zur Anmeldung nach § 48a Abs. 1 Satz 1 EStG noch offen ist, und Zahlungen mit abgelaufener Frist. Für jede Gruppe gilt ein eigener Weg.

Den Stichtag für die Sortierung setzt § 48a Abs. 1 EStG. Nach Satz 1 übermittelt der Leistungsempfänger die Anmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem er die Gegenleistung erbracht hat. Nach Satz 3 wird der Abzugsbetrag an diesem Tag fällig und geht an das Finanzamt, das für den Nachunternehmer zuständig ist, nicht an das eigene. Erbracht ist die Gegenleistung, sobald die Zahlung abfließt, bei Abschlägen also mit jedem einzelnen Abschlag; so steht es in Rn. 63 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022.

Stand 6. Oktober 2026 heißt das: Für Zahlungen aus dem September läuft die Frist noch bis zum 10. Oktober 2026, für Zahlungen aus dem Oktober bis zum 10. November 2026. Alles, was bis Ende August gezahlt wurde, liegt hinter der Frist.

Welche Zahlungen des laufenden Jahres lösen überhaupt eine Abzugspflicht aus?

Eine Abzugspflicht lösen Zahlungen für Bauleistungen aus, wenn am Zahltag keine gültige Freistellungsbescheinigung vorlag und die Gegenleistung an diesen Nachunternehmer im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro übersteigt. Führt der Auftraggeber ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG aus, liegt die Grenze nach § 48 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG bei 15.000 Euro.

Bauleistungen sind nach § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Lieferungen ohne Einbau und Wartungsarbeiten ordnet im Zweifel der Steuerberater ein. Sie gehören nicht ungeprüft in die Liste und nicht ungeprüft aus ihr heraus.

Für die Grenze rechnet § 48 Abs. 2 Satz 2 EStG alle Bauleistungen eines Nachunternehmers für den Betrieb zusammen, erbrachte und voraussichtlich noch zu erbringende. Gezählt wird also über das ganze Jahr, nicht je Rechnung. Wer anfangs mit einer Summe unter der Grenze gerechnet hat und sie später überschreitet, muss den unterlassenen Abzug nachholen; auf ein Verschulden kommt es dabei nicht an (Rn. 51).

Hilft eine Freistellungsbescheinigung, die der Nachunternehmer erst jetzt vorlegt?

Ja, wenn die nachgereichte Freistellungsbescheinigung schon am jeweiligen Zahltag gültig war. Dann soll die Inanspruchnahme des Auftraggebers nach Rn. 73 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 unterbleiben, obwohl die Pflicht zum Steuerabzug nach Rn. 45 bestehen bleibt. Galt die Bescheinigung an einem Zahltag noch nicht, hilft sie für diese Zahlung nicht.

Deshalb beginnt die Bestandsaufnahme mit einer Anfrage beim Nachunternehmer, nicht beim Finanzamt. Hat der Estrichleger eine Bescheinigung, die den Betrieb nur nie erreicht hat, entscheidet ihre Geltungsdauer, und die steht auf der Bescheinigung. Der Betrieb legt jeden Zahltag daneben. Liegt ein Zahltag in der Geltungsdauer, soll das Finanzamt den Betrieb für diese Zahlung nicht in Anspruch nehmen.

Das Wort „soll“ ist ernst zu nehmen. Es steht in einer Anweisung der Verwaltung an die Finanzämter für den Regelfall (Rn. 73). Im Gesetz steht die Entlastung in § 48a Abs. 3 Satz 2 EStG, und sie setzt voraus, dass die Bescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung vorgelegen hat.

Was kann der Betrieb für Zahlungen tun, deren Anmeldefrist noch läuft?

Für Zahlungen, deren Anmeldefrist nach § 48a Abs. 1 Satz 1 EStG noch läuft, kann der Betrieb den Abzugsbetrag bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zahlungsmonats anmelden und an das Finanzamt des Nachunternehmers abführen. Die Haftung nach § 48a Abs. 3 Satz 1 EStG knüpft an einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag an.

Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Am 2. Oktober 2026 hat der Betrieb einem Trockenbauer 8.000 Euro netto überwiesen. Der Trockenbauer hat keine Freistellungsbescheinigung, seine Jahressumme liegt schon über der Grenze. Die Gegenleistung beträgt 9.520 Euro, der Abzugsbetrag 1.428 Euro. Anmeldung und Abführung sind bis zum 10. November 2026 fristgerecht möglich.

Offen bleibt, woher das Geld kommt. Der Werklohn ist voll ausgezahlt, die 1.428 Euro liegen beim Trockenbauer. Ob der Betrieb sie mit der nächsten Zahlung an diesen Nachunternehmer verrechnen darf, ist eine Frage des Vertrags und gehört zum Anwalt oder Steuerberater. Das BMF-Schreiben beschreibt das Nachholen aus späteren Zahlungen für zwei bestimmte Fälle: wenn erst eine spätere Zahlung die Grenze überschreitet (Rn. 51) und nach der Rücknahme einer für eine bestimmte Bauleistung erteilten Freistellungsbescheinigung (Rn. 77). Den schlicht übersehenen Abzug nennt es dort nicht.

Zur Anmeldung gehört die Abrechnung. Nach § 48a Abs. 2 EStG rechnet der Betrieb mit dem Nachunternehmer über Name und Anschrift, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum und Zahlungstag, die Höhe des Steuerabzugs und das Finanzamt der Anmeldung ab. Den Ausschluss des § 160 Abs. 1 Satz 1 AO beim Abzug der Betriebsausgabe knüpft § 48 Abs. 4 Nr. 1 EStG daran, dass der Leistungsempfänger den Steuerabzugsbetrag angemeldet und abgeführt hat.

Was gilt für Zahlungen, deren Anmeldefrist schon abgelaufen ist?

Für Zahlungen mit abgelaufener Anmeldefrist kann das Finanzamt des Nachunternehmers den Betrieb nach Rn. 76 des BMF-Schreibens vom 19. Juli 2022 durch Haftungsbescheid nach § 191 AO oder durch Nachforderungsbescheid nach § 167 Abs. 1 AO in Anspruch nehmen. Wie diese Monate aufgearbeitet werden, klärt der Betrieb mit seinem Steuerberater, bevor er etwas einreicht.

Wie das aussieht, zeigt der Fall hinter BFH I R 46/17, entschieden am 7. November 2019. Eine Auftraggeberin hatte eine Freiland-Photovoltaikanlage von einer spanischen Gesellschaft errichten lassen. Eine Freistellungsbescheinigung lag nicht vor, Anmeldungen gingen beim Finanzamt nicht ein. Das Finanzamt setzte die Bauabzugsteuer für fünf Zahlungsmonate zwischen Oktober 2010 und August 2011 per Nachforderungsbescheid fest, die Revision der Auftraggeberin blieb ohne Erfolg. Nach dem Urteil darf das Finanzamt zwischen Haftungsbescheid und Nachforderungsbescheid wählen, wenn der Auftraggeber seine Anmeldepflicht nicht erfüllt und die Steuer weder einbehalten noch abgeführt hat.

Begründen muss das Finanzamt die Wahl des Verfahrens nicht; den Bescheid erlässt das für den Nachunternehmer zuständige Finanzamt nach Anhörung des Betriebs (Rn. 76). Ob es den Betrieb als Haftungsschuldner in Anspruch nimmt, entscheidet es nach pflichtgemäßem Ermessen (Rn. 71). Besondere Ermessenserwägungen verlangt dieselbe Rn. 76 für den Nachforderungsbescheid nicht.

Dazu kommen Zuschläge. Bei verspäteter Abgabe der Anmeldung kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (Rn. 67), bei verspäteter Zahlung entstehen Säumniszuschläge. Die Einzelheiten stehen in unserem Beitrag dazu, was eine verspätete Anmeldung der Bauabzugsteuer auslöst.

Ob für diese Monate eine Anmeldung nachgereicht wird, mit welchen Beträgen und in welcher Reihenfolge, hängt an Umständen, die in keiner Liste stehen, etwa an einer laufenden Prüfung. Auch für diese Monate gilt Rn. 73: Reicht der Nachunternehmer eine Bescheinigung nach, die am Zahltag gültig war, soll die Inanspruchnahme unterbleiben.

Über die nächste Überweisung entscheidet der Betrieb selbst, und zwar bevor das Geld abfließt.Dominik Lederer, BeKlaro

Wie verhindert der Betrieb, dass ab der nächsten Zahlung wieder etwas durchrutscht?

Ab der nächsten Zahlung prüft der Betrieb vor jeder Freigabe zwei Dinge: ob die Jahressumme des Nachunternehmers die Grenze nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG übersteigt und ob am Zahltag eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt. Fehlt sie über der Grenze, behält er 15 Prozent der Gegenleistung ein, Umsatzsteuer eingerechnet.

Die Gültigkeit lässt sich elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abfragen. Wer das im Zeitpunkt der Gegenleistung getan hat, handelt in der Regel nicht grob fahrlässig (Rn. 72). Eine Verpflichtung zu einer regelmäßigen Prüfung der Bescheinigung besteht nach derselben Randnummer nicht. Vom Abzug befreit ist der Betrieb nach § 48 Abs. 2 Satz 1 EStG trotzdem nur, wenn die Bescheinigung am Zahltag gilt.

Im Alltag hängt die Prüfung an einer Person und einem Termin. Der Bauleiter gibt den Abschlag frei, die Buchhaltung überweist, und die Bescheinigung liegt in einem Ordner, den vor der Überweisung keiner von beiden aufschlägt. Genau an dieser Stelle ist der Estrichleger durchgerutscht. Ob die übrige Nachunternehmer-Akte ähnliche Stellen hat, lässt sich mit dem kostenlosen Haftungscheck in sieben Schritten selbst prüfen.

Was übernimmt BeKlaro nach der Bestandsaufnahme, und was nicht?

BeKlaro übernimmt die Prüfung ab der nächsten Zahlung: Das System liest die Wirkdauer jeder eingereichten Freistellungsbescheinigung und zeigt vor der Freigabe, ob sie trägt. Die Aufarbeitung zurückliegender Zahlungen sowie Anmeldung, Abführung und Abrechnung nach § 48a EStG übernimmt BeKlaro nicht; sie bleiben beim Betrieb und seinem Steuerberater.

Am Beispiel des Estrichlegers: Reicht er seine Freistellungsbescheinigung per E-Mail ein, liest das System das Enddatum und stellt die Ampel. Läuft die Bescheinigung vor dem nächsten Abschlag ab, zeigt das System den Ablauf vorher an. Ab dem Tarif Starter erinnert es den Estrichleger automatisch an die Folgebescheinigung, und bei Unstimmigkeiten kontrolliert unser Team den Zweifelsfall. Im Tarif Light fordert der Betrieb Fehlendes selbst an.

Für die Wochen nach der Bestandsaufnahme lohnt eine feste Regel im Betrieb: kein Abschlag an einen Nachunternehmer ohne Blick auf Jahressumme und Bescheinigung, und eine benannte Vertretung für die Zeit, in der die zuständige Person fehlt.

BeKlaro arbeitet keine Zahlungen auf, die vor dem ersten Belegeingang liegen, ordnet keine Leistung als Bauleistung ein und gibt keine Anmeldung ab. Eine Lückenprüfung je Auftrag, die zeigt, ob ein ganzer Auftragszeitraum durchgehend mit Nachweisen abgedeckt war, führt die Preisseite als geplant; sie ist nicht in Betrieb.